Trưởng Bộ Phận Buồng Phòng (Executive Housekeeper)

Lên kế hoạch, xây dựng quy trình nghiệp vu, quản lý và giám sát toàn bộ các hoạt động, nhân sự của bộ phận Buồng bao gồm: dọn phòng, khu vực công cộng, khu vực làm việc chuyên môn của nhân viên, giặt là cho khách theo yêu cầu của Ban Giám Đốc Khách Sạn.

Chịu trách nhiệm quản lý, thống kê việc sử dụng hiệu quả công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tránh lãng phí, thất thoat.

Phối hợp cùng Giám Đốc Điều Hành tuyển dụng, đào tạo, và đào tạo nâng cao cho nhân viên Buồng theo chỉ tiêu và quy định của Ban Giám Đốc Khách Sạn.

Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình làm việc cụ thể cho từng vị trí công việc trong bộ phận.

Thực hiện các điều chỉnh, thay đổi về tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên theo những định hướng mới của Khách Sạn.

Lập kế hoạch, triển khai, và giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

Thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình, thời gian, tiêu chuẩn chất lượng công việc của nhân viên: chất lượng phục vụ, chất lượng vệ sinh, thái độ và tác phong làm việc….

Phối hợp với Giám Sát bộ phận lên lịch làm việc cho nhân viên và thực hiện việc điều phối nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tối ưu hoá quy trình làm việc để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Chịu trách nhiệm quản lý chi phí của bộ phận, công cụ dụng cụ, trang thiết bị buồng phòng: đồ miễn phí, đồ minibar hoá chất chuyên dụng, đồ vải, các trang thiết bị trong phòng…… Thống kê các số liệu liên quan đến các hoạt động của bộ phận hàng ngày, hàng tháng: đồ miễn phí, hoá chất, …..

Phối hợp cùng Ban Giám Đốc Khách Sạn, phòng Kế Toán tiến hành kiểm kê định kỳ để đảm bảo hoạt động cho Khách Sạn và kiểm soát chi phí.

Báo cáo công việc và phát sinh hàng ngày/ tháng/ năm và định kỳ.

Kiểm soát quy trình xử lý đồ thất lạc của khách.

Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách, giải quyết nhanh những điều khách phàn nàn để khách không có những ấn tượng không tốt về Khách Sạn.

Hỗ trợ nhân viên trong bộ phận giải quyết những yêu cầu, những phàn nàn của khách mà nhân viên cấp dưới không xử lý được.Lưu lại nội dung những yêu cầu, phàn nàn của khách và hướng dẫn nhân viên cách xử lý khi gặp tình huống tương tự.

Giải quyết chu đáo tận tình các thắc mắc của các bên đối tác, khách hàng của Khách Sạn.

Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự, phối hợp với Ban Giám Đốc, và phòng Nhân Sự trực tiếp phỏng vấn, tuyển chọn và đàm phán lương, thưởng, chế độ đãi ngộ với nhân viên mới.

Chọn lựa những nhân viên có năng lực của bộ phận đảm nhận những vị trí cao hơn, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc.

Lên kế hoạch, và tổ chức triển khai các khóa bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận.

Trực tiếp đào tạo hoặc phân công đào tạo nhân viên mới.

Thường xuyên kiểm tra nhật ký hoạt động của bộ phận để đảm bảo mọi công việc đều được giải quyết kịp thời.

Lập các mẫu bảng biểu sử dụng cho quá trình hoạt động của bộ phận Buồng Phòng.

Trực tiếp kiểm tra phòng lưu trú của khách, đoàn khách quan trọng của Khách Sạn để đảm bảo đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất.

Hướng dẫn nhân viên bộ phận sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm: điện, nước, hóa chất…

Cập nhật tình hình hoạt động các trang thiết bị của bộ phận để có kế hoạch sửa chữa, thay thế mới để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác để phối hợp đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động của bộ phận hiệu quả hơn.

Tích cực tham gia các hội nghị, hội thảo, khóa đào tạo về buồng phòng.

Tổ chức các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của bộ phận để triển khai công việc, cập nhật các yêu cầu nhiệm vụ, phổ biến và giải thích những chính sách mới.

Lên lịch kiểm tra thường xuyên các khu vực gồm cả phòng trống và phòng có khách.

Đảm bảo nhân viên quen thuộc với các trang thiết bị để giúp đỡ khách khi cần.

Cập nhật thông tin và tham mưu cho Ban Giám Đốc Khách Sạn về các chính sách để thu hút khách

Tham gia đầy đủ các cuộc họp giao ban với các Trưởng Bộ Phận và Ban Giám Đốc Khách Sạn.

Đề xuất với Ban Giám Đốc về việc mua sắm, trang trí, sửa sang Khách Sạn.

Duy trì khung cảnh và bố trí khu vực bên trong và ngoài phòng của khách.

Giám sát việc thực hiện hợp đồng với đối tác bên ngoài. Thực hiện và giám sát các thủ tục liên quan đối với các bộ phận như thất lạc đồ, an ninh cho khách, an toàn cho nhân viên

Thực hiện các công việc khác khi được Ban Giám Đốc Khách Sạn giao phó.