Trưởng bộ phận Tiền sảnh

Đề xuất tuyển dụng, bổ nhiệm và chấm dứt HĐLĐ đối với CBNV trong bộ phận.

Tuyển chọn và sắp xếp bố trí công việc

Đánh giá nhân sự phụ trách; Chọn lựa những nhân viên có năng lực của bộ phận đảm nhận những vị trí cao hơn, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc.

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân sự

Phân ca làm việc, theo dõi ngày off/phép/tăng ca, chấm công cho CBNV.

Phân công nhiệm vụ cho nhân viên, đồng thời kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên

ĐÀO TẠO

Hoàn thành các chứng chỉ, chương trình đào tạo cá nhân.

Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo của Bộ phận và Công ty tổ chức cũng như các buổi diễn tập tình huống giả định, các khóa huấn luyện, nâng cao trình độ khi được STH tạo điều kiện.

Triển khai cập nhật các quy định quy chế, bộ tiêu chuẩn, và các loại tài liệu vận hành cho CBNV trong bộ phận Tiền sảnh.

Triển khai huấn luyện nghiệp vụ/Hướng dẫn công việc cho nhân viên bộ phận thông qua các chương trình và kế hoạch đào tạo của Bộ phận.

Định hướng, kèm cặp, tư vấn & phát triển các nhân tố tiềm năng, cán bộ nguồn của Bộ phận.

Trực tiếp đào tạo hoặc phân công đào tạo nhân viên mới.

QUẢN TRỊ KẾ HOẠCH

Phối hợp lập, triển khai, giám sát và báo cáo kết quả các kế hoạch hành động của bộ phận.

Phối hợp xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể của quý, năm, triển khai, giám sát, đánh giá năng lực và kết quả công việc của bộ phận Tiền sảnh.

Phối hợp lập kế hoạch đào tạo về quy trình làm việc, định hướng và phát triển cho nhân viên.

Phối hợp lập kế hoạch ngân sách bộ phận.

Lập kế hoạch mua các loại mặt hàng phục vụ khách và phục vụ công việc vệ sinh tại bộ phận.

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

Phối hợp với QL Trực đêm kiểm soát việc thực hiện đúng ngân sách Capex/Opex/Định mức hạn mức; phân tích, đánh giá; đề ra các biện pháp khắc phục trong trường hợp có chênh lệch ngân sách đặc biệt là bội chi đảm bảo việc sử dụng hợp lý và hiệu quả.

Phối hợp với QL Trực đêm đề xuất điều chỉnh ngân sách bộ phận phù hợp với thực tế, nhu cầu.

Phối hợp với QL Trực đêm thực hiện kế hoạch mua sắm đúng nhu cầu thực tế và hiệu quả; Xem xét và chịu trách nhiệm đối với các đề xuất mua hàng của bộ phận, đảm bảo tiết kiệm chi phí và đúng thẩm quyền phê duyệt.

Giám sát và quản lí các hoạt động đặt cọc, thanh toán có liên quan đến tiền trong Quỹ.

Phối hợp với QL Trực đêm kiểm soát việc sử dụng, bảo quản, báo cáo hỏng, hủy các lại tài sản, hàng hóa, vật tư…của bộ phận Tiền sảnh.

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ & HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

Quản lý và chịu trách nhiệm về điều phối các hoạt động của bộ phận Tiền Sảnh một cách hiệu quả

Quản lý bộ phận Tiền sảnh, đảm bảo quy trình nghiệp vụ được duy trì, cung cấp chất lượng dịch vụ cao và làm hài lòng khách hàng.

Chịu trách nhiệm trực tiếp về các hoạt động của bộ phận Tiền sảnh; Lường trước các nguy cơ rủi ro trong hệ thống vận hành của bộ phận và đề xuất phương án xử lý sớm, ngăn chặn và giảm thiểu hậu quả.

Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm soát tình trạng hạ tầng, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc, PCCC, An toàn lao động, Vệ sinh, An ninh và mỹ quan tại khu vực phụ trách.

Điều hành, quản lý các hoạt động hàng ngày của bộ phận Tiền sảnh theo đúng vai trò, chức năng, nhiệm vụ và đảm bảo mọi hoạt động tại bộ phận được thực hiện theo đúng quy định, quy trình/quy chuẩn.

Trực tiếp xử lý các phàn nàn từ khách hàng và các vấn đề phát sinh khác trong bộ phận mà nhân viên cấp dưới không xử lý được; Đảm bảo khách hàng hài lòng với dịch vụ của KDL; Báo cáo kết quả xử lí cho Phó TQL phụ trách Lưu trú nếu cần thiết.

Chịu trách nhiệm hàng ngày cập nhật các thông tin liên quan đến công suất phòng, số lượng phòng đến, phòng đi, khách VIP, khách đoàn, các sự kiện nổi bật diễn ra trong KDL; Đảm bảo các khách VIP luôn nhận được sự quan tâm và hỗ trợ đặc biệt.

Hỗ trợ nhân viên bộ phận Lễ tân trong các trường hợp cần thiết.

Kiểm tra và giám sát việc chuẩn bị đón tiếp, chào đón các khách quan trọng (VIP) đến và đi, khách VIP đang lưu trú, cũng như việc chăm sóc các đoàn khách theo tiêu chuẩn và quy định của KDL.

Tham gia vào các hoạt động marketing trong KDL, tiếp nhận thông tin và phối hợp với trưởng các bộ phận, giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và chất lượng dịch vụ của KDL.

Kiểm soát hiệu quả vận hành

Thực hiện kiểm tra việc ghi sổ giao ca, báo cáo của CBNV.

Theo dõi và kiểm soát số lượng phòng, loại phòng, giá phòng và làm việc với các Bộ phận liên quan để đảm bảo công suất phòng được sử dụng là tối ưu và đạt các mục tiêu đề ra.

Tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ công việc thường xuyên.

Tổ chức kiểm kê hàng hóa, vật tư, thiết bị tồn kho và tài sản định kỳ; bổ sung kịp thời hoặc đề xuất các giải pháp tu sửa hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng.

Thực hiện các loại báo cáo hàng ngày, định kỳ và phát sinh.

CÁC CÔNG VIỆC KHÁC

Thường xuyên kiểm tra nhật ký hoạt động của bộ phận để đảm bảo mọi công việc đều được giải quyết kịp tiến độ;

Đảm bảo CBNV trong bộ phận tuân thủ thực hiện các quy trình của bộ phận Lễ tân và chính sách của KDL.

Tham gia đầy đủ các cuộc họp hàng ngày/ tuần… của Ban Điều hành trong trường hợp Phó TQL Phụ trách Lưu trú vắng mặt.

Hỗ trợ các bộ phận khác trong KDL trong các trường hợp cần thiết.

Thiết lập, xây dựng và giữ gìn mối quan hệ tốt với khách, cộng sự và đồng nghiệp.

Làm các báo cáo công việc theo quy định;

Phối hợp với QL Trực đêm đánh giá hiệu quả hoạt động bộ phận quản lý.

Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu quản lý cấp trên