Trưởng ca Lễ tân

• Công việc chính của Trưởng ca lễ tân là trợ giúp giám đốc tiền sảnh trong việc quản lý, vận hành bộ phận lễ tân làm việc hiệu quả.

• Ưu tiên hàng đầu là việc giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng.

• Đảm bảo và phát triển tốt đẹp mối quan hệ thân thiện giữa khách sạn với khách hàng và giữa nhân viên với nhân viên trong khách sạn.

• Mỗi Trưởng ca lễ tân phải hiểu rõ quy trình và tiêu chuẩn phục vụ của khách sạn.

• Thành thạo tất cả các công việc của bộ phận sảnh.

• Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành toàn bộ phận lễ tân khi Giám đốc tiền sảnh vắng mặt hoặc thay mặt ban giám đốc khách sạn khi được chỉ định.

• Chịu trách nhiệm đón tiếp trước các hoạt động trong khách sạn, hội họp, tiệc, đón tiếp khách đoàn, khách VIP…

• Hiểu rõ các chương trình cho khách hàng trung thành, khách hàng thường xuyên, chủ khách sạn, các chế độ dành cho khách VIP.

- Danh sách VIP và danh sách các đoàn chuẩn bị nhận phòng.

- Họp bàn giao những vấn đề đặc biệt xảy ra trong ca trước.

• Dành ưu tiên hàng đầu cho việc giải quyết các yêu cầu đặc biệt hoặc phàn nàn của khách hàng

• Kiểm tra sổ nhật ký của bộ phận lễ tân.

• Trực tiếp kiểm tra sự xếp phòng, chuẩn bị phòng cho các khách VIP.

• Bố trí đủ người trong ca trực vào thời gian ăn trưa.

• Khách VIP, khách hàng thường xuyên phải được chào đón bởi trưởng ca Lễ tân, và được dẫn lên phòng bởi nhân viên quan hệ khách hàng, hoặc trưởng ca lễ tân trực tiếp đưa khách lên phòng nếu nhân viên quan hệ khách hàng vắng mặt.

• Trưởng ca Lễ tân có trách nhiệm tiễn khách VIP, khách hàng thường xuyên lúc trả phòng.

• Trợ giúp lễ tân khi check-in đoàn, liên lạc với trưởng đoàn hoặc hướng dẫn đoàn để lấy thông tin đoàn như: các yêu cầu đặc biệt, giờ nhận phòng, trả phòng,báo thức đoàn, ăn sáng, lấy hàng lý…và thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện.

• Bàn giao cho ca tiếp theo trước khi kết thúc ca.

• Làm báo cáo hàng ngày,tuần, tháng theo yêu cầu của ban giám đốc.

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc tiền sảnh.