Trưởng nhóm Thủ tục (Bất động sản)

A. Công tác Chuyên môn:

1. Kiểm soát thực hiện hợp đồng, hồ sơ giao dịch với khách hàng:

- Kiểm soát thực hiện thủ tục ký hợp đồng, hồ sơ phụ lục liên quan: Ký kiểm soát 100% hợp đồng bất động sản, các văn bản ký kết với khách hàng, các giấy đề nghị thanh toán hoàn tiền cho khách hàng... trước khi trình ký Lãnh đạo.

- Lập mẫu Phiếu tính giá căn cứ theo các Chính sách bán hàng ban hành làm cơ sở để tính giá cho khách hàng.

- Kiểm soát tiến độ thực hiện các công việc thuộc mảng thủ tục (ký kết Hợp đồng với khách hàng, tách trả hợp đồng, hồ sơ KH, cho các bộ phận liên quan, thẻ, voucher,...) Kịp thời báo cáo các vướng mắc và đề xuất giải pháp.

- Phối hợp phòng ban liên quan cho ý kiến bộ mẫu hợp đồng ký với khách hàng trước khi ban hành.

2. Kiểm soát thực hiện xin cấp và trả giấy chứng nhận cho khách hàng:

- Kiểm soát công tác thực hiện xin cấp và trả giấy chứng nhận cho khách hàng. Ký kiểm soát 100% hồ sơ, giấy tờ liên quan.

- Kiểm soát tiến độ thực hiện, kịp thời báo cáo các vướng mắc phát sinh và đề xuất biệ pháp xử lý.

3. Kiểm soát hồ sơ vay vốn ngân hàng:

- Kiểm soát thực hiện thủ tục vay vốn ngân hàng cho khách hàng theo đúng quy trình đã ký với ngân hàng. Ký kiểm soát 100% hồ sơ vay vốn ngân hàng trước khi trình ký Lãnh đạo.

- Hỗ trợ khách hàng khi phát sinh các vướng mắc trong quá trình hoàn tất thủ tục vay vốn ngân hàng.

- Theo dõi, kiểm soát danh sách tình trạng căn vay vốn ngân hàng khi có phát sinh.

4. Xây dựng biểu mẫu, chính sách vay vốn ngân hàng:

- Tham gia xây dựng biểu mẫu, quy trình phối hợp thực hiện với ngân hàng với mỗi dự án triển khai.

- Tham gia cùng các bộ phận liên quan trong quá trình đàm phán với ngân hàng đối tác quan tâm hỗ trợ vay vốn đối với các dự án.

- Tham gia trong quá trình xây dựng chính sách bán hàng có liên quan đến vay vốn ngân hàng.

- Theo dõi và cập nhật cho phía ngân hàng về chính sách bán hàng có liên quan đến vay vốn ngân hàng.

5. Quản lý, kiểm soát thẻ, voucher cấp cho khách hàng.

6. Xử lý thắc mắc, khiếu nại của khách hàng:

- Tiếp nhận thắc mắc, khiếu nại của khách hàng có liên quan mảng thủ tục và xử lý trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao.

- Kịp thời báo cáo Lãnh đạo và đề xuất giải pháp xử lý với các trường hợp gây ảnh hưởng tới uy tín, hình ảnh của Công ty.

7. Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy Chứng nhận cho khách hàng:

- Cập nhật tiến độ xin cấp Giấy Chứng nhận từ bộ phận chuyên môn để có thông tin trao đổi với khách hàng.

- Thực hiện gửi thông báo tới khách hàng, hỗ trợ thu hồ sơ, giấy tờ của khách hàng gửi bộ phận chuyên môn xử lý xin cấp Giấy Chứng nhận theo đúng phạm vi chức năng được giao.

8. Báo cáo: Thực hiện báo cáo, kiểm soát báo cáo mảng thủ tục: báo cáo thủ tục hợp đồng, báo cáo tách trả, báo cáo theo dõi xin cấp và trả Giấy Chứng nhận, báo cáo theo dõi phát hành thẻ, voucher, các báo cáo phát sinh khác liên quan đến mảng thủ tục.

B. Công tác Quản lý Chung:

1. Xây dựng kế hoạch công việc trong phạm vi phụ trách. Triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch.

2. Triển khai thực hiện ngân sách trong phạm vi phụ trách.

3. Nhân sự:

- Tham gia xây dựng bộ máy nhân sự (cơ cấu tổ chức, định biên, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc, chính sách nhân sự liên quan) trong phạm vi phụ trách.

- Tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự dưới quyền.

- Thường xuyên đánh giá hiệu quả, chất lượng nhân sự trong phạm vi quản lý.

4. Tham gia xây dựng, cập nhật hệ thống quy định, quy chế trong phạm vi phụ trách. Tuân thủ và kiểm soát việc tuân thủ nội quy, quy định, quy chế của CBNV dưới quyền.

5. Quản trị rủi ro: Nhận diện và kiểm soát tốt các rủi ro có thể phát sinh trong công việc thuộc phạm vi quản lý.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.