Trưởng Phòng Cung Ứng

1. Nhiệm vụ:

- Điều hành toàn bộ mọi hoạt động mua hàng của Công ty. Quản lý và phân công công việc cho nhân sự thuộc phòng Vật tư gồm nhân viên Vật tư, nhân viên Cung Ứng và các nhân sự trực thuộc Kho Vật tư, chịu trách nhiệm về kết quả công việc của toàn bộ nhân sự thuộc phòng Cung Ứng Vật tư.

- Xây dựng kế hoạch mua sắm và cung ứng vật tư, nguyên liệu, thiết bị, máy móc theo tuần, tháng và quý để đảm bảo bảo đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức thực hiện mua sắm và cung ứng dịch vụ, vật tư, nguyên liệu, thiết bị, máy móc theo kế hoạch đã được phê duyệt.

- Tìm kiếm nhà cung cấp mới có nguồn hàng hóa ổn định, chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh, điều kiện thanh toán thuận lợi, hậu mãi tốt cho các chương trình mua hàng của Công ty. Chịu trách nhiệm chính về việc đàm phán giá cả và quản lý giá cả của tất các hàng hóa mua vào.

- Tổ chức đánh giá định kỳ (mỗi 06 tháng hay mỗi năm) các nhà cung cấp đảm bảo tính khách quan và lựa chọn NCC có năng lực đáp ứng được các tiêu chí của Công ty đề ra.

- Thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế thị trường và đi tìm hiểu thị trường thực tế để đánh giá về giá cả và chất lượng của hàng hóa, nguyên liệu và đưa ra biện pháp kiểm soát giá cả.

- Khi xảy ra vấn đề liên quan đến sản phẩm lỗi về chất lượng hoặc NCC không đáp ứng được các yêu cầu trong đơn đặt hàng làm ảnh hưởng đến việc tổ chức sản xuất hoặc kế hoạch sản xuất, thì phải có trách nhiêm trao đổi, phản ánh và khiếu nại với nhà cung cấp và làm việc với các phòng ban có liên quan để tìm cách giải quyết đảm bảo đủ nguyên liệu cho kế hoạch sản xuất.

- Xây dựng định mức tồn kho các nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị hợp lý luôn đảm bảo đáp ứng được nhu cầu sử dụng cho sản xuất và chiến lược kinh doanh của Công ty theo từng thời điểm khác nhau.

- Quản lý chính xác số lượng, chủng loại, chất lượng các loại nguyên nhiên vật liệu, máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ sản xuất ... hiện có của công ty, khả năng tiêu dùng và huy động bổ sung đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.

- Định kỳ hàng tháng tổ chức việc kiểm kê lượng tồn kho nguyên vật liệu, vật tư, máy móc, thiết bị để quản lý, theo dõi lượng sử dụng và định mức tồn kho. Căn cứ lượng tồn kho và nhu cầu sử dụng để điều chỉnh kế hoạch mua sắm và cung ứng nguyên liệu, vật tư, thiết bị, máy móc cần thiết để phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh thực tế.

- Tổ chức xây dựng các Quy định nhằm quản lý, bảo quản, tránh thất thoát, hư hỏng vật tư hàng hóa trong kho.

- Quản lý toàn bộ hệ thống kho tàng của Công ty. Sắp xếp kho tàng đảm bảo an toàn về công tác PCCC, bảo quản hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị lưu kho không bị mất mát, hư hỏng, mất phẩm chất và đảm bảo chất lượng, an toàn đối với hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất và các quy định hiện hành của nhà nước về bảo quản kho.

- Thực hiện các chế độ báo cáo tổng hợp theo định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc báo cáo đột xuất về hoạt động mua hàng theo yêu cầu của Ban TGĐ.

2. Quyền hạn:

- Được đàm phán và ký xem xét kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán…

- Được chỉ tiêu trong hoạt động mua và cung ứng theo kế hoạch được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

- Ký duyệt các văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng.

- Chủ động tổ chức và điều phối nhân sự trong phạm vi hoạt động của Phòng.

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng.

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển … đối với nhân viên trong phòng.

- Thực hiện các công việc khác khi được phân công.

- Đóng góp ý kiến và đề xuất các biện pháp nhằm cải tiến phương pháp làm việc, nâng cao chất lượng công việc.

- Kiến nghị xem xét các chế độ đãi ngộ của cá nhân nếu thấy chưa thỏa đáng.