Trưởng phòng Hành Chính Nhân Sự

1. NHÂN SỰ

• Quản lý, điều hành, giám sát mọi hoạt động tác nghiệp của nhân viên Phòng HC–NS theo quy chế hoạt động của Công ty và quy định của pháp luật.
• Tiếp nhận nhu cầu về nhân sự của các phòng ban/bộ phận. Đánh giá dữ liệu nhân sự để từ đó thiết lập mục tiêu, chiến lược nguồn nhân lực đáp ứng kế hoạch kinh doanh của Công ty
• Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc / tiêu chuẩn công việc của các phòng ban, bộ phận.
• Lập kế hoạch nguồn nhân lực và kế hoạch tuyển dụng định kỳ hằng quý/năm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
• Thực hiện phỏng vấn, tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc những ứng viên đủ tiêu chí tuyển dụng theo kế hoạch đã được duyệt. Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng và đề xuất giải pháp cải tiến năng cao hiệu quả công tác tuyển dụng.
• Theo dõi Tính lương, thưởng, phúc lợi,.. hàng tháng cho toàn bộ Công ty; đồng thời giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về chế độ, chính sách,... khi có phát sinh;
• Nghiên cứu, hợp lý hoá cơ cấu, sơ đồ tổ chức của Công ty đáp ứng được nhu cầu phát triển từng thời kỳ. Phân tích, sắp xếp các số liệu liên quan đến nhân sự, bao gồm chỉ số KPIs, đánh giá năng lực, số nhân sự cần tuyển dụng, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc,....
• Quản lý hệ thống thông tin nhân sự, quản trị tiền lương, chế độ phúc lợi, thiết lập các lưu trình nhân sự trên hệ thống, bảo mật các văn bản bao gồm cả văn bản pháp lý của Công ty; tiếp nhận, xử lý các văn bản, công văn thư từ đến, lưu trình chấm công, triển khai hướng dẫn, giám sát thực hiện. Xây dựng chính sách về nhân sự như: mối quan hệ lao động, tổ chức nhân sự, thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội và các vấn đề khác của người lao động.
• Theo dõi thủ tục BHXH, BHYT, BHTN, các hình thức bảo hiểm khác theo quy định tại công ty.

2. PHÁP LÝ

• Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ pháp lý, giấy tờ quan trọng của công ty.
• Phối hợp các phòng ban soạn thảo các loại văn bản thông báo, nội quy, quy chế, quy trình, quy định …., các chính sách về tiền lương, BHXH, chế độ khen thưởng, phúc lợi, thủ tục thanh toán khi thôi việc và giải đáp thắc mắc cho Người lao động về chế độ chính sách của công ty theo đúng quy trình và Luật Lao động hiện hành.
• Theo dõi ký kết, tái ký, chấm dứt hợp đồng lao động. Xây dựng, cập nhật các quy chế, quy trình, quy định, biểu mẫu về đánh giá hiệu quả công việc nhân viên của các phòng ban/bộ phận làm cơ sở xét lương định kỳ hàng năm.
• Lập báo cáo công việc định kỳ gởi mail về Ban giám đốc. Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

3. HÀNH CHÍNH

• Setup các buổi đào tạo, thực hiện đánh giá tổng quan sau khóa học. Theo dõi chi phí đào tạo và báo cáo kết quả đào tạo nội bộ/bên ngoài. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả đào tạo.
• Tổ chức lễ tân, hội họp, tiếp khách. Hổ trợ tổ chức các hội nghị, sự kiện …. Tiếp và làm việc với các cơ quan như (PCCC, Môi trường, BHXH, ATVSLĐ, BQL Khu kinh tế, KCN Hải Sơn …)
• Kiểm soát các chi phí hành chánh: Văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, công chứng Quartes, trang thiết bị văn phòng, Internet … Quản lý xe du lịch. tổ BVNB. Kiểm soát tình hình ANTT, PCCC, bảo vệ tài sản, ATVSLĐ, Môi trường, rác thải, CTNH ….