Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

I/ TÓM TẮT CÔNG VIỆC

• Tiếp nhận và xử lý các công việc hành chính, pháp lý liên quan đến nội bộ khách sạn và với cơ quan đoàn thể bên ngoài

• Xây dựng và thực hiện đầy đủ các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho toàn Khách sạn để đáp ứng nhu cầu hoạt động và sự phát triển trong tương lai.

• Xây dựng, sửa đổi và thực hiện các chính sách và thủ tục nhân sự của Khách sạn để đáp ứng nhu cầu của Khách sạn ngoài các chính sách và thủ tục nhân sự của nhóm.

• Chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề nhân sự của Khách sạn, bao gồm lập kế hoạch và kiểm soát nhân lực, tuyển dụng, việc làm, bồi thường, tiền lương và quản trị phúc lợi xã hội, quan hệ lao động, sức khỏe và an toàn, đào tạo và phát triển nhân lực.

• Xây dựng hệ thống thang bảng lương và chính sách phúc lợi cho CBNV.

• Phối kết hợp với các trưởng bộ phận tập hợp và hoàn thiện bộ Mô tả công việc các vị trí, bộ quy trình quản lý và hoạt động các bộ phận trong khách sạn cho phù hợp với thực tế và trình Tổng Quản lý phê duyệt, ban hành và theo đó lập kế hoạch hướng dẫn đào tạo. Bảo đảm các nhân viên được đào tạo, tuân thủ để bảo đảm dịch vụ và vận hành tối ưu của khách sạn.

• Phát triển văn hoá doanh nghiệp thông qua các buổi đào tạo các buổi định hướng và truyền thống nội bộ.

II/ NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM

1/ Thiết lập hệ thống quản trị hành chính và nhân sự:

a. Xây dựng và chỉnh sửa chính sách Xây dựng, Quy định, Hướng dẫn, Sổ tay nhân viên, tài liệu nội bộ và tài liệu ngoài phù hợp với nhu cầu quản lý.

b. Xây dựng và thực hiện Chính sách xây dựng nhân sự.

2/ Lập kế hoạch và kiểm soát nguồn nhân lực

a. Chuẩn bị ngân sách nguồn nhân lực hàng năm của toàn bộ Khách sạn và từng bộ phận.

b. Dự báo thâm hụt và thặng dư nguồn nhân lực trong tương lai và đề xuất các kế hoạch chiến lược để duy trì mức biên chế tối ưu để đáp ứng nhu cầu hoạt động.

c. Cập nhật vấn đề tăng giảm nhân lực, và gửi báo cáo hàng tháng hoặc hàng năm về vấn đề nhân lực để bộ phận Quản lý, xây dựng Tập đoàn hoặc các cơ quan có thẩm quyền.

d. Xây dựng và giới thiệu các kế hoạch phát triển và mở rộng trong tương lai của Khách sạn

e. Thiết kế lại và soạn thảo bản mô tả công việc để đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực; duy trì các mô tả công việc và đặc điểm riêng của từng vị trí tại Khách sạn.

f. Chủ động tìm kiếm nguồn nhân lực nội bộ và đưa ra các lộ trình thăng tiến. Luôn đảm bảo các kế hoạch nhân sự đảm bảo vận hành.

3/ Tuyển dụng

a. Giám sát tiến độ và thủ tục tuyển dụng của Khách sun để đảm bảo thu hút được các ứng cử viên đủ trình độ đáp ứng được chương trình nâng cấp liên tục của Khách sạn.

b. Xúc tiến tuyển dụng nhân viên quản lý.

4/ Việc làm

a. Cập nhật và tư vấn quản lý về lao động và các yêu cầu pháp luật liên quan và đảm bảo việc tuân thủ các yêu cầu đó.

b. Chỉ đạo, giám sát việc thực hiện các thủ tục liên quan đến việc làm và đảm bảo rằng việc thực hiện tuân thủ Luật Lao động của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các văn bản hướng dẫn khác.

c. Chịu trách nhiệm về đơn xin giấy phép lao động cho việc thuê người lao động ở nước ngoài (nếu có)

5/ Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên

a. Đưa ra các kế hoạch, mục tiêu và ngân sách đào tạo.

b. Phân tích nhu cầu đào tạo và phối hợp với tất cả các trưởng bộ phận trong việc thiết kế và tổ chức các khóa đào tạo.

c. Phối hợp với các bộ phận lập và triển khai kế hoạch đào tạo nội bộ hoặc thuê ngoài.

d. Lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực kế cận và lộ trình phát triển nghề nghiệp.

e. Lan toả văn hoá doanh nghiệp thông qua các buổi định hướng và truyền thông nội bộ.

6/ Quản lý và kiểm soát tiền lương

a. Tiến hành đánh giá công việc để sửa chữa bảng lương dựa trên các chính sách của Khách sạn và quyết định của Ban quản trị.

b. Tiến hành nghiên cứu về xu hướng và thực tiễn thị trường, tư vấn cho Ban Lãnh đạoị xem xét về một số vấn đề nếu cần (ví dụ như đánh giá tiền lương hàng năm hoặc đánh giá định kỳ).

c. Phối hợp với Kế toán để chuẩn bị bảng lương hàng tháng và hàng năm, kiểm soát tiền lương và các chi phí liên quan.

7/ Phúc lợi nhân viên

a. Xem xét và phát triển một gói thù lao toàn diện bao gồm tiền thưởng, bảo hiểm y tế và xã hội, lương hưu hoặc trợ cấp thôi việc, và cơ sở vật chất dành cho nhân viên để đảm bảo có thể giữ lại / thu hút đội ngũ nhân viên/ ứng viên hiện tại.

b. Thực hiện các chính sách, thủ tục bồi thường khi xảy ra tai nạn lao động ...

c. Thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan đến lợi ích của nhân viên như phụ cấp bảo hiểm xã hội, ốm đau, thai sản ...

d. Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc cung cấp đồng phục và các đồ đạc khác.

e. Tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia Công đoàn và đảm bảo rằng nhân viên được quyền tham gia vào các hoạt động Công đoàn.

f. Chăm sóc các nhân viên vào những dịp đặc biệt như ngày sinh nhật, đám cưới, đám tang, ốm đau, Quốc tế thiếu nhi, Quốc tế phụ nữ...

g. Tổ chức các hoạt động thường niên nhân viên của khách sạn như : du lịch dã ngoại, tiệc cuối năm và các tiệc khác như 1.6, trung thu v.v…

8/ Sức khỏe và An toàn

a. Thiết kế kế hoạch về an toàn và vệ sinh trong khi làm việc, và các biện pháp để cải thiện điều kiện làm việc.

b. Giám sát chặt chẽ chất lượng các dịch vụ của phòng Y tế nhân Viên.

c. Quan hệ / Truyền thông về Việc làm

d. Nhắc nhở tất cả các nhân viên phải tuân thủ nghiêm chỉnh Quy định của Khách sạn.

e. Xoa dịu xung đột giữa nhân viên và trưởng bộ phận, xóa bỏ sự bất mãn của nhân viên.

f. Xử lý tất cả các vụ tranh chấp lao động, nhân viên bất bình và khiếu nại.

g. Thực thi các hành động kỷ luật nhân viên vi phạm Quy định Khách sạn.

h. Duy trì mối quan hệ tốt giữa các nhân viên và bộ phận quản lý và giữa các nhân viên với nhau.

9/ Hồ sơ nhân sự

Cập nhật tất cả các dữ liệu và hồ sơ cá nhân và đảm bảo rằng chúng được lưu giữ bí mật và an toàn.

10/ Họp nội bộ

a. Tổ chức và tham dự các cuộc họp bộ phận (nếu có) để thảo luận về cách giải quyết các vấn đề nhân sự, ban hành chính sách quản trị, và đưa ra phản hồi đến Ban lãnh đạo về bất kỳ giải pháp nào.

b. Liên lạc với bên ngoài

- Liên hệ với chính quyền địa phương (Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Khách sạn TNHH Bảo hiểm xã hội, Khách sạn Bảo hiểm y tế), Khách sạn quảng cáo, nhà cung cấp (đồng phục nhân viên…)

- Tham dự các cuộc họp theo yêu cầu của chính quyền địa phương và phản hồi đến Ban quản trị về bất kỳ giải pháp nào, và cập nhật các thông tin liên quan đến những quy định mới hoặc sửa đổi bổ sung Luật Lao động.

• Phối kết hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận khác

• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo yêu cầu hợp lý của Tổng Quản lý.

III/ QUAN HỆ CÔNG VIỆC

Bên trong: Phối hợp với các Trưởng bộ phận liên quan trong các vấn đề nhân sự, đào tạo, tiền lương, phúc lợi v.v..của nhân viên

Bên ngoài: Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các cơ quan chức năng.