Trưởng phòng Pháp chế (Legal Manager)

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC-TUÂN THỦ THEO CHƯƠNG III SMS MANUAL:

1. Xây dựng chiến lược phòng chống rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng:

• Thống kê các tranh chấp đã phát sinh trong hoạt động kinh doanh của công ty.

• Xác định và cảnh báo các dạng rủi ro pháp lý cần tập trung phòng tránh phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

• Xây dựng điều khoản mẫu đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp dựa trên các hợp đồng tiêu chuẩn cho hợp đồng thuê tàu chuyến, hợp đồng thuê tàu định hạn.

• Xây dựng điều khoản mẫu đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp cho các hợp đồng quan trọng khác dựa trên các hợp đồng tiêu chuẩn như: Hợp đồng quản lý tàu, Hợp đồng cho thuê tàu trần, hợp đồng cho thuê thuyền viên, …

• Xây dựng danh mục theo dõi và đánh giá các đối tác có rủi ro pháp lý cao và thấp thông qua quá trình thực hiện và giải quyết tranh chấp hợp đồng.

• Đảm bảo, giám sát quy trình thực hiện KYC – know your client

• Hỗ trợ / phối hợp Phòng ban rà soát điều kiện hợp đồng;

• Hỗ trợ / phối hợp Phòng ban giải quyết tranh chấp phát sinh với đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng.

2. Theo dõi và phối hợp với luật sư / người bảo hiểm giải quyết các tranh chấp phát sinh từ hoạt động của đội tàu công ty:

• Theo dõi và phối hợp với luật sư / người bảo hiểm và phòng ban liên quan giải quyết các tranh chấp phát sinh từ hoạt động của đội tàu công ty.

• Thực hiện các khiếu nại yêu cầu người bảo hiểm bồi thường cho các sự cố thuộc phạm vi bảo hiểm.

• Mở hồ sơ lưu vụ việc: tiến trình giải quyết, tài liệu chứng minh…

3. Tham mưu cho BOD và phòng ban trong công ty về các vấn đề liên quan đến pháp luật hàng hải quốc tế, pháp luật Việt Nam và pháp luật của chính quyền treo Cờ:

• Cập nhật các thông tin pháp lý, khuyến cáo từ luật sư/ nhà bảo hiểm/ đơn vị tư vấn.

• Xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin pháp lý, khuyến cáo cho phép tham chiếu nhanh và đầy đủ và chính xác các thông tin.

• Tham mưu cho BOD và phòng ban trong công ty về các vấn đề liên quan đến pháp luật hàng hải quốc tế, pháp luật Việt Nam và pháp luật của chính quyền treo Cờ.

4. Đảm bảo các công tác pháp lý doanh nghiệp:

Thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật và soạn thảo, điều chỉnh, rà soát tính pháp lý các hồ sơ:

• Hồ sơ Điều hành doanh nghiệp (Quy chế hoạt động; Biên bản họp; Các vản bản hành chính nội bộ của Công ty…);

• Hồ sơ Pháp lý doanh nghiệp (Điều lệ Công ty; Thoả thuận, Biên bản góp vốn các thành viên; Hợp đồng mua bán, sáp nhập, biên bản bàn giao; Hồ sơ giải thể, phá sản…);

• Hồ sơ Đăng ký doanh nghiệp (Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Các nội dung thay đổi doanh nghiệp; Hồ sơ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện…).

• Rà soát hồ sơ Lao động: Nội quy lao động; Hợp đồng lao động; Quyết định về lao động, nhân sự…

5. Quản lý quy trình và quản trị chi phí pháp lý và bảo hiểm:

• Mở sổ theo dõi chi phí pháp lý phát sinh ứng với từng vụ việc trong năm tài chính và thống kê qua các năm.

• Mở sổ theo dõi chi phí tổn thất của các sự cố, tai nạn trong năm và thống kê qua các năm.

• Đánh giá lịch sử tổn thất bảo hiểm để đưa ra phương án chào giá bảo hiểm với điều kiện và mức khấu trừ phù hợp với thị trường và lịch sử tổn thất.

• Hướng dẫn thực hiện và kiểm tra các báo cáo liên quan đến chi phí do nhân viên lập ra

• Quản lý các KPIs chi phí của Phòng Pháp Chế.

• Đại diện công ty làm việc với người bảo hiểm để thu xếp bảo hiểm cho các tàu của công ty theo cách bảo đảm lợi ích của chủ tàu ở mức cao nhất có thể được.

6. Thiết lập và kiểm soát sự vận hành của các quy trình nghiệp vụ của Phòng Pháp Chế:

• Xây dựng quy trình về thủ tục khiếu nại/ khiếu kiện tranh chấp phát sinh từ hợp đồng.

• Xây dựng quy trình làm việc phối hợp với các phòng ban.

• Xây dựng quy trình thực hiện thủ tục khiếu nại bồi thường bảo hiểm.

• Xây dựng quy trình và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ lưu vụ việc.

• Triển khai các phương thức quản lý mới hoặc cải thiện phương thức hiện tại để cải thiện hiệu quả làm việc.

7. Huấn luyện / trợ giúp / kiểm soát công việc của nhân viên thuộc Phòng Pháp Chế:

• Xây dựng, quản lý và đánh giá KPI của nhân viên phòng Pháp Chế.

• Xây dựng chương trình huấn luyện / tự huấn luyện.

8. Xây dựng, mở rộng, củng cố, duy trì quan hệ ổn định với nhà bảo hiểm, luật sư, văn phòng/ công ty luật:

• Phát triển và nuôi dưỡng các mối quan hệ quan trọng.

• Tham gia vào mạng lưới và các sự kiện, tọa đàm, triễn