Tuyển dụng Trợ lý Giám đốc

Hỗ trợ giám đốc về mọi hoạt động của công ty

• Theo dõi tình hình hoạt động, kinh doanh, tài chính, nhân sự…của Công ty thông qua việc thu thập, tổng hợp, phân tích các thông tin cần thiết để tư vấn cho Giám Đốc.
• Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
• Ghi nhận các công việc Giám Đốc đã giao cho các trưởng phòng ban và tiến hành theo dõi tiến độ thực hiện để báo cáo Giám Đốc theo định kỳ được yêu cầu.
• Nhận biết và báo cáo Giám Đốc các điểm không phù hợp được ghi nhận trong quá trình thực hiện công việc của các phòng ban, của công ty kèm thêm đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngăn ngừa các vấn đề này.
• Tham dự các cuộc họp và thực hiện việc ghi chép, ghi âm và lập biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác để gửi cho các thành viên tham dự cuộc họp trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc buổi họp.
• Phối hợp các phòng ban để hoàn thành công việc được giao.
• Thực hiện dịch các tài liệu Tiếng Anh hoặc ngược lại theo yêu cầu của Giám Đốc
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt.
• Thực hiện lưu trữ khoa học, hợp lý, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, thông tin của Công ty. Bảo mật tuyệt đối các hồ sơ, tài liệu và thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
• Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với ban Giám đốc công ty.

Tổ chức, sắp xếp lịch làm việc của Ban giám đốc

• Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng.
• Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Giám đốc và các đối tác.
• Phối hợp với phòng HCNS chuẩn bị hoàn chỉnh cho các chuyến công tác của Giám Đốc và các chuyến công tác của khách hàng, đối tác đến công ty làm việc với Giám Đốc (liên hệ thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn, xe đứa rước, đặt phòng họp,….)
• Tham gia các chuyến đi công tác cùng Giám đốc và tiếp khách (nếu có)
• Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng GĐ về lịch công tác của Giám đốc trong chuyến công tác (nếu có)
• Thông dịch, biên dịch, phụ đỡ cho Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.

Tham gia tổ chức các cuộc họp:

• Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.

Công việc hành chính văn phòng liên quan

• Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.
• Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Giám đốc.
• Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu quản lý, lưu trữ các tài liệu của Giám đốc.
• Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy định của công ty.
• Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện các công việc theo sự phân công của Ban giám đốc.
• Hỗ trợ phòng Hành chính Nhân sự trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc.
• Theo dõi và báo cáo cho Giám đốc về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo quy định.
• Bàn giao công việc cho người được Ban Giám đốc chỉ định tiếp nhận và giải quyết trong trường hợp vắng mặt, nghỉ việc đảm bảo theo đúng luật lao động.

Thực hiện các công việc khác thuộc trách nhiệm liên quan theo sự phân công của Ban giám đốc