Đăng nhập
Đăng ký
Mô Tả Công Việc
1. Lưu trữ và Quản lý Tài liệu• Thực hiện toàn bộ công việc lưu trữ hồ sơ, chứng chỉ và giấy phép, tài liệu, báo cáo của các pháp nhân tại văn phòng, bao gồm rà soát & nhập liệu, sao lưu, thống kê, thu thập, bổ sung, back up, sắp xếp khoa học và tổ chức khai thác, theo dõi việc sử dụng tài liệu.• Thu thập và tải ảnh/video hoạt động của Công ty lên server nội bộ; cung cấp dữ liệu khi cần.• Chuyển tài liệu từ khu vực làm việc đến kho nội bộ và kho thuê ngoài; chủ động lập danh sách, rà soát và thực hiện kế hoạch quản lý tài liệu hàng năm.• Xây dựng và duy trì khung phân loại tài liệu tập trung để đảm bảo tính nhất quán giữa các phòng ban và dịch vụ, phù hợp với quy định và kiểm toán nội bộ.2. Quản lý Kho và Kiểm soát lưu trữ tài liệu• Quản lý kho lưu trữ nội bộ và thuê ngoài, kiểm tra định kỳ và đưa ra đề xuất phương án lưu trữ và tiêu hủy tài liệu phù hợp.• Triển khai chiến lược lưu trữ số để giảm phụ thuộc vào lưu trữ vật lý và nâng cao hiệu quả truy xuất.• Theo dõi các chỉ số KPI liên quan đến vòng đời tài liệu, hiệu suất lưu trữ và tuân thủ.3. Hỗ trợ công tác Hành chính khác• Đóng dấu và nhập dữ liệu văn bản đến/đi, báo cáo, tài liệu của Công ty.• Thực hiện thủ tục chuyển phát nhanh.• Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính để đảm bảo tích hợp hệ thống và độ chính xác dữ liệu giữa các nền tảng (PMS, AEFS, Eform).4. Phối hợp và Điều phối Nhóm• Phối hợp trong các công việc của nhóm; báo cáo hàng tháng, quý, năm cho Trưởng phòng Hành chính.• Hướng dẫn và hỗ trợ thành viên nhóm xử lý công việc.• Theo dõi và phổ biến quy định mới; đề xuất điều chỉnh/bổ sung quy trình hành chính/lưu trữ.• Tổng hợp và cung cấp dữ liệu lưu trữ cho các phòng ban và kiểm tra nội bộ/thanh tra của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.• Điều phối tiêu chuẩn hóa lưu trữ giữa các văn phòng Hà Nội, TP.HCM và các chi nhánh khác nếu có.5. Hệ thống và Hỗ trợ Số hóa:• Quản lý nhóm trên hệ thống: kiểm tra và hỗ trợ nhóm nghiệp vụ, rà soát lỗi eDocket, xử lý vi phạm backup file.• Hỗ trợ hệ thống e-Docusign và dự án chữ ký số:• Hướng dẫn và tư vấn người dùng sử dụng hệ thống.• Quản lý thông tin người dùng, mượn/trả chữ ký số; Theo dõi thời hạn sử dụng; thực hiện gia hạn, mua mới và cập nhật chữ ký của Công ty.• Cập nhật mục thông tin pháp lý trên hệ thống PMS hàng tuần.• Tham gia các dự án nâng cấp hệ thống liên quan đến quản lý tài liệu và quy trình số hóa.
Xem toàn bộ Mô Tả Công Việc
Yêu Cầu Công Việc
• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Hành chính, Văn thư hoặc lĩnh vực liên quan.• Kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm trong lĩnh vực lưu trữ, quản lý tài liệu.• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại tổ chức quy mô lớn (ưu tiên lĩnh vực kiểm toán hoặc dịch vụ chuyên nghiệp).• Kỹ năng và kiến thức:o Cẩn thận, có trách nhiệm, tinh thần phục vụ cao.o Kỹ năng quản lý thời gian và công việc tốt. Có khả năng xử lý khối lượng lớn tài liệu và ưu tiên công việc trong điều kiện áp lực cao.o Tiếng Anh: giao tiếp cơ bản phục vụ công việc.o Thành thạo tin học văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu.o Hiểu biết về các quy định như GDPR, chính sách lưu trữ dữ liệu và yêu cầu kiểm tra lịch sử tài liệu.Lưu ý khác:• Có thể yêu cầu di chuyển đến kho lưu trữ ngoài văn phòng.• Bắt buộc tuân thủ chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu của Công ty.• Được kỳ vọng tham gia các sáng kiến cải tiến quy trình và tự động hóa trong chức năng Hành chính.
Xem toàn bộ Yêu Cầu Công Việc
Hình thức
Full-time
Mức lương
Thỏa thuận
Báo cáo tin tuyển dụng: Nếu bạn thấy rằng tin tuyển dụng này không đúng hoặc có dấu hiệu lừa đảo,
hãy phản ánh với chúng tôi.
Tham khảo: 10 Dấu hiệu nhận biết hành vi lừa đảo qua tin tuyển dụng.
Tham khảo: 10 Dấu hiệu nhận biết hành vi lừa đảo qua tin tuyển dụng.
![[ SILVERLAND HOSPITALITY] Housekeeping Manager/ Trưởng bộ phận buồng phòng](https://cdn.timviecnhanh.com/asset/home/img/employer/57fdb4eb2dd62_1476244715_140x140.jpg)
