[Vinpearl Hotel Hải Phòng] Nhân viên lễ tân (Receptionist)

1. Công việc đặt phòng

- Cập nhật hồ sơ khách hàng, thông tin đoàn, giờ đi, giờ đến, các yêu cầu khác của khách

- Kiểm soát việc khách hàng đăng kí tiêu điểm bằng thẻ VinID, quỹ phòng biệt thự/condotel, đảm bảo Lễ tân- đặt phòng phối hợp nhuần nhuyễn, nhanh chóng và chuyên nghiệp . Lưu trữ các hồ sơ cần thiết

2. Đón tiếp khách hàng

- Sắp xếp phòng trên hệ thống & Chuẩn bị hồ sơ cho khách nhận phòng

- Làm thủ tục nhận phòng, chụp ảnh, cập nhật hồ sơ, thanh toán đặt cọc, đăng kí lưu trú cho khách

- Đảm bảo hồ sơ khách hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác vào hệ thống kịp thời

- Kiểm tra và chuẩn bị tiện nghi

- Đón tiếp khách đến nhận phòng

3. Chăm sóc khách trong quá trình lưu trú

- Tiếp nhận, cấp và xử lý thông tin của TTDVKH

- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt dịch vụ từ Khách

- Xử lý các yêu cầu của khách trong quá trình lưu trú như đổi phòng, làm mới chìa khóa, khách viếng thăm, v..v…

- Xử lý đồ thất lạc/ nhặt được

- Hướng dẫn khách tham quan

- Xử lý các yêu cầu của khách trong quá trình trước, trong và sau quá trình lưu trú thông qua điện thoại như thêm vật phẩm, tiện nghi, nhận yêu cầu phục vụ ăn tại phòng, cung cấp thông tin, v..v..

- Đặt phòng họp cho khách

- Phục vụ các dịch vụ có tính phí

4. Tiễn khách

- Tiễn khách đối với khách có yêu cầu tiễn

- Chuẩn bị hồ sơ khách trả phòng

- Thực hiện cuộc gọi nhắc trả phòng

- In hóa đơn VAT điện tử

- Thực hiện các thủ tục trả phòng, kéo dài chặng ở hoặc rút ngắn chặng ở cho khách

5. Công tác thu ngân

- Kiểm tra và lưu trữ các hóa đơn phát sinh trong ngày

- Thực hiện đổi tiền cho khách và quy đổi lại với thủ quỹ

- Bàn giao tài sản và tiền giữa các ca

- Thực hiện các công tác thanh toán, đối chiếu nợ có, đóng mở phòng ảo PM, điều chỉnh doanh thu khi cần thiết

- Thực hiện báo cáo doanh thu cuối ca, thả tiền và báo cáo

- Đảm bảo công tác đổi tiền diễn ra chính xác và không có gian lận. Tỉ giá luôn được cập nhật kịp thời

6. Báo cáo & Quản lý hệ thống

- Cho khách mượn các vật dụng có giá trị

- Cập nhật ghi chú trong hồ sơ khách hàng

- Xử lý tình huống hệ thống bị gián đoạn

7. Các công tác chung của bộ phận

- Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn dịch vụ chung của Tập Đoàn và tiêu chuẩn đặc thù của bộ phận tiền sảnh khách sạn/ quảng trường. Đề xuất chỉnh sửa các điểm bất hợp lý. Luôn phục vụ khách hàng tối thiểu đạt mức tiêu chuẩn, quy trình quy định.

- Nhân viên phụ trách khu vực theo đặc thù công việc và vị trí làm việc. Phối hợp với các bộ phận liên quan để điều phối công việc.

- Đảm bảo sảnh luôn được vệ sinh sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn setup nội thất/ bảng biển: bàn ghế, sofa, quầy lễ tân, đón tiếp, Bell, các kho và khu vực văn phòng.

- Đảm bảo các kho của bộ phận bảo đảm hàng hóa đủ để hoạt động, đặc biệt trong mùa cao điểm

- Tổ chức họp/ tham gia họp triển khai thông tin vận hành trong ngày.

- Tuân thủ pháp lý : thực hiện bảng kiểm tuân thủ, đăng ký lưu trú cho khách, các bằng chứng chỉ được cấp từ nhà nước cho nhân viên.

- Luôn tiến hành đào tạo, thực tập và tổ chức đội ngũ đề phòng các trường hợp khẩn cấp như cứu hỏa, cứu nạn.

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao từ cấp trên liên quan đến các công tác phối hợp với các bộ phận để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất (hỗ trợ FB khi có event, hỗ trợ kỹ thuật khi cần nhân lực thực hiện bảo trì bảo dưỡng…..)

8. Các công việc khác

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

- Luôn tuân thủ theo đúng các quy định chung của hệ thống