Chuyên viên Hành chính

1. Công tác Quản lý Hành chính

- Công tác hành chính, công tác an ninh an toàn tại Trụ sở, Văn phòng đại diện và Chi nhánh Bắc Ninh;

- Quản lý thẻ và giấy phép kiểm soát an ninh nội bộ;

- Kiểm soát việc thực hiện công việc của nhân viên bảo vệ tại Trụ sở Công ty và Chi nhánh;

- Quản lý cây xanh văn phòng;

- Thanh toán chi phí hành chính cố định và phát sinh.

2. Công tác mua sắm, in ấn hành chính và cấp phát BHLĐ, CCDC Hành chính cho CBNV trong công ty

- Lập kế hoạch & thực hiện mua sắm, cấp phát cho CBNV: Thẻ nhân viên, đồng phục, huy hiệu…

- Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm các vật dụng, trang thiết bị văn phòng;

- Lập kế hoạch và thực hiện in ấn ứng dụng Văn phòng phẩm (phong bì, túi giấy…);

- Công tác mua sắm quà đối ngoại, mua sắm quà tặng ứng dụng thương hiệu: quà trung thu, quà Tết, Ô cầm tay, Bình giữ nhiệt…

- Theo dõi và thanh quyết toán các chi phí mua sắm hành chính theo quy định tại Công ty;

- Đề xuất thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ, quản lý kho Hành chính.

3. Kiểm soát hoạt động của các Tổ/Đội theo phân công

- Kiểm soát hoạt động của các Tổ/Đội: Tổ PCCC và CNCH, tổ Kiểm soát chất lượng an ninh, Tổ Phòng chống thiên tai và Tìm kiếm cứu nạn, Tổ khẩn nguy cứu nạn.

4. Công tác hậu cần tổ chức sự kiện của Công ty

- Phối hợp với bộ phận truyền thông và các bộ phận liên quan trong công tác hậu cần chuẩn bị và tổ chức sự kiện của Công ty: Tiệc sinh nhật tháng; Lễ kỷ niệm ngày Thành lập Công ty, Tiệc Tổng kết năm, Hội nghị, Hội thảo, Đại hội, Nghỉ mát…

5. Tổ chức Khám sức khỏe cho CBNV Công ty

- Lập kế hoạch và thực hiện tổ chức khám sức khỏe cho CBNV Khối Văn Phòng;

- Phối hợp thực hiện tổ chức khám sức khỏe cho CBNV Khối Khai thác.

6. Các công tác hành chính khác

- Theo dõi và quản lý thông tin Tài sản, CCDC trên phần mềm QLTS.

- Upload tài liệu, hồ sơ lên thư viện tài liệu, Base.

- Quản lý, theo dõi và cập nhật thông tin liên hệ của CBNV trong công ty vào danh bạ.

- Quản lý, lưu trữ và sắp xếp văn bản, hồ sơ hành chính liên quan.

- Tham gia và hoàn thành đúng yêu cầu các công việc khác thuộc chức năng nhiệm vụ được phân công.