Front Office Administrator/ Thư ký Bộ phận Tiền sảnh

Responsible for all aspects of Business Center function to achieve the highest possible guest satisfaction. / Chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của Trung tâm Dịch vụ Văn phòng để đạt được sự hài lòng của khách cao nhất có thể.

RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM:

- Meet and greet hotel guests warmly and courteously. / Gặp và chào hỏi khách một cách ấm áp và lịch sự.

- Provide secretarial services for guests. / Cung cấp dịch vụ thư ký cho khách.

- Update traffic sheets accurately. / Cập nhật phiếu giao thông một cách chính xác.

- Handle complaints promptly and follow up thoroughly on action taken. / Xử lý than phiền của khach một cách nhanh chóng và theo sát kỹ lưỡng về cách giải quyết được đưa ra.

- Abide by established work schedules. / Tuân theo lịch làm việc được đề ra.

- Promote in house service and facilities. / Quảng cáo và giới thiệu dịch vụ và cơ sở vật chất trong khách sạn.

- Answer all guests’ queries regarding meeting room rates, fax, copy machine, computer technology and all equipment efficiently and politely. / Cung cấp cho khách tất cả thông tin liên quan đến giá phòng họp, fax, máy copy, cách sử dụng máy tính và các dụng cụ đi kèm một cách hiệu quả thân thiện.

- Update airline schedules and guides the guest whenever requested. / Cập nhật thông tin giờ bay và hướng dẫn khách lúc nào khách cần.

- Co-ordinate the reservations of meeting room. / Điều phối lịch đặt phòng họp.

- Advise to Manager all stationary needs in advance. / Thông báo cho quản lý về việc đặt mua đồ dụng cụ làm việc.

- Attend to all guest needs and queries. / Chăm lo những nhu cầu and thắc mắc của khách hàng.

- Call regular guests, VIPs and long stay guest by name and learn the names of new guests. / Giao tiếp với khách quen, VIP và khách ở dài hạn bằng tên và học tên của khách ở lần đầu.

- Ensure cleanliness of work area and clean your work area prior to departing. / Đảm bảo văn phòng và nơi làm việc sạch sẽ khi hết ca.

- Report daily activities in logbook. / Ghi lại hoạt động hàng ngày vào sổ nhật ký.

- Provide guests with all information on transportation, tours, city, and restaurants either through sales, reconfirmation or bookings. / Cung cấp cho khách thông tin về việc di chuyển, đi tour, thành phố Hà Nội và nhà hàng bằng cách bán hàng, xác nhận hay đặt booking.

- Participate in departmental briefings and training sessions. / Tham gia những buổi họp và đào tạo của bộ phận.

- Plan the Department Duty Roster and control productivity of each section. / Xếp lịch của bộ phận, gán ca và tính hiệu quả của từng ca trực.

- Check and remind all Front office staff in regards with grooming, working hours. / Kiểm tra và nhắc nhở tất nhân viên của bộ phận tiền sảnh về vấn đề ăn mặc chỉnh tề và đi làm đúng giờ.

- Analyze P&L report and advise Manager with the necessary adjustment in purchase budget. / Phân tích báo cáo Lợi nhuận và đưa cho quản lý lời khuyên về việc điều chỉnh quỹ mua sắm.

- Monthly preview in-stock items and raise Purchase request (PR), follow up with Purchase order (PO). / Xem trước kho hàng và đưa ra yêu cầu mua sắm, theo sát những đơn đặt hàng.

- Assist FO team members with the procedure of PA72 (Immigration Department). / Giúp đỡ mọi người trong bộ phận Lễ tân về khai báo tạm trú cho người nước ngoài.

- Perform any other duties which may be assigned by the management from time to time. / Thực hiện những việc khác theo yêu cầu của quản lý bộ phận.