Guest Service Agent (Phan Thiet)

Nhiệm vụ 1:

• Kiểm tra booking và phân phòng cho các khách đến ngày hôm sau, đặc biệt quan tâm đến các khách quan trọng và khách quay lại, hay các khách có yêu cầu đặc biệt.
• Chuẩn bị đựng chìa khoá và các vật dụng liên quan trước khi khách đến.
• Chào đón khách ngay khi họ đến khách sạn và làm thủ tục cho họ nhận phòng theo đúng tiêu chuẩn và quy trình.
• Áp dụng quy trình cà thẻ và kế toán cần được sử dụng cho quá trình đăng ký khách (khi thu ngân hết ca làm việc hoặc nhân viên lễ tân tàm ca đêm).
• Cung cấp thông tin và hỗ trợ khách.

Nhiệm vụ 2:

• Giữ bí mật thông tin cá nhân và số phòng của khách tại quầy lễ tân cũng như qua các cuộc hội thoại qua điện thoại.
• Luôn chào hỏi khách một cách lịch thiệp và thân thiện, với nụ cười và gọi tên của họ.
• Lấy yêu cầu đặt phòng ngay tại quầy lễ tân khi bộ phận đặt phòng đã hết giờ làm việc và cập nhật tất cả các đặt phòng phát sinh cho nhân viên đặt phòng vào ngày hôm sau.
• Nhận phòng khách trả một cách lịch thiệp và chính xác, đảm bảo khách rời khách sạn với một ấn tượng tích cực về đội ngũ phục vụ khách.
• Nắm rõ các lối thoát hiểm, an toàn khu phòng nghỉ, quy trình phòng cháy chữa cháy, khuyến khích khách dùng két sắt an toàn và hướng dẫn họ cách sử dụng khi cần.

Nhiệm 3:

• Đảm bảo thông tin trên tờ khai đăng ký khách phải đúng và đầy đủ theo luật định yêu cầu, hang ngày kết hợp với các tổ làm việc/bp khác để thực hiến báo cáo lưu trú đầy đủ.
• Kiểm tra thẻ tín dụng trong các trường hợp thanh toán bằng thẻ, và áp dụng đúng quy trình.
• Cung cấp dịch vụ lịch thiệp và hiệu quả và nếu có thể thì đáp ứng từng yêu cầu của mỗi cá nhân khách.
• Phối hợp với tổ hành lý/ lái xe để xử lý các thư từ, thư điện tử, tin nhắn, kiện hàng, hoa, quà hay các phẩm vật khác của khách.
• Nắm rõ tất cả các loại phòng, giá cả và tình trạng phòng trong mọi thời điểm. Bán hàng mọi cách để có thể đạt doanh thu cao nhất và công suất cao nhất, ví dụ, cố gắng bán các loại phòng có giá cao.

Nhiệm vụ 4:

• Giải quyết các phàn nàn của khách theo quy trình, báo cáo cho Giám sát / Quản lý trực ca / Trưởng bộ phận để theo dõi khi cần thiết.
• Biết được các dịch vụ, trang thiết bị của khách sạn, các địa điểm tham quan, quan trọng trong khu vực, các sự kiện xảy ra tại thời điểm để có thể cung cấp thông tin chính xác khi khách có nhu cầu.
• Đảm bảo màn hình máy tính tại quầy luôn chính xác và các thông tin phải đầy đủ.
• Thực hiện đổi ngoại tệ cho khách theo quy định của khách sạn.
• Tiếp nhận các yêu cầu và gửi tới các bộ phận liên quan để đáp ứng mức tối đa nhất mong đợi của khách."

Nhiệm vụ 5:

• Cùng với bộ phận Buồng Phòng quản lý tài sản trong phòng khách hiệu quả.
• Các nhiệm vụ khác cho nhân viên ca đêm
• In các báo cáo về “khách đến, khách đang lưu trú, khách đi” cho ngày hôm sau và gửi đến tất cả bộ phận liên quan (nếu có yêu cầu).
• Hoàn thành các báo khác (nếu có yêu cầu) gởi bp khác (khác lưu trú, extra bed, voucher…)
• Tiếp nhận và báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh trong khi xử lý các yêu cầu của khách cho Giám sát, Trưởng/Phó bộ phận để có hướng chỉ đạo giải quyết phù hợp, đảm bảo dịch vụ hoản hảo

Nhiệm vụ 6: Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên