Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

* Lễ tân

- Tiếp nhận khách từ nhân viên bảo vệ, tiếp đón và liên hệ các phòng ban

- Chuẩn bị phòng họp: chuẩn bị nước uống + ghế theo danh sách nhân viên tham dự cuộc họp

* Văn thư lưu trữ

- Soạn thảo các thông báo, quyết định theo sự chỉ đạo của Quản lý, lưu trữ danh mục theo thứ tự số và thời gian

- Nhận và lưu trữ công văn đến và đi

- Gửi thư mời họp trưởng bộ phận thứ Hai hàng tuần và khi có lịch họp phát sinh

- Thư ký cuộc họp, ghi chép nội dung cuộc họp, lập biên bản sau mỗi cuộc họp

- Soạn thảo các quyết định giao việc/gửi đầu mục công việc của TGĐ/HĐQT giao cho từng người thực hiện và nộp trưởng bộ phận cùng biên bản

- Theo dõi tập hợp và chuyển phát tài liệu cho các phòng ban, sáng ra chốt bảo vệ nhận thư đến, chiều tập hợp thư liên hệ bên chuyển phát đến nhận thư

- Tập hợp toàn bộ tài liệu xin ký của các bộ phận, xin trình ký 2 sếp vào đầu giờ và trả lại các bộ phận vào cuối giờ

* Chuyển phát nhanh

- Theo dõi, tập hợp và chuyển phát tài liệu chuyển phát nhanh cho các phòng ban công ty

- Buổi sáng ra chốt bảo vệ A1 nhận bưu phẩm chuyển đến và gửi người nhận.

- Lập bảng kê đối chiếu, thủ tục thanh toán bao gồm tờ đề nghị thanh toán, bảng kê, hóa đơn xin chữ ký của trưởng bộ phận, Kế toán thanh toán, Ban lãnh đạo

* Bếp ăn

- Tổng hợp suất ăn, chốt số lượng và báo NCC

* Văn phòng phẩm

- Tổng hợp đề xuất đặt mua VPP, nước, đồ dùng, thiết bị phục vụ văn phòng gửi phòng vật tư mua sắm (gửi phòng vật tư trước ngày mùng 01 theo định mức)

* Công việc phát sinh

- Công chứng các tài liệu pháp lý khi có sự chỉ đạo của các sếp và ban kiểm soát

- Mua đồ lễ thắp hương mỗi buổi sáng ban Thần tài, chuẩn bị đồ lễ thắp hương ngày Rằm và Mùng Một hàng tháng.

- Thực hiện các công việc khác của phòng theo chỉ đạo của Trưởng phòng và Lãnh đạo công ty.