Nhân viên lễ tân hành chính

1. Thực hiện công việc lễ tân - văn thư

- Ban hành và lưu trữ có hệ thống tất cả các tài liệu, công văn, giấy tờ, biểu mẫu của công ty: Scan tài liệu, công văn, giấy tờ và lưu trữ có hệ thống dưới dạng file mềm và file cứng.

- Trực điện thoại: tiếp nhận và trả lời các cuộc gọi đến công ty của khách hàng và đối tác (bao gồm số điện thoại cố định và hotline của công ty).

- Quản lý phòng họp, tổ chức hoạt động tiếp khách đến công ty và các cuộc họp của Ban Tổng giám đốc và toàn công ty.

- Có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định của công ty.

- Thực hiện công tác nhận và gửi thư từ, chuyển phát nhanh của các phòng/ban công ty.

2. Công tác hành chính văn phòng

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng. Phối hợp IT thực hiện các sửa chữa trang, thiết bị văn phòng khi có hỏng hóc.

- Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, liên hoan, các sự kiện của Công ty và các công tác hành chính khác;

- Trực tiếp thực hiện việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm và các dịch vụ hành chính khác.

- Lập kế hoạch dự trù chi phí hành chính hàng tháng, quý, năm cho phòng;

- Theo dõi và thanh toán các dịch vụ hành chính như: tiền điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, trang thiết bị và các chi phí hành chính khác

- Kiểm tra, kiểm soát vệ sinh, an toàn lao động. Theo dõi, nhắc nhở tình hình vệ sinh chung toàn văn phòng của CBNV công ty. Quản lý tạp vụ.

- Tham gia Xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ (nếu phát sinh). Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các phòng ban thực hiện theo đúng hệ thống đã thiết lập.

- Tham gia các hoạt động truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa công ty.

- Các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng Hành Chính - Nhân sự.