Nhân Viên Lễ Tân Kiêm Hành Chính

1. Tóm tắt công việc:
a. Tiếp nhận và cung cấp thông tin liên quan cho các phòng ban khi trực điện thoại, giao nhận thư từ, hồ sơ tại khu vực quầy lễ tân.
b. Thực hiện các công việc theo dõi - nhắc nhở - lưu trữ hồ sơ khi hệ thống quán tham gia các lớp tập huấn ATVSTP, khám sức khỏe.
c. Thực hiện thanh toán chi phí văn phòng, chi phí hệ thống quán.

2. Nhiệm vụ chính:
2.1 Lễ tân
a. Trực tổng đài điện thoại: nghe, trả lời điện thoại và chuyển đến số máy cần liên lạc.
b. Quản lý khu vực quầy lễ tân và phòng họp đảm bảo sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học và có tính thẩm mỹ
c. Quản lý lịch đặt phòng họp một cách khoa học
d. Đón tiếp, bố trí chỗ họp/làm việc với khách hàng và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với các Phòng ban liên quan.
e. Giải đáp thắc mắc, yêu cầu của khách hàng trong phạm vi quyền hạn.
f. Nhận và gửi bưu phẩm, thư chuyển phát nhanh.
g. Quản lý công văn, văn thư, báo chí đến và đi chính xác và đúng hạn.
2.2 Hành chính
a. Thực hiện việc đặt vé máy bay, tàu, xe, khách sạn cho BGĐ và nhân viên đi công tác
b. Làm đề xuất văn phòng phẩm cuối mỗi tháng
c. Theo dõi hợp đồng và làm thủ tục thanh toán các chi phí văn phòng cũng như chi phí cho các nhà cung cấp của hệ thống quán (điện, nước, điện thoại bàn, internet, ĐTDĐ khi có phát sinh quán mới - quán đóng cửa, bảo vệ, vệ sinh…)
d. Theo dõi, nhắc nhở hệ thống quán tham gia lớp tập huấn ATVSTP: cập nhật danh sách nhân viên tham gia khóa học, nhắc nhở nhân viên tham gia khóa học đầy đủ, thông báo bộ phận Hành chính nhận thẻ tập huấn ATVSTP, thực hiện thanh toán cuối kỳ…
e. Theo dõi, nhắc nhở hệ thống quán khám sức khỏe: cập nhật danh sách nhân viên tham gia khám sức khỏe, nhắc nhở nhân viên tham gia khám sức khỏe đầy đủ, theo dõi thẻ khám sức khỏe, thực hiện thanh toán cuối kỳ…
f. Theo dõi hồ sơ của chi nhánh khi đã hoàn tất thủ tục trình ký
g. Quản lý việc giao - nhận card điện thoại, đồng phục, logo...
h. Quản lý danh sách sinh nhật nhân viên mỗi tháng và cấp phát phiếu quà tặng.
i. Tìm hồ sơ ứng viên, liên lạc mời phỏng vấn, hướng dẫn ứng viên điền thông tin khi đến phỏng vấn và trực tiếp liên lạc với phỏng vấn viên
j. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Cấp quản lý trực tiếp