Payable Accountant Executive/ Chuyên viên kế toán thanh toán

Payable Accountant Executive is responsible for the accuracy, timeliness, and compliance of all accounts payable transactions. This role ensures that suppliers are paid correctly, financial records are maintained meticulously, and internal controls are strictly followed to prevent errors or fraud. / Chuyên viên Thanh toán chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng hạn và tuân thủ của tất cả các giao dịch phải trả. Vai trò này đảm bảo việc thanh toán cho nhà cung cấp chính xác, hồ sơ tài chính được duy trì tỉ mỉ và các kiểm soát nội bộ được tuân thủ nghiêm ngặt để ngăn ngừa sai sót hoặc gian lận.

Key Responsibilities / Trách nhiệm Chính

1. Invoice Processing & Payment Execution / Xử lý Hóa đơn & Thực hiện Thanh toán

Receive, verify, and process invoices from suppliers, ensuring mathematical accuracy, legitimacy, and completeness of supporting documents. / Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp, đảm bảo tính chính xác về số học, tính hợp pháp và đầy đủ của chứng từ kèm theo.

Double-check all payments meticulously to prevent duplicate payments./ Kiểm tra kỹ lưỡng mọi khoản thanh toán để ngăn ngừa thanh toán trùng lặp.

Prepare and process electronic payments (bank transfers) or cheques in a timely manner, following approval matrices. / Chuẩn bị và xử lý các khoản thanh toán điện tử (chuyển khoản) hoặc séc đúng hạn, tuân theo ma trận phê duyệt.

File payment vouchers and all related supporting documents systematically for easy retrieval and audit. / Lưu trữ chứng từ thanh toán và tất cả tài liệu hỗ trợ liên quan một cách có hệ thống để dễ dàng tra cứu và kiểm toán.

2. Accounting Entries & Reconciliation / Định khoản Kế toán & Đối chiếu

Prepare accurate journal entries for all accounts payable transactions and post them to the accounting system. / Lập bút toán kế toán chính xác cho tất cả giao dịch phải trả và hạch toán vào hệ thống.

Perform regular reconciliation of supplier statements, promptly investigating and resolving any discrepancies. / Thực hiện đối chiếu định kỳ bản sao kê nhà cung cấp, nhanh chóng điều tra và giải quyết mọi chênh lệch.

Reconcile transactions with goods receiving records to ensure a three-way match (PO-Invoice-GR). / Đối chiếu giao dịch với biên bản nhận hàng để đảm bảo khớp "3 chiều" (Đơn đặt hàng - Hóa đơn - Nhận hàng).

Monitor and follow up on the "Goods in Transit" account to ensure timely clearing. / Theo dõi và xử lý tài khoản "Hàng đang đi đường" để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

3. Reporting & Compliance / Báo cáo & Tuân thủ

Prepare a monthly aged creditor/accounts payable report for management review. / Lập báo cáo công nợ phải trả theo hạn mỗi tháng để Ban lãnh đạo xem xét.

Prepare, calculate, and process payments for all applicable taxes (VAT, PIT, etc.) in compliance with regulations. / Chuẩn bị, tính toán và xử lý thanh toán cho tất cả các loại thuế áp dụng (VAT, TNCN, v.v.) tuân thủ quy định.

Assist during internal and external audits by providing requested documents and explanations. / Hỗ trợ trong quá trình kiểm toán nội bộ và bên ngoài bằng cách cung cấp tài liệu và giải trình theo yêu cầu.

4. Supplier Relations & Support / Quan hệ Nhà cung cấp & Hỗ trợ

Serve as the main point of contact for supplier inquiries regarding payments, professionally resolving issues. / Làm điểm liên hệ chính cho các thắc mắc của nhà cung cấp liên quan đến thanh toán, giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp.

Maintain positive working relationships with suppliers and internal departments (Purchasing, Operations). / Duy trì mối quan hệ làm việc tích cực với nhà cung cấp và các phòng ban nội bộ (Thu mua, Vận hành).