Receiving Officer - Nhân viên Nhận hàng

PRIMARY OBJECTIVE/MỤC TIÊU CHÍNH:

Checking deliveries of food, beverage and general items to ensure all aspects of goods received comply with orders previously placed, including quality and quantity.

Kiểm tra việc giao hàng thực phẩm, đồ uống và các mặt hàng nói chung để đảm bảo tất cả các khía cạnh của hàng hóa nhận được tuân theo đơn đặt hàng trước đó, bao gồm cả chất lượng và số lượng.

Ensure control over goods received in relation to order, quality and quantity.

Đảm bảo kiểm soát hàng hóa nhận được liên quan đến thứ tự, chất lượng và số lượng.

The Receiver will be required to conduct their duties in a courteous, safe and efficient manner, in accordance with the hotel’s policies and procedures, ensuring that a high level of service is maintained.

Người nhận sẽ được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ của họ một cách lịch sự, an toàn và hiệu quả, phù hợp với các chính sách và thủ tục của khách sạn, đảm bảo rằng mức độ dịch vụ cao được duy trì.

DUTIES & RESPONSIBILITIES/TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ:

1. Ensure all deliveries are routed through Receiving Dock between the hours of 07:00 and 16:00.

Đảm bảo tất cả việc giao hàng được chuyển qua xưởng nhận hàng trong khoảng thời gian từ 07:00 đến 16:00.

2. Make sure goods received match to what was ordered. All delivery notices/invoices must have a purchase order number on them. Ensure that all incoming merchandise is undamaged, in quantities as indicated in the accompanying invoice/delivery docket and meets the Sheraton standards for quality.

Đảm bảo hàng hóa nhận được phù hợp với những gì đã được đặt hàng. Tất cả các thông báo / hóa đơn giao hàng phải có số đơn đặt hàng trên đó. Đảm bảo rằng tất cả hàng hóa đến không bị hư hại, với số lượng như được chỉ ra trong hóa đơn / phiếu giao hàng đi kèm và đáp ứng các tiêu chuẩn Sheraton về chất lượng.

3. Check market list/food order/beverage order/purchase order for quality and quantity and price. Ensure expiry dates are checked. As a general rule nothing less than 6 months to expiry should accepted.

Kiểm tra danh sách thị trường / đơn hàng thực phẩm / đơn hàng đồ uống / đơn đặt hàng mua để biết chất lượng, số lượng và giá cả. Đảm bảo hạn sử dụng được kiểm tra. Theo nguyên tắc chung, không nên chấp nhận thời hạn dưới 6 tháng.

4. Count/weigh all goods received to ensure they match the order placed. (for weighed deliveries, exclude ice and other extraneous materials if supplier includes it in delivery).

Đếm / cân tất cả hàng hóa nhận được để đảm bảo chúng khớp với đơn hàng đã đặt. (đối với giao hàng có cân, loại trừ nước đá và các vật liệu không liên quan khác nếu nhà cung cấp đưa vào giao hàng).

5. Inspect all deliveries-in the case of food, quality level must meet standard set by chef. For perishables, place the date on the package to indicate date received.

Kiểm tra tất cả các lần giao - đối với món ăn, mức chất lượng phải đạt tiêu chuẩn do đầu bếp quy định. Đối với đồ dễ hỏng, ghi ngày tháng trên bao bì để ghi rõ ngày nhận được

6. Write up credit claims as necessary i.e. for goods overcharged/short delivered. Write up Good Received Report for goods received without documentation.

Viết các yêu cầu tín dụng khi cần thiết, tức là đối với hàng hóa bị tính phí quá cao / giao hàng thiếu. Viết Báo cáo Đã nhận cho hàng hóa đã nhận mà không có chứng từ.

7. Where there is a variance in price between the invoice and purchase order approval for the unfavorable variance must be obtained from the Director of Finance or designate.

Trường hợp có sự chênh lệch về giá giữa hóa đơn và đơn đặt hàng, việc phê duyệt phương sai bất lợi phải được Giám đốc Tài chính hoặc chỉ định.

8. Stamp and sign on all invoices or delivery order after receiving the items.

Đóng dấu và ký tên trên tất cả các hóa đơn hoặc lệnh giao hàng sau khi nhận được hàng

9. Prepare Daily Receiving Report for documenting all merchandise delivered and submit to Accounts Office daily.

Lập Báo cáo Tiếp nhận Hàng ngày để lập hồ sơ tất cả hàng hóa được giao và nộp cho Văn phòng hàng ngày

10. Supplier’s invoices – must attach Purchase Order or Purchase Request.

Good Received Without Invoice – if possible attach Supplier’s delivery order. Credit note – must attach a copy of the invoice or delivery order.

Notice of Error Correction – must attach to the invoice or delivery order.

Hóa đơn của nhà cung cấp - phải đính kèm Đơn đặt hàng hoặc Yêu cầu mua hàng.

Hàng Đã Nhận Không Cần Hóa Đơn - nếu có thể, hãy đính kèm lệnh giao hàng của Nhà Cung Cấp. Giấy đổi hàng - phải đính kèm một bản sao của hóa đơn hoặc lệnh giao hàng.

Thông báo Sửa lỗi - phải đính kèm với hóa đơn hoặc lệnh giao hàng

11. Post invoice/delivery notice to receiving system after matching to the purchase order, and where possible charge the relevant outlet, or department.

Gửi hóa đơn / thông báo giao hàng đến hệ thống nhận hàng sau khi khớp với đơn đặt hàng và nếu có thể tính phí cửa hàng hoặc bộ phận liên quan.

12. File all Purchase Orders in alphabetical order for reference.

Nộp tất cả các Đơn đặt hàng theo thứ tự bảng chữ cái để dễ tham khảo.

13. Let whoever do food ordering know what goods have not yet been received so no double ordering occurs.

Cho ai đặt món ăn biết được rằng hàng chưa nhận được để không xảy ra tình trạng đặt món hai lần.

14. When checking contents of deliveries, check inside boxes if likelihood that box does not contain what is on outside of box. E.g. wine/spirit orders.

Khi kiểm tra nội dung giao hàng, hãy kiểm tra các hộp bên trong nếu có khả năng hộp đó không chứa những gì bên ngoài hộp. Ví dụ. đơn đặt hàng rượu / rượu mạnh.

15. Notify departments as direct goods arrive in Engineering, Personnel etc and get the Department Head to acknowledge the receipt on the invoice or delivery order.

Thông báo cho các bộ phận khi hàng hóa trực tiếp đến bộ phận Kỹ thuật, Nhân sự, v.v. và được Trưởng bộ phận xác nhận việc nhận hàng trên hóa đơn hoặc lệnh giao hàng.

16. Keep apple crates/boxes tidy on dock which are to be returned to suppliers, making sure correct credits are received where appropriate.

Giữ cho các thùng / hộp táo gọn gàng trong xưởng mà sẽ được trả lại cho nhà cung cấp, đảm bảo nhận được các khoản tín dụng chính xác khi thích hợp.

17. Make note of price increase/changes in size/specification of goods and pass onto Purchasing to be checked as quickly as possible.

Ghi chú việc tăng giá / thay đổi kích thước / quy cách hàng hóa và chuyển cho Mua hàng để được kiểm tra nhanh nhất có thể.

18. Ensure suppliers to provide invoices on delivery or before the 29th of each month.

Đảm bảo nhà cung cấp cung cấp hóa đơn khi giao hàng hoặc trước ngày 29 hàng tháng.

19. Fully conversant with all standards and procedures as attached.

Hoàn toàn giao tiếp với tất cả các tiêu chuẩn và quy trình như đính kèm.

20. Follow up with Purchasing Manager on any items on the food orders, Purchase Order not received in due time

Theo dõi với Quản lý mua hàng về bất kỳ mặt hàng nào trong đơn đặt hàng thực phẩm, Đơn đặt hàng không được nhận đúng hạn

21. Fill in during store man’s absence

Điền vào khi nhân viên cửa hàng vắng mặt

22. Anticipate guest’s needs through observation and offer prompt, efficient service either personally or through effective communication with other associates.

Dự đoán nhu cầu của khách thông qua quan sát và cung cấp dịch vụ nhanh chóng, hiệu quả hoặc cá nhân hoặc thông qua giao tiếp hiệu quả với các nhân viên khác.

23. Align working practices and conduct with Sheraton Saigon Hotel & Towers’ Vision; consistently strive to meet and exceed the expectations of both internal and external guests.

Điều chỉnh các phương thức làm việc và quy tắc ứng xử phù hợp với tầm nhìn của Sheraton Saigon Hotel & Tower; luôn nỗ lực để đáp ứng và vượt quá sự mong đợi của cả khách trong và ngoài nước

24. Uphold the Company’s Cares culture by demonstrating the Star Service Standards at all times to guests and fellow associates.

Nâng cao văn hóa Quan Tâm của Công Ty bằng cách thể hiện mọi lúc các Tiêu Chuẩn của Công Ty đối với khách hàng và các đồng nghiệp

25. Understand and adhere to relevant workplace health and safety standards. Personally ensure compliance with all relevant Workplace Health & Safety and Occupational Health & Safety legislation, and related Hotel and Marriott Policies.

Hiểu và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc có liên quan. Cá nhân đảm bảo tuân thủ tất cả các luật liên quan đến Sức khỏe & An toàn tại Nơi làm việc và Sức khỏe & An toàn Nghề nghiệp, cũng như các Chính sách của Khách sạn và Marriott có liên quan.

26. Completely understand, implement and ensure adherence to Local Labor Laws and Sheraton policies.

Hoàn toàn hiểu, thực hiện và đảm bảo tuân thủ Luật Lao động địa phương và các chính sách của Sheraton.

27. Be well versed and knowledgeable of Sheraton Fire and Evacuation procedures as well as health and safety requirements in the Workplace. Ensure associates are aware of their duty of care as determined by legislation and that they maintain complete familiarity.

Thông thạo và hiểu biết về các quy trình Sơ tán và Cứu hỏa của Sheraton cũng như các yêu cầu về sức khỏe và an toàn tại Nơi làm việc. Đảm bảo các cộng sự nhận thức được nghĩa vụ chăm sóc của họ theo quy định của pháp luật và họ duy trì sự quen thuộc hoàn toàn.

28. Perform any duties as and when directed by your Department Head, Immediate supervisor and Hotel Management.

Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào theo và khi được chỉ đạo bởi Trưởng bộ phận, Giám sát trực tiếp và Quản lý khách sạn của bạn