[Serena Hòa Bình] - Thư ký Tổng quản lý

1.Công tác thư ký

- Tiếp nhận và xử lý thông tin: nhận các văn bản trình ký đảm bảo chính xác (ký nháy, đính kèm đủ tài liệu, số tiền chính xác….), sắp xếp phân loại theo phòng ban.

- Tổ chức các cuộc họp: từ khâu set up, tổ chức đến ghi nhận biên bản cuộc họp và giám sát (follow up) sau khi họp cho đến khi kết thúc.

- Theo dõi công việc đang thực hiện, nắm được tiến độ, kiểm soát được chất lượng

2. Công tác Kiếm soát chất lượng

- Kiểm soát chất lượng dịch vụ của cơ sở, đảm bảo các tiêu chuẩn dịch vụ được thực hiện đúng theo văn bản đã được ban hành

- Ghi nhận những lỗi tiêu chuẩn dịch vụ từ đó có phương án kịp thời để khắc phục xử lý tránh đánh giá tiêu cực của khách hàng và rút kinh nghiệm hạn chế tối đa sự cố lặp lại

- Kiểm soát chất lượng An toàn vệ sinh thực phẩm của cơ sở bao gồm việc đưa ra các phương án để kiểm soát và đề phòng các nguyên nhân gây mất ATVSTP

- Lên kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên/đột xuất công tác đảm bảo ATVSTP từ khâu mua hàng, lưu kho, chế biến, lưu mẫu thực phẩm, truy xuất nguồn gốc xuất xứ thực phẩm….

3. Hỗ trợ các phòng ban trong công tác phối hợp

- Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong việc giải quyết các khó khăn trong công tác phối hợp: thi công, tài chính, nhân sự, chăm sóc khách hàng.... để triển khai công việc theo đúng tinh thần và deadline mà Ban Quản lý giao.

- Giám sát việc tuân thủ các quy định của hệ thống quản lý, hệ thống phối hợp giữa các bộ phận.

4. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tiếp đón khách VIP, KNG

- Hỗ trợ công tác tiếp đón khách hàng, hướng dẫn khách hàng về quy trình và cách sử dụng dịch vụ.

- Hỗ trợ giải quyết các tình huống, khiếu nại của khách hàng

- Phối hợp cùng các bộ phận chuẩn bị, tiếp đón khách VIP, KNG

5.Công tác báo cáo

- Báo cáo cho Ban Giám đốc về hoạt động vận hành, tiến độ thực hiện công việc của các phòng/bộ phận để đưa ra hướng điều phối, giám sát hoạt động hàng ngày của Công ty;

- Lập và gửi báo cáo về kết quả thực hiện và kế hoạch công việc theo định kỳ hoặc phát sinh theo yêu cầu.

6. Các nhiệm vụ liên quan khác theo sự phân công của Ban Quản lý