Thư ký Bộ phận Kỹ thuật

NHIỆM VỤ CHUNG

•Là Thư ký Kỹ thuật, bạn sẽ đảm nhận nhiệm vụ hỗ trợ văn thư và quản trị để tối ưu hóa các quy trình công việc trong văn phòng.

•Bạn sẽ hỗ trợ đồng nghiệp và Giám Đốc Kỹ thuật bằng cách hỗ trợ lưu trữ hồ sơ, mua thiết bị, vật tư, lập kế hoạch và phân phối thông tin.

•Bạn sẽ là điểm tham chiếu cho tất cả các truy vấn, yêu cầu hoặc vấn đề và sẽ là một phần không thể thiếu trong lực lượng lao động của công ty.

TRÁCH NHIỆM

•Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp cho Giám đốc Kỹ thuật, ghi lại vào nhật ký và đảm bảo Giám đốc Kỹ thuật có tài liệu phù hợp cho mỗi cuộc hẹn

•Hỗ trợ Giám Đốc Kỹ Thuật các cuộc họp khác nhau: gửi thư mời / chương trình nghị sự, tham dự cuộc họp nếu được yêu cầu, lấy hoặc dịch biên bản cuộc họp và phân phát cho những người có liên quan trong vòng 24 giờ kể từ khi cuộc họp diễn ra.

•Xử lý các cuộc gọi /email cho Giám Đốc Kỹ Thuật, đánh giá và phổ biến các cuộc gọi / thư từ cho người chịu trách nhiệm.

•Thu thập thông tin / số liệu thống kê từ các bộ phận liên quan và tổng hợp báo cáo Giám Đốc Kỹ Thuật hàng tháng để xem xét

•Đảm bảo khiếu nại và yêu cầu được xử lý với mục đích vượt qua mong đợi của khách hàng nội bộ và bên ngoài. Theo dõi tất cả các khiếu nại trực tiếp với các trưởng bộ phận cần thiết và trả lời trong vòng 48 giờ.

•Đảm bảo tất cả các thiết bị văn phòng đều hoạt động và được bảo dưỡng thường xuyên, được đặt hàng

•Theo dõi PR / PO của bộ phận Kỹ thuật, kiểm soát hàng tồn kho của kho kỹ thuật

•Theo dõi danh sách khách đến Văn phòng và đảm bảo có sự chào đón cần thiết khi được yêu cầu một cách kịp thời.

•Quản lý văn phòng / e-mail khi Giám Đốc Kỹ Thuật đi vắng.

•Thể hiện sự quan tâm tích cực đối với các dự án quan trọng và hỗ trợ Giám Đốc Kỹ Thuật hoàn thành mục tiêu, tức là cập nhật Big 5, KPI / PMIP, TCEM và thuyết trình, v.v.

•Hỗ trợ Giám Đốc Kỹ Thuật sắp xếp chuyến đi; đặt lịch hẹn nếu được yêu cầu, đặt vé máy bay / chỗ ở, và yêu cầu chi phí, v.v.

•Giữ và xây dựng mối quan hệ kinh doanh tốt với các bộ phận quan trọng của Chủ đầu tư

•Trả lời các cuộc gọi điện thoại và chuyển hướng chúng khi cần thiết, giữ hồ sơ chính xác của các tin nhắn sẽ được chuyển từ các cuộc gọi điện thoại. Quản lý chương trình nghị sự hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng và sắp xếp các cuộc họp và cuộc hẹn mới, tiếp tục biên bản cuộc họp.

•Chuẩn bị và phổ biến thư từ, bản ghi nhớ và biểu mẫu, theo dõi trên bảng chấm công và thời gian và sự tham dự / bảng liệt kê và lịch trình với bộ phận nhân sự thay mặt cho bộ phận Kỹ thuật.

•Lưu hồ sơ và cập nhật thông tin liên lạc của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác bên ngoài

•Hỗ trợ và tạo điều kiện hoàn thành các báo cáo thường xuyên

•Phát triển và duy trì một hệ thống hồ sơ cho tất cả các hồ sơ, hàng tồn kho và biên bản cuộc họp.

•Thường xuyên kiểm tra vật tư văn phòng và đặt hàng và yêu cầu mua hàng thích hợp.

•Chi phí tài liệu và báo cáo

•Thực hiện nhiệm vụ lễ tân không thường trực

•Tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn và quy trình của công ty và khách sạn.

TRÁCH NHIỆM THƯƠNG MẠI

•Với mọi cơ hội thể hiện các kỹ thuật bán hàng trong việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn

TRÁCH NHIỆM NHÂN SỰ

•Thúc đẩy bằng ví dụ về các nguyên tắc của Sức mạnh của Dịch vụ. Tích cực thúc đẩy một môi trường làm việc, chăm sóc cho khách và các cộng sự.

•Có kiến thức về các quy trình cho các sự cố an ninh và khẩn cấp và biết vị trí của các thiết bị báo cháy và chữa cháy.

•Đăng nhập sự cố an ninh và tai nạn theo yêu cầu của khách sạn.

•Duy trì bề ngoài theo đúng quy chuẩn của Khách sạn

•Ban quản lý có quyền thay đổi hoặc sửa đổi bản mô tả công việc này theo quyết định riêng của mình và không cần thông báo trước hoặc phê duyệt của nhân viên.

QUAN HỆ

•Báo cáo trực tiếp đến Trưởng bộ phận Kỹ thuật

TRÁCH NHIỆM THAY THẾ VÀ TẠM THỜI

•Có trách nhiệm và sẵn sàng thực hiện các yêu cầu khác theo chỉ định hoặc theo yêu cầu từ ban quản lý