Trưởng phòng Nhân sự hành chính

1. Xây dựng quy trình

• Xây dựng và hướng dẫn quy trình hoạt động của Phòng Nhân sự - Hành chính.

2. Giám sát công tác hành chính

• Giám sát công tác tiếp nhận & gửi các công văn, giấy tờ, văn bản trong và ngoài đơn vị / bộ phận

• Soạn thảo các loại văn bản căn cứ nhu cầu công việc thực tế và theo mẫu quy định

• Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan

• Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của đơn vị / bộ phận

• Sắp xếp, tổ chức cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại đơn vị / bộ phận và bên ngoài (khi cần thiết)

• Tổ chức thực hiện các cuộc họp, hội thảo, hội nghị, lớp học,… tại đơn vị / bộ phận khi phát sinh

• Theo dõi, ghi chép ý kiến, kết luận từ các cuộc họp, hội nghị và phổ biến đến các phòng/ ban liên quan trong công ty

• Xem xét, kiểm tra báo cáo công việc của nhân viên hành chính để điều chỉnh công việc

• Đề xuất kế hoạch nhân sự, tổ chức ký hợp đồng lao động

• Tổ chức công tác đảm bảo ANTT, ATLĐ-PCCC

• Cung ứng vật tư sản xuất tại Đơn vi.

• Thực hiện các thủ tục Pháp lý theo quy định của pháp luật.

4. Giám sát công tác nhân sự

• Quản lý HĐLĐ cho CB – CNV và CNTV

• Quản lý dữ liệu trên phần mềm nhân sự

• Quản lý việc chấm công tính lương, tiền cơm, cho CB – CNV và CNTV

• Giải đáp các thắc mắc về tiền lương, thưởng cho CBNV dựa theo thông báo hay quy chế của công ty

• Quản lý các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp

5. Nhiệm vụ chung

• Tổ chức và phân công nhiệm vụ phù hợp cho nhân viên trong Phòng

• Đào tạo / huấn luyện cho nhân viên trong Phòng

• Giám sát, thường xuyên đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

• Đảm bảo nhân viên tuân thủ về quy chế và quy định