Accounting Admin and Tax/ Thư kí bộ phận kế toán

Job Summary:

• Thực hiện các công việc thư ký văn phòng và công việc hành chính liên quan đến bộ phận Tài Chính Kế Toán.
• Provide general secretarial and administrative tasks within Accounting & Finance Department.
• Hợp tác và đảm nhiệm một số chức năng kế toán thu, thuế và các vị trí trống trong thời gian ngắn hạn.
• Coordinate and take responsibility for some accounting functions of Accounts Receivable, Tax and short vacant positions.

Duties and responsibilities:

• Nhận thư từ văn phòng BC, phân loại thư, phân phát thư của Phòng Tài Chính Kế Toán. Tất cả các thư đến phải được xử lí thích hợp và giữ bí mật. Ghi lại tất cả các thư đến và đi. Đảm bảo rằng đến cuối ngày sẽ không còn sót lại thư cần gởi ra bên ngoài.
• Pick up mails from Business Center, sort mails, distribute mails of Accouning & Finance Department. All incoming mails must be properly handled and kept confidential. Record all incoming and outgoing mails. Make sure no outgoing mail left in the office at the end of working day.
• Kiểm tra các cuộc hẹn, cuộc họp của FC và bộ phận. Sắp xếp, theo dõi cho các hạng mục này.
• Check the calendar for appointments, meetings. Schedule, trace and follow-up for these items.
• Quản lí các đồ dùng văn phòng phẩm bao gồm việc kiểm tra các vật dụng có còn đủ mức qui định và nhận thêm, làm phiếu nhận hàng, yêu cầu duyệt bởi người có thẩm quyền và nhận hàng từ kho. Đảm bảo rằng không thừa hoặc thiếu các vật dụng này.
• Maintain Office Supplies including checking any shortage that need ordering, making requisition form, having it approved by authorized person and receiving from store. Make sure no shortage or excess supplies.
• Lưu giữ danh sách các số điện thoại và các số nội bộ của Khách sạn, cập nhật danh sách khi có thêm thông tin mới.
• Maintain correct list of telephone extension and numbers in the Hotel, update the list as the information become available.
• Lưu giữ danh sách của các Giám Đốc/Quản lí và trợ lí gồm tên, chức danh, số điện thoại và gởi cho các bộ phận có liên quan, bổ sung nếu có sự thay đổi.
• Keep a list of Hotel Managers/Directors and Assistants with their names and titles, telephone numbers and distribute to relating Sections/Departments, update with changes as needed.
• Lưu giữ danh sách các nhân viên của Phòng Tài Chính Kế Toán gồm tên, chức danh và số điện thoại để liên lạc hằng ngày và trong trường hợp khẩn cấp, cập nhật nếu có sự thay đổi.
• Keep a list of all Accounting and Finance Department staffs with their names and titles, telephone numbers for daily contact and in emergency cases, update with changes as needed.
• Đánh các thông báo khi cần và gởi các bộ phận, đảm bảo rằng tất cả các thông báo được kí bởi người thông báo, lưu giữ thông tin cho người đọc trong hồ sơ, đảm bảo các thông báo gởi đi phải có sự đồng ý của người có tên trong thông báo.
• Type memo as needed and distribute to the correct departments, ensure that all the memos are signed by the sender, retain copy for reader file, make sure no memo is sent out under manager’s name without his/her verbal or written approval.
• Tham dự các cuộc họp và ghi biên bản. Đánh biên bản chính xác và gọn gàng theo form mẫu và logo của Khách sạn. Ghi lại và theo dõi các mục cần làm cho các cuộc họp tiếp theo, gửi biên bản trong vòng 24 giờ đến các cá nhân liên quan, theo dõi và đảm bảo rằng các biên bản được gửi và được lưu trữ.
• Attend required meetings and take minutes. Type all minutes on hotel logo memo form accurately and neatly, Note all follow-up items and trace for next meeting, distribute the copies of all meeting minutes within 24 hour(s) of the meeting to all designated individuals, follow-up and make sure the minutes are published and on file.
• Lưu giữ và làm các biểu mẫu/phiếu cần thiết cho bộ Phận Tài Chính Kế Toán. Bổ sung nếu có sự thay đổi.
• Maintain checklist and a supply of all appropriate forms in the Accounting & Finance Deparrtment office. Update the forms if any new changes.
• Thường xuyên tiếp xúc với chương trình cháy nổ và khẩn cấp, tham gia các cuộc họp về qui trình cháy nổ và khẩn cấp hằng quí hoặc khi nào Khách sạn có tổ chức, nắm rõ vị trí thoát hiểm hỏa hoạn, bình chữa cháy, dụng cụ cứu thương gần nhất, đảm bảo rằng tất cả các nhân viên phòng Tài Chính Kế Toán biết được các vị trí thoát hiểm gần nhất, thường xuyên kiểm tra và bỏ đầy đủ dụng cụ trong hộp dụng cụ cứu thương.
• Be familiar with the hotel's Fire and Emergency Program, attend designated meeting to practice emergency procedures every quarter or any time that Hotel organize to practise, know the location of the nearest fire exit, fire extinguisher and first aid kit, make sure all Accounting & Finance staffs know the location of the nearest fire exit, fire extinguisher and first aid kit, fill in the first aid kit box regularly.
• Lưu giữ và theo dõi các hợp đồng, lưu hợp đồng một cách hợp lí theo trình tự thời gian.
• Maintain and follow up with contracts, file the contact logically and in time sequence.
• Đảm nhiệm và làm bảng chấm công cho Phòng Tài Chính Kế Toán. Đảm bảo rằng bảng chấm công phải được gởi đến phòng Nhân Sự đúng hạn.
• Take care and do the time attendance sheet/roster for Accounting & Finance Department. Make sure the time sheet will be passed to Human Resources on time.
• Hỗ trợ Kế Toán Công nợ về công việc thẻ tín dụng như sau:
• Assist Accounts Receivable on Credit card handling as follows:
• - Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch thẻ tín dụng được kiểm tra tính đầy đủ và các tài khoản được cân đối hàng ngày trên báo cáo.
• Ensure that all credit card transactions are verified for completeness and the accounts formally reconciled on a daily basis.
• - Tính và nhập chính xác các khoản tiền hoa hồng vào chương trình.
• Calculate and accurately post commissions.
• - Nhanh chóng điều tra tất cả các tranh chấp về Credit card, kết hợp với lễ tân và ngân hàng.
• Promptly investigate all credit card disputes, liaising with the Front Office and the banks.
• - Kiểm tra đối chiếu tất cả các chứng từ của việc trả lại tiền qua thẻ, phải được phê duyệt của ban giám đốc trước khi trả lại tiền bằng credit card.
• Collate all necessary paperwork to justify credit card refunds and obtain sign off from the management before refunds can be processed
• Hỗ trợ vị trí Giám Sát Lương và Thuế trong việc báo cáo thuế hằng tháng và đảm nhiệm các công việc đượcgiao bởi vị tí này.
• Assist the Payroll & Tax Supervisor for monthly tax reports and any assigned tax issues from Payroll & Tax Supervisor.
• Tham gia thực hiện việc kiểm kê hàng tháng của Phòng Tài Chính Kế Toán.
• Attend the monthly inventory of Accounting & Finance Department.
• Tham gia với tư cách là thu ngân hoặc các chức năng kế toán trong các sự kiện/công việc hàng năm của Phòng Tài Chính Kế Toán như Chợ Quê, kiểm kê công cụ dụng cụ...
• Join as cashiering or accounting functions for the yearly events/tasks of the Accounting & Finance Department/Resort such as Market Village, Operating Equipment Inventory…
• Sẵn sàng nhận và làm tốt các công việc được giao bởi Giám đốc Tài chính