Admin Officer - Front Office

• Prepare and manage departmental documents, reports, rosters, and meeting minutes/ Chuẩn bị và quản lý tài liệu, báo cáo, lịch làm việc và biên bản họp của bộ phận.
• Maintain organized filing systems and handle internal communication efficiently/ Duy trì hệ thống lưu trữ ngăn nắp và xử lý thông tin nội bộ một cách hiệu quả

• Assist in check-in/check-out procedures during peak hours or staff shortages/ Hỗ trợ thực hiện thủ tục check-in/check-out trong các khung giờ cao điểm hoặc khi thiếu nhân sự.
• Provide courteous service and ensure a smooth guest experience/ Đảm bảo cung cấp dịch vụ lịch sự và trải nghiệm khách hàng suôn sẻ.

3. Telephone & Communication Handling / Trực tổng đài & giao tiếp nội bộ

• Handle incoming and outgoing calls for the Front Office professionally/ Trực điện thoại đến và đi của bộ phận Tiền sảnh một cách chuyên nghiệp.
• Relay messages accurately between guests and relevant departments/ Chuyển tiếp thông tin chính xác giữa khách và các bộ phận liên quan.

4. Coordination and Scheduling / Điều phối và lên lịch

• Support in staff scheduling, shift rosters, and internal coordination with other departments/ Hỗ trợ lập lịch làm việc, sắp xếp ca và điều phối nội bộ với các bộ phận khác.
• Organize appointments and internal meetings as needed/ Sắp xếp các cuộc họp và lịch hẹn nội bộ khi cần thiết.

5. Data Entry and System Updates / Nhập liệu và cập nhật hệ thống

• Maintain accurate guest information in Opera and relevant systems/ Cập nhật chính xác thông tin khách hàng trong hệ thống Opera và các hệ thống liên quan.
• Support daily audit tasks and assist with compiling operational reports/ Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu hàng ngày và tổng hợp báo cáo vận hành.