Chuyên viên cao cấp tiền khai trương

Chuyên viên Cao cấp Tiền Khai Trương chịu trách nhiệm triển khai các công việc liên quan đến mua sắm và quản lý công cụ dụng cụ phục vụ cho việc chuẩn bị khai trương dự án. Công việc bao gồm quản lý chi tiết quy trình mua hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, lưu trữ hồ sơ và kiểm soát ngân sách OS&E (Operating Supplies & Equipment).

Nhiệm vụ chính:

1. Triển khai chi tiết mua hàng OS&E theo quy trình nội bộ

• Kiểm tra và xác nhận hồ sơ ngân sách OS&E của cơ sở, hỗ trợ Quản lý trực tiếp thu thập thông tin cần thiết để trình duyệt ngân sách.
• Triển khai danh mục mua hàng (master list) OS&E cho cơ sở và theo dõi tiến độ tổng thể các gói mua hàng.
• Hoàn thành Phiếu yêu cầu mua hàng, duyệt mẫu sản phẩm, theo dõi hồ sơ chấp thuận chọn thầu, ký hợp đồng, đặt cọc, và theo dõi tiến độ giao hàng cho dự án.
• Cập nhật bảng theo dõi tiến độ chi tiết mua hàng và báo cáo tình hình OS&E định kỳ, thông báo kịp thời nếu có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh.

2. Quản lý lưu trữ hồ sơ OS&E

• Chịu trách nhiệm lưu trữ và cập nhật hồ sơ liên quan đến quá trình mua hàng OS&E, đảm bảo các hồ sơ được cập nhật đầy đủ và chính xác, bao gồm Phiếu yêu cầu mua hàng, Xác nhận chọn mẫu, Chấp thuận chọn thầu, Biên bản giao hàng.
• Đảm bảo các hồ sơ được lưu trữ đúng quy trình, đúng tên gọi và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

3. Triển khai mua hàng OS&E cho phòng mẫu dự án.

• Thực hiện Phiếu yêu cầu mua hàng OS&E cho các phòng mẫu dự án mới.
• Theo dõi chi tiết hồ sơ chọn mẫu, chấp thuận chọn thầu, ký hợp đồng, đặt cọc và tiến độ giao hàng liên quan đến set-up phòng mẫu.
• Đảm bảo tiến độ hoàn tất mua hàng cho phòng mẫu ít nhất 15 ngày trước thời gian đánh giá phòng mẫu đã được thống nhất với Giám đốc Dự án (GMD/DES).

4. Kiểm soát ngân sách OS&E.

• Theo dõi và kiểm soát ngân sách OS&E, đảm bảo mọi yêu cầu mua hàng (Phiếu yêu cầu mua hàng - PYC) phải nằm trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.
• Cảnh báo và đề xuất các biện pháp cần thiết nếu ngân sách OS&E có sự vượt quá và cần trình xin phê duyệt bổ sung ngân sách.