Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

1.Quản lý tổ chức và tuân thủ:

· Quản lý toàn bộ danh sách, số lượng lao động: Ngày vào, mức lương, vị trí, thời gian đóng BHXH, phúc lợi, ngày nghỉ…

· Quản lý hồ sơ lao động (bản cứng và mềm): Sơ yếu lý lịch, Khám sức khỏe, giấy khai sinh, CMND, Hộ khẩu, bằng cấp liên quan, giấy tờ chứng minh người giảm trừ gian cảnh (nếu có), các quyết định liên quan đến chế độ của NLĐ...

· Theo dõi và cập nhật chế độ bảo hiểm xã hội, lao động, y tế, và thất nghiệp trong hồ sơ của toàn bộ CBNV

· Phổ biến toàn bộ CBNV về Sổ tay nhân viên; theo dõi, quản lý các luật định và quy định theo nội quy doanh nghiệp và quy trình hành chính nhân sự

· Chuẩn bị các báo cáo liên quan tới HCNS (báo cáo tuyển dụng, quản lý hiệu suất công việc, báo cáo lương thưởng)

· Thực hiện các biện pháp kỷ luật thích hợp đối với những CBNV vi phạm các quy tắc và quy định; giải quyết các khiếu nại về kỷ luật của nhân viên

2.Quản lý trải nghiệm nhân viên:

· Đánh giá hiệu suất của nhân viên hàng năm và đánh giá thang lương phù hợp

· Quản lý các phúc lợi của nhân viên do công ty hỗ trợ, bao gồm PTO, tiền thưởng, thăng chức và tăng lương

· Hướng dẫn tất cả CBNV về các quyền lợi liên quan đến ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

· Tăng cường sự tham gia của nhân viên với các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng/kiến thức và báo cáo hiệu suất

· Tạo kế hoạch gắn kết nhân viên, yêu cầu phê duyệt ngân sách cần thiết và lên ý tưởng các hoạt động trong công ty

3.Công tác công, lương, bảo hiểm:

· Hàng ngày rà soát chấm công của CBNV

· Hàng tháng chấm công, tính lương cho CBNV trong các phòng ban và kiểm soát, theo dõi việc chấm công cho CBNV

· Đảm bảo tính chính xác trong thông tin bảng lương bằng cách đối chiếu, tính toán và nhập dữ liệu (thời gian đi làm, thời gian nghỉ, chấm công, lương, phúc lợi, và các bảo hiểm)

· Cập nhật hồ sơ bảng lương và cập nhập bất kỳ thay đổi nào đối với thông tin và phúc lợi của nhân viên (ví dụ: thay đổi chức danh, miễn trừ, lương thưởng, hoa hồng, tiết kiệm các khoản khấu trừ…)

· Đảm bảo bảng lương được chuyển đi kịp thời; giải quyết mọi vấn đề liên quan tới bảng lương và giải đáp các thắc mắc của nhân viên

· Trực tiếp chi trả lương cho CBNV và chi trả các khoản tiền liên quan đến BHXH cho người lao động

· Trực tiếp làm việc với cơ quan BHXH trong việc: Tăng, giảm, đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN, giải quyết chế độ ốm đau thai sản cho CBNV qua phần mềm và liên hệ trực tiếp khi hồ sơ trục trặc vướng mắc

4.Quản lý tài năng, tuyển dụng, đào tạo:

· Quản lý nhân sự cũng như theo dõi và cập nhật Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự của Công ty đầy đủ, chính xác

· Quản lý quá trình tuyển dụng và trực tiếp tuyển dụng theo quy trình theo dõi ứng cử viên của công ty

· Giao tiếp và tương tác với nhân viên mới trong quy trình gia nhập để đảm bảo thông tin chính xác, kế hoạch chuẩn bị, và tuân thủ theo luật lao động và quy định công ty

· Phối hợp với các phòng ban để lên kế hoạch onboarding/gia nhập (lịch đào tạo 2 tuần đầu, danh sách onboarding); phổ biến nhân viên mới về các chính sách nhân sự và quy trình nội bộ/quy định công ty

· Soạn các tài liệu chính thức trong quá trình onboard nhân viên mới (thư mời nhận việc, email xác nhận các giấy tờ trong ngày đầu, thông báo về lịch đào tạo)

5.Công tác lễ tân, tạp vụ:

· Tổ chức công tác tạp vụ, vệ sinh các khu vực văn phòng và các khu vực chung, đảm bảo các khu vực luôn sạch sẽ và có ấn tượng tốt về hình ảnh và môi trường làm việc của Công ty

6.Công tác văn phòng phẩm - thiết bị văn phòng:

· Theo dõi, mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban dựa trên phiếu đề suất hàng tháng;

7.Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo sự phân công