Duty Manager/Quản lý ca trực

- Primarily responsible to ensure that Front Office shifts are run efficiently, providing outstanding guest service, assisting all Front Office staff and maintaining a calm, professional environment at all times. / Chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo các ca trực được diễn ra một cách hiệu quả, cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất, hỗ trợ nhân viên trong bộ phận Lễ tân và giữ hình ảnhmột môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp trong mọi thời điểm.

- Manage the activities of a front desk shift ensuring that guests receive prompt, professional attention and personal recognition. / Điều hành các hoạt động của các ca trực để đảm bảo khách hàng nhận được sự quan tâm nhanh chóng, chuyên nghiệp và hướng tới khách hàng.

- Reports directly to and communicates with the Front Office Manager on all pertinent matters affecting guest service and hotel operations. / Báo cáo trực tiếp với Trưởng bộ phận Tiền sảnh về mọi vấn đề thích đáng ảnh hương đến dịch vụ khách hàng và hoạt động của khách sạn.

RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM:

1. Coordinated management of the lobby department / Phối hợp quản lý bộ phận Tiền sảnh

- To responsible for front office operation during the absence of Front Office Manager (HO). / Trách nhiệm với các hoạt động của bộ phận dưới sự vắng mặt của Trưởng bộ phận Lễ tân.

- Greets the VIP guests of the hotel. As directed by the Front Office Manager, performs special services for VIP Guest’s. / Chào đón khách VIP của khách sạn. Nhận chỉ thị trực tiếp của Trưởng bộ phận Tiền sảnh, thực hiện những dịch vụ đặc biệt cho VIP.

- Checks cleanliness of lobby and public areas, lights and as well as front office staff in proper and orderly appearance and behavior. / Kiểm tra vệ sinh ở sảnh và các khu vực công cộng, ánh sáng và các khu vực công cộng cũng như diện mạo của nhân viên.

- Checks on registration cards of arriving guests and ensures all information should be filled on each card either by Front Office Attendants or the guests. / Kiểm tra phiếu đăng kí phòng của khách đến lưu trú và đảm bảo các thông tin cần thiết được điền đầy đủ bởi nhân viên Lễ tân và có chữ ký xác nhận của khách hàng.

- Review guest’s information (ID, passport) and ensure the guest registration reported to PA72 and PC64 as the government’s requirements. / Kiểm tra đầy đủ thông tin cá nhân của khách hàng (CMT, hộ chiếu) và đảm bảo khách lưu trú được đăng ký tạm trú theo quy định của chính phủ qua cơ quan PA72 và PC64.

- Gives the instructions to the Night Reception, during the high occupancy periods, regarding: walk-in guests and release blocked because of no- shows / Đưa ra các hướng dẫn cho nhân viên Lễ tân ca đêm, trong thời điểm công suất phòng cao về: Khách vãng lai, thả những phòng bị giữ của khách không đến.

- Assists in handling room lock problems. / Hỗ trợ trong vấn đề về khóa phòng của khách.

- Prepares and checks for VIP’s arrival and escorts guests to rooms. Ensures VIPs and Wyndham rewards club guests receive special attention / Chuẩn bị và kiểm tra thông tin khách VIP và hỗ trợ khách về phòng. Đảm bảo khách VIP và khách hàng thân thiết được nhận những quan tâm đặc biệt nhất.

- Assists Guest Relations in greeting, rooming, and sending off VIP guests. / Hỗ trợ nhân viên quan hệ khách hàng, hỗ trợ phòng, và tiễn khách VIP.

- Host shift briefings to ensure information is handed over and daily tasks or/and follow up tasks are mentioned to the next shift. / Tổ chức các cuộc họp giao ca để đảm bảo thông tin được bàn giao và công việc trong ngày được thông suốt.

- Co-ordinates with all departments concerned in order to maintain Front Office functions properly. / Kết hợp với nhân viên các bộ phận để đảm bảo hoạt động của bộ phận diễn ra trôi chảy.

- Operates the front office computer system in order to assist front office attendants. / Điều hành hệ thống quản lí của bộ phận Lễ tân để hộ trợ nhân viên Lễ tân,

- Checks group department, FIT and ensure switchboard makes appropriate wake up calls. / Kiểm tra các đoàn du lịch trả phòng, khách hội nghị và các cuộc gọi báo thức diễn ra chính xác.

- Assists reception, business center, cashier, concierge and bell captain during peak hours. / Hỗ trợ Lễ tân, Trung tâm kinh doanh, thu ngân, quẩy thông tin, tổ hành lí trong thời điểm đông khách.

- Responsible for managing the cashier's cash fund during the work shift, ensuring transactions are done fully, accurately and honestly. / Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của thu ngân trong ca làm việc, đám bảo các giao dịch được thực hiện đầy đủ, chính xác và trung thực.

2. Handling customers’ requests and complaints/ Giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng

- Handles guest complaints and other related problems and reports on the Assistant Manager’s log book. / Xử lí các phàn nàn của khách, các vấn đề liên quan và báo cáo trong sổ hỗ trợ của quản lí.

- Answers guests inquires, handles complaints and attend to the needs of the guests. / Trả lơi các câu hỏi, phàn nàn và giải quyết các nhu cầu của khách.

- Approves and sign for allowances, rebates etc., as required by Front Office Cashier. / Duyệt và kí các khoản phụ thu, giảm trừ… được đưa ra bởi Nhân viên Thu ngân.

- Authorizes charges to be made for late departures and/or compliments on them. / Ủy quyền ghi nhận các khoản thu thêm do trả phòng muôn hoặc các khoản miễn phí.

- Promotes and maintains good public relations. Motivates and maintains good staff relations. / Đề xuất và duy trì các mỗi quan hệ chung tốt. Động viên và duy trì quan hệ nhân viên tốt.

- To discuss all matters that needed to follow up with the next shift Duty Manager. / Bàn bạc các vấn đề cần phải theo dõi vào ca tiếp theo với quản lý ca trực.

3. Check operating areas in the hotel / Kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn

- During the work shift, check the operation of the areas in the hotel: meeting rooms, restaurants, bars, swimming pools, IT rooms, corridors ... to promptly detect arising problems and direction to process quickly. / Trong ca làm việc, thực hiện việc kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn: phòng họp, nhà hàng, quầy bar, bể bơi, phòng IT, hành lang… để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và có hướng xử lý nhanh chóng.

- In conjunction with the Emergency Response Team prepare emergency procedures upon advice from relevant authority that cover such emergencies as Fire, Power Outrage, Bomb Threat, Cyclone Warnings, etc. / Kết hợp với đội Phản ứng nhanh, chuẩn bị các quy trình khẩn cấp theo hướng dẫn từ cơ quan có thẩm quyền để cứu hộ cứu nạn trong các trường hợp khẩn cấp như Cháy nổ, Mất điện, Đe dọa Bom, Cảnh báo Lốc xoáy, v.v.)

- Make sure the areas open / close by the allotted time. / Đảm bảo các khu vực đóng/mở đúng thời gian quy định.

4. Training and guiding staffs/ Hướng dẫn đào tạo nhân viên

- Directly advise or give the professional guidance for new hotel staff. / Trực tiếp chỉ đạo hoặc hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới của khách sạn.

- Participate in professional training courses for hotel staff according to the assigned schedule. / Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên khách sạn theo lịch được phân công.

5. Other duties and responsibilities/ Các nhiệm vụ và trách nhiệm khác

- Maintains and be guided of hotel policy on credit/lost and found hotel guests’ properties. / Duy trì và hướng dẫn các thông tin của khách sạn về tín dụng/ đồ thất lạc của khách lưu trú.

- Follows up in credit check report, liaise with credit manager. / Theo dõi các khoản báo cáo tín dụng, liên lạc với quản lý tín dụng.

- Conducts and ensures the neat of appearance of front office attendant as well as correct attitude and behavior, discusses problems that encountered on this point with front office manager, assistant front office manager and their shift leaders. / Hướng dẫn và đảm bảo diện mạo của các nhân viên Lễ tân cũng như thái độ làm việc trong ca, bàn bạc các vấn đề gặp phải với Trưởng bộ phận Lễ tân.

- Be flexible with shifted-work job even Night shift if necessary. / Có khả năng làm theo ca và ca đêm.

- Maintain appropriate standards of conduct, dress, hygiene, uniforms, appearance and posture of departmental associates. / Giữ tiêu chuẩn về diện mạo, trang phục, vệ sinh cá nhân, tác phong làm việc của nhân viên trong các bộ phận.

- Provide input for Front Office Departmental Meetings and deputizes in cases of Front Office Manager absence. Analyses the rate variance report to ensure rooms revenue control / Cung cấp thông tin về các cuộc họp và điều hành nó trong trường hợp Trưởng bộ phận Tiền sảnh vắng mặt. Phân tích các báo cáo thay đổi giá để đảm bảo doanh thu được kiểm soát tốt.

- Take actions with the Property Management Systems (PMS) in emergency situation. / Có những hành động thích hợp với hệ thống PMS trong trường họp khẩn cấp.

- Assist in the preparation of efficient work schedule for Front Office Staff, arranging holidays and vacation, taking into consideration project occupancy and forecasts and any large group movements, especially those with early/late arrivals or departures. / Hỗ trợ việc chuẩn bị lịch làm việc một cách hiệu quả, sắp xếp các ngày nghỉ lễ, tết chú ý tới các yếu tố công suất và dự báo của hoạt động của các đoàn khách lớn, đặc biệt là trường hợp nhận phòng sớm/trả phòng muộn.