Food and Beverage Secretary

• Support F&B Manager to supervise the cuisine organization in accordance with the required criteria, procedures.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Ẩm thực để giám sát các hoạt động ẩm thực theo tiêu chí, thủ tục yêu cầu.

• Assist F&B Manager to carry out duties and, on his/her behalf, handle the work when he/she is not present, permanently supervise all the activities in F&B department.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Ẩm thực để thực hiện các công việc thay mặt Trưởng bộ phận khi không có mặt, giám sát thường xuyên tất cả các hoạt động trong bộ phận.

• Help and work with Managers of other relating departments such as: restaurants, bar, kitchen, housekeeping… if needed.

Hỗ trợ và làm việc với Trưởng các bộ phận liên quan như: nhà hàng, bar, bếp, buồng phòng... nếu cần.

• Help F&B manager to predict business trend and situation, consult in business planning.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Ẩm thực dự đoán xu hướng và tình hình kinh doanh, tư vấn kế hoạch kinh doanh

"• To support in interview recruiting personnel working in F&B Department.

Hỗ trợ phỏng vấn tuyển dụng nhân sự làm việc trong bộ phận Ẩm thực.

• To coordinate with supervisors of attached departments to provide information of staff, their implementation, to evaluate the personnel demand for Head of F&B Department.

Phối hợp với Giám sát các bộ phận trực thuộc để cung cấp thông tin và hoạt động của nhân viên, đánh giá yêu cầu về nhân lực cho Trưởng bộ phận Ẩm thực.

• To determine the training demand by observing staff performing their tasks and propose training plans to Manager of F&B Department.

Xác định yêu cầu về đào tạo thông qua việc quan sát nhân viên làm việc và đề xuất kế hoạch đào tạo cho Trưởng bộ phận Ẩm thực.

• To organize, conduct documentation and participate in training subordinates.

Tổ chức, thực hiện thu thập tài liệu và tham gia đào tạo cấp dưới.

• To supervise the compliance with regulations and standard serving process and other policies of the hotel and timely report to senior.

Giám sát việc tuân thủ các quy định và quá trình phục vụ tiêu chuẩn và các chính sách khác của khách sạn, báo cáo kịp thời cho cấp trên.

• To assist Head of F&B Department in managing specialized tasks, office and staff…

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Ẩm thực trong việc quản lý các nhiệm vụ chuyên môn, văn phòng và nhân viên.

• To control loss and wastage in using commodities.

Kiểm soát sự thất thoát và lãng phí trong việc sử dụng hàng hoá.

• To control costs and recommend control measures to Head of F&B Department.

Kiểm soát chi phí và đề xuất các phương án kiểm soát cho Trưởng bộ phận Ẩm thực.

• To control the use, operations of equipment, facilities and recommend procedures, solutions to preserve, limit damage, breakage, wastage.

Kiểm soát việc sử dụng, hoạt động của trang thiết bị, cơ sở vật chất và đề xuất các quy trình, giải pháp bảo trì, hạn chế hư hỏng, đổ vỡ, lãng phí.

• To assist with analyzing, defining market demand and activities of competitors, to recommend activities relating to F&B in order to attract more customers and increase sales.

Hỗ trợ phân tích, xác định nhu cầu thị trường và các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, đề xuất các hoạt động liên quan đến ẩm thực nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu.

• To assist, coordinate with Managers of attached departments to deploy marketing, promotion plans for F&B, conferences… and evaluate, summarize the efficiency of the plans and report to Head of Department.

Hỗ trợ, phối hợp với Trưởng các bộ phận trực thuộc để triển khai kế hoạch tiếp thị, kế hoạch khuyến mãi cho hội nghị, hội thảo ... và đánh giá, tổng hợp sự hiệu quả của kế hoạch và báo cáo lên Trưởng bộ phận.

Property / Tài sản

• To supervise, follow up the use, storage and handling of equipment, utensils belonging to F&B department.

Giám sát, theo dõi việc sử dụng, lưu giữ và vận chuyển trang thiết bị, dụng cụ thuộc bộ phận Ẩm thực.

• To suggest the purchase of equipment, utensils needed for operating the department, submit to F&B Manager for proposal.

Đề xuất việc mua bán trang thiết bị, dụng cụ cần thiết cho hoạt động của bộ phận, đề xuất lên Trưởng bộ phận Ẩm thực.

• To control quality and costs (reference).

Kiểm soát chất lượng và chi phí (tham khảo).

• To assist Head of Department with: Ensure the supply or quality food, drinks and serve with the set-out service standards, ensure the use and preservation of equipment, utensils to serve properly, safely, cleanly and readily in good condition.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận: đảm bảo việc cung cấp hoặc chất lượng của thực phẩm, đồ uống và phục vụ theo tiêu chuẩn dịch vụ đã đặt ra, đảm bảo việc sử dụng và bảo quản thiết bị, đồ dùng để phục vụ đúng cách, an toàn, sạch sẽ và trong tình trạng tốt.

• To limit damage, breakage at the lowest.

Hạn chế hư hỏng, đổ vỡ ở mức thấp nhất.

• To suggest measures of using electricity, water, food, stationery, goods appropriately and economically.

Đề xuất các phương án sử dụng điện, nước, thực phẩm, văn phòng phẩm, hàng hóa hợp lý và tiết kiệm.

• To refer to the market, to thoroughly know information of prices to coordinate with Executive Chef in giving new menu, appropriate prices and control costs.

Tham khảo thị trường, nắm vững thông tin giá cả để phối hợp với Bếp trưởng đưa ra thực đơn mới, giá cả hợp lý và kiểm soát chi phí.

• To approve requests of orders, purchase equipment, utensils for F&B Department

Thông qua các yêu cầu mua bán hàng hóa, trang thiết bị, dụng cụ cho bộ phận Ẩm thực.

• Regularly refer to other professional departments to set out appropriate solutions for improving the process of controlling costs and comply with regulations to control the process, documents, import and export, reports…for controlling costs, labor…

Thường xuyên tham khảo các bộ phận khác để đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm cải tiến quy trình kiểm soát chi phí và tuân thủ các quy định để kiểm soát quy trình, tài liệu, xuất nhập khẩu, báo cáo ..., kiểm soát chi phí, nhân lực...