GẤPPP Call Center Agent - Nhân viên Tổng đài

POSITION SUMMARY/ TÓM TẮT CÔNG VIỆC:

Answer incoming phone calls primarily from external callers in a timely and professional manner that reflects highly on the hotel and brand. / Trả lời các cuộc gọi đến chủ yếu từ bên ngoài một cách kịp thời và chuyên nghiệp, phản ánh hình ảnh mang tính chuyên nghiệp cao về khách sạn và thương hiệu.

RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM:

- Process all incoming and outgoing calls accurately and courteously. / Xử lý tất cả các cuộc gọi đến và gọi đi một cách chính xác và lịch sự.

- Record and controls accurately wake up calls. / Ghi lại và điều khiển chính xác các cuộc gọi báo thức.

- Efficient in the use of all business center equipment. Provide secretarial services for guests. / Thể hiện tính iệu quả trong việc sử dụng tất cả các thiết bị của Trung tâm Dịch vụ Văn phòng. Cung cấp các dịch vụ thư ký cho khách.

- Actively participate in the sending, receiving and distribution of all incoming and outgoing faxes and messages. / Tham gia tích cực vào việc gửi, nhận và phân phối tất cả các bản fax và tin nhắn đến và đi.

- Page guests in co-operation with concerned departments. / Kết nối các cuộc gọi của khách hàng tới với các bộ phận liên quan.

- Record all entries on traffic sheets. / Ghi lại tất cả các yêu cầu của khách hàng vào Bảng ghi nhận cuộc gọi.

- Assist guests with international calls and directory queries. / Hỗ trợ khách gọi quốc tế và truy vấn danh bạ.

- Call guests by name whenever possible. / Gọi tên khách hàng bất cứ khi nào có thể để thể hiện sự quan tâm tới khách.

- Call regular guests, VIPs and long stay guest by name and learn the names of new guests. / Gọi tên khách quen, khách VIP và khách lưu trú dài ngày và tìm hiểu tên của khách mới.

- Page staff member when requested. / Nối máy tới các nhân viên khi có yêu cầu từ bộ phận.

- Abide by principles of guest privacy. / Tuân thủ các nguyên tắc về quyền riêng tư của khách.

- Handle guests’ needs or requests and reports complaints to the Assistant Front Office Manager/ Front Office Manager. / Xử lý các nhu cầu hoặc yêu cầu của khách và báo cáo các khiếu nại cho Trợ lý Quản lý bộ phận Lễ tân / Quản lý bộ phận Lễ tân.

- Report daily activities in logbook. / Báo cáo hoạt động hàng ngày vào sổ nhật ký.

- Monitor bill call costs. / Phụ trách hóa đơn chi phí cuộc gọi.

- Minimize all costs whenever possible. / Giảm thiểu mọi chi phí bất cứ khi nào có thể.

- Promote in house service and facilities. / Thúc đẩy bán và giới thiệu dịch vụ và cơ sở vật chất trong khách sạn.

- Aware of local telephone listings and frequently dialed numbers. / Nhận biết danh sách điện thoại địa phương và các số thường gọi.

- Strictly abides by standards policies and procedures governing cases of emergency such as fire, bomb scare and other critical situations. / Tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách và quy trình tiêu chuẩn về các trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn, sợ bom và các tình huống nguy cấp khác.

- Advice defects on switchboard equipment to Manager. / Tư vấn các khiếm khuyết về thiết bị tổng đài cho Trưởng bộ phận.

- Maintain a clean work environment and take care of Business Center. / Duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và quản lý khu vực Dịch vụ văn phòng.

- Attend to all guest queries and requests promptly. / Đáp ứng mọi thắc mắc và yêu cầu của khách kịp thời.

- Maintain detailed knowledge of the Hotel’s fire, life and safety system. / Duy trì kiến thức chi tiết về hệ thống cứu hỏa, sự sống và an toàn của Khách sạn.

- Maintain detailed knowledge on the Emergency Response Team and workings of the telephone room in this regard. / Duy trì kiến thức chi tiết về Đội ứng cứu khẩn cấp và hoạt động của phòng điện thoại về vấn đề này.

- Maintain Hotel Information and Update Telephone Extension Contacts. / Duy trì Thông tin và cập nhật Bảng số máy lẻ nội bộ của Khách sạn.