Nhân Viên Hành Chính Tổng Hợp (Admin)

2. Mục tiêu công việcNhân viên Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính của Phòng Nhân sự, đồng thời phụ trách các vấn đề liên quan đến mua hàng và hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động Sales / Marketing của công ty.________________________________________3. 1. Hành chính – Nhân sự (30%)Quản lý chi phí hành chính• Theo dõi và quản lý thanh toán các chi phí hành chính, bao gồm: o Tổng hợp và lên PO chi phí điện thoại o Tổng hợp và lên PO taxi/Grab o Tổng hợp và lên PO văn phòng phẩm, mực in o Tổng hợp và lên PO các chi phí liên quan đến tòa nhà: điện, nước, internet• Là đầu mối tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra chi phí đảm bảo đúng quy định và hợp đồng đã ký.• Báo cáo cấp trên các trường hợp chi phí vượt quy định và thực hiện đề nghị thanh toán theo quy định công ty.Công tác hỗ trợ BOD & CBNV• Sắp xếp công tác cho BOD và CBNV: o Đặt vé máy bay, khách sạn cho BOD/CBNV khi đi công tác o Tổng hợp hóa đơn công tác, chi phí tiếp khách và làm đề nghị thanh toán cho BOD o Hỗ trợ tìm đơn vị dịch vụ làm visa hoặc trực tiếp làm visa cho BOD khi có yêu cầu o Hỗ trợ các công việc phát sinh khác phục vụ chuyến công tác (đổi tiền, thông tin liên quan đến công việc,…)Hoạt động nội bộ & quản lý hành chính• Tham gia tổ chức các hoạt động gắn kết: o Hỗ trợ Nhân sự tìm nhà cung cấp o Hỗ trợ tổ chức các hoạt động gắn kết của công ty• Đặt hoa, quà sinh nhật, nhà hàng theo yêu cầu của BOD hoặc quản lý trực tiếp.• Công tác PCCC: o Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ tiếp đoàn PCCC o Đảm bảo tuân thủ quy định PCCC tại kho hàng và văn phòng• Quản lý hồ sơ, chứng từ pháp lý của IBP Holding.• Quản lý vệ sinh tòa nhà và các chi nhánh/văn phòng: liên hệ, đặt dịch vụ vệ sinh.________________________________________2. Hành chính mua hàng (40%)• Tiếp nhận hợp đồng, biên nhận hàng hóa và hóa đơn từ Phòng Mua hàng theo yêu cầu của chuyên viên mua hàng.• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ nhập hàng theo hướng dẫn của HR–Admin Lead và chuyên viên mua hàng.• Hỗ trợ tìm nhà cung cấp hoặc liên hệ lấy báo giá theo thông tin được cung cấp.• Hỗ trợ HR–Admin Lead chuẩn bị bộ chứng từ làm việc với đơn vị Forwarder để hoàn tất thủ tục nhập hàng.• Tổng hợp các bộ chứng từ mua hàng cần ký và trình Ban Giám Đốc.• Lập PO thanh toán theo yêu cầu của chuyên viên mua hàng.________________________________________3. Hành chính liên quan đến giấy tờ Sales & Marketing (30%)• Thực hiện và hoàn thiện các hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động Sales/Marketing theo quy định pháp luật: o Hồ sơ công bố sản phẩm o Giấy phép quảng cáo o Các giấy tờ pháp lý liên quan khác• Là đầu mối làm việc với đơn vị tư vấn luật về các hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị.• Lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty: o Lưu bản cứng o Tổng hợp và lưu trữ trên ổ drive chung• Cung cấp hồ sơ cho các phòng ban liên quan khi có đề xuất qua email và được sự đồng ý của quản lý trực tiếp.