Nhân viên Kế toán Công Nợ

Job Summary:

Theo dõi việc cho mua chịu và việc thu nợ của khách sạn theo cách hiệu quả nhất để giảm tối thiểu các tài khoản không thanh toán và công nợ khó đòi

To manage the overall credit and receivable collection functions of the hotel in the most efficient manner in order to minimize the non payment of accounts and potential bad debts.

Duties and responsibilities:

- Chịu trách nhiệm cho tính hiệu quả và khoa học của bộ phận công nợ

To be responsible for the efficient and effective operation of the Credit Department.

- Đảm bảo luôn trao đổi thông tin với Credit Manager Accor khu vực và Giám đốc tài chính

To ensure that strong and open communication lines are maintained with the Financial Controller and Regional Credit Manager.

- Đảm bảo tất cả các bộ phận trong khách sạn tuân thủ chặt chẽ chính sách Credit

To ensure that the hotel credit policy and procedure is adhered to in all departments

- Hoàn thành trách nhiệm một các khoa học và hiệu quả

To discharge the duties in an effective and efficient manner.

Đơn xin mua chịu:

Credit applications

- Tiến hành sử lý đơn xin mua chịu của khách hàng trong vòng 10 ngày, đảm bảo rằng khách hàng được thông báo một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Việc cho phép mua chịu của tất cả các khách hàng phải được kiểm tra và phê duyệt từ Giám đốc tài chính

Process credit applications within 10 working days, ensuring that clients are notified promptly and professionally. The credit worthiness of all applicants is formally checked and approval must be received from the Financial Controller.

Phải thu khách trả sau

City Ledger

- Bảo đảm tất các hóa đơn, đối chiếu công nợ được phát hành đúng thời gian

Ensure all invoices / statements are issued on a timely basis.

- Theo dõi tính khẩn trương của nhân viên trong thu nợ các tài khoản qua hạn và giảm tối thiểu việc châm trễ

Monitor the prompt follow-up of all overdue accounts and minimize the recovery delay.

- Áp dụng qui trình trả lời các yêu cầu của khách hàng và ban giám đốc một cách hiệu quả

Implement effective inquiry response procedure for guests and management.

- Đảm bảo tất cả hoa hồng của đại lý được tính và thanh toán kịp thời

Ensure all travel agent commissions are timely processed and paid.

- Báo cáo phân tích tuổi nợ và tài khoản chi tiết phải thu

Report on monthly accounts receivable ageing analysis and detailed accounts' ledgers.

- Tiến hành họp credit it nhất 1 tháng một lần

Conduct credit meetings at least once a month.

- Tham dự cuộc họp Credit Manager để cập nhật các kiến thức về nguy cơ nợ khó đòi

Attend Credit Managers meetings to keep up to date knowledge of credit risks.

- Quản lý các tài khoản chậm trả một cách đúng đắn, kết hợp với thu nợ bên ngoài khi cần thiết

Appropriately manage all delinquent accounts, liaising with debt collectors where needed.

- Kiểm tra và đề nghị các tài khoản phải xóa nợ cung cấp các chứng từ hợp lý

Review and recommend accounts to be written off, providing appropriate documentation.

- Tài khoản khách đang ở và kết hợp với lễ tân:

Guest Ledger and liaison with Front Office:

- Kết hợp giữa phòng kế toán và bộ phận lễ tân

Liaise between the Accounting Department and the Front Office.

- Đảm bảo các tài khoản khách đang ở theo phòng và các tài khoản phòng ảo (PM) được kiểm tra hàng ngày và chuyển công nợ sang tài khoản phải thu khách đã check out trong vòng 48 tiếng kể từ lúc check out

Ensure PX and PM accounts are checked on daily basis and transferred to city ledger within 48hrs from the departure date.

- Kiểm tra sổ đặt cọc để đảm bảo rằng tất cả các số dư là cho khách đang ở hoặc để thanh toán trong tương lai

Review the Advance Deposit ledger to ensure all the balances are either current or for future date.

- Thông báo với trưởng bộ phận lễ tân tất cả các vi phạm về chính sách đạt cọc, credit của các trợ lý trưởng bộ phận lễ tân hoặc nhân viên lễ tân để có điều chỉnh kịp thời

Inform the Front Office Manager of any deviations from policy by Assistant Managers, or Front Office Cashiers that may come to his/ her attention.

- Đảm bảo việc hoàn lại tiền cho khách được thực hiên đúng thời gain và theo đúng chính sách của khách sạn với đầy đủ chứng từ kèm theo và các phê duyệt cần thiết

Ensure guest refunds are processed in a timely manner as per the hotel policy; with all supporting paperwork and required authorizations.

- Sẵn sàng thực thi một cách có trách nhiệm khi được giao bất kỳ công việc gì từ các cấp lãnh đạo cao hơn

To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.