Nhân viên Lễ tân (ca sáng/chiều)

1. Tiếp đón khách

- Nắm chắc danh sách, phiếu đặt phòng và yêu cầu đặc biệt của khách sắp tới, làm tốt công việc chuẩn bị đón tiếp khách

- Trực tiếp chào và tiếp đón khách toàn bộ khách kể cả khách đến liên hệ tại khách sạn.

- Tiếp nhận thông tin của các khách lẻ đến khách sạn và trả lời thông tin cho khách về các dịch vụ.

- Nắm rõ lịch hoạt động của nhà hàng, trung tâm thẩm mỹ, sức khoẻ….trong khách sạn và các chương trình khuyến mãi để thông báo cho khách.

2. Làm thủ tục check in

- Chuẩn bị các công việc chuẩn bị khách theo danh sách đăng ký phòng.

- Làm sẵn thẻ đăng ký cho những khách hàng quan trọng, chuẩn bị chìa khoá phòng và thiếp chào mừng

- Trực tiếp nhận thông tin đăng ký từ khách lẻ hoặc kiểm tra danh sách đăng ký phòng từ phần mềm.

- Tư vấn cho khách về các dịch vụ tại khách sạn (với khách lẻ).

- Làm phiếu đăng ký phòng cho khách theo mẫu, điền chính xác các nội dung cần thiết vào thẻ đăng ký.

- Làm thủ tục đặt cọc với các trường hợp cần thiết theo quy định của khách sạn.

- Giao phòng và chìa khoá phòng cho khách.

- Thông tin ngay cho bộ phận hành lý, bộ phận phòng tổ chức mang hành lý cho khách và làm thủ tục nhập phòng.

- Thông tin cho các bộ phận liên quan khác v/v khách đã check in theo kế hoạch chuẩn bị.

- Cập nhật vào phần mềm thông tin theo phiếu đăng ký khách sạn.

3. Làm thủ tục check out

- Nắm chắc danh sách khách dự định rời khách sạn trong ngày và làm các công việc chuẩn bị.

- Thông tin tình hình check out cho các bộ phận.

- Nhận các thông tin check out đột xuất và thực hiện theo thủ tục.

- Nhận lại chìa khóa phòng từ khách.

- Kết hợp với thu ngân làm thủ tục thanh toán cho khách.

- Trả lại thẻ VISA, CMND và các tài liệu khác liên quan cho khách sau khi đã làm xong thủ tục check out.

- Xử lý các khiếu nại của khách trong quá trình check out theo hướng dẫn xử lý tình huống…

4. Giải đáp các thông tin của khách hàng

- Trả lời các câu hỏi của khách và giải quyết các thắc mắc khiếu nại theo quy trình của khách sạn.

- Nắm rõ lịch hoạt động của nhà hàng, trung tâm thẩm mỹ, sức khoẻ….trong khách sạn và các chương trình khuyến mãi để thông báo cho khách.

- Với các thông tin ngoài khả năng giải quyết thì phải xin ý kiến của lãnh đạo.

5. Quản lý tài sản, công cụ được giao

- Sử dụng các công cụ dụng cụ theo đúng hướng dẫn.

- Quản lý các loại dụng cụ, tài sản được giao.

- Quản lý và đảm bảo đúng định mức các vật dụng bán hàng như catalog, cardvisit….Khi các vật dụng này hết so với định mức tối thiểu thì phải làm phiếu xuất kho.

- Trong trường hợp các tài sản, công cụ bị hư thì phải làm phiếu đề nghị sửa chữa.

6. Thực hiện báo cáo cho Trưởng bộ phận

- Báo cáo với Trưởng bộ phận danh sách và tư liệu về khách quý.

- Báo cáo các tình hình sự cố trong ngày.

- Báo cáo tình hình khách check in, check out trong ngày.