Nhân viên tiếp tân - Receptionist

1. Khái Quát Công Việc

Giúp đỡ khách lưu trú trong khách sạn một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Bảo đảm làm hài lòng khách và doanh thu phòng của khách sạn đạt mức tối đa (phối hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan nhằm phục vụ khách một cách trôi chảy). Có thể mở rộng trách nhiệm công việc với một hoặc nhiều công ty của tập đoàn trong cùng thành phố (khi cần thiết).

2. Trách Nhiệm

- Làm việc theo ca.

- Luôn thể hiện phong cách chuyên nghiệp. Tuân thủ theo những tiêu chuẩn và nội quy của khách sạn , quy định về phòng cháy chữa cháy, những thủ tục và chính sách của bộ phận.

- Mặc đồng phục và luôn giữ dáng vẻ gọn gàng sạch sẽ.

- Đi làm đúng giờ. Phải nắm vững lịch trực và nếu không thể đi làm được phải thông báo văn phòng Lễ tân sớm để bố trí người thay thế.

- Trực tổng đài: xử lý điện thoại gọi đến, kiểm tra điện thoại gọi đến, ghi nhận tin nhắn, chuyển điện thoại và giải quyết những thắc mắc.

- Hỗ trợ nhiệm vụ giới thiệu phòng: chào và hộ tống khách, cung cấp thông tin cho khách hàng, giải thích về những tiện nghi của khách sạn hỏi địa chỉ liên lạc để chuyển cho reservation

- Nhận khách: chào, xác nhận đặt phòng, nhận hộ chiếu và thị thực để hoàn tất thủ tục đăng ký.

- Thực hiện thủ tục khách trả phòng : chào, in hóa đơn thanh toán tiền phòng và những chi phí khác. Thu tiền và nhận lại chìa khóa. Khuyến khích khách quay lại. Cảm ơn khách về thời gian lưu trú. Hoàn tất những thủ tục còn lại sau khi khách trả phòng.

- Xử lý những khiếu nại và yêu cầu: báo cáo phòng ban có liên quan, ghi nhận và sổ, theo dõi.

- Giám sát và kiểm tra khách thăm viếng : hộ tống khách thăm viếng khi cần thiết, hỏi thông tin về khách (CMND, hộ chiếu, bằng lái xe…) để đăng ký, thông báo khách cuộc thăm viếng và ghi nhận vào sổ.

- Giữ chìa kháo phòng và văn phòng : kiểm soát chià khóa khách và chìa khóa nội bộ.

- Nhận đổi tiền cho khách hàng ngày.

- Thu tiền từ khách: chuẩn bị hóa đơn, phát biên nhận khi khách thanh toán. Lập báo cáo tiền để nộp kế toán.

- Gọi báo thức.

- Giúp khách xác nhận chuyến bay và những thông tin khác.

- Xử lý đồ vật nhặt được: ghi nhận ngày giờ tìm thấy đồ vật, ghi nhận mô tả đồ vật và tên người nhặt được vào sổ. Thông báo và chuyển đồ vật cho phòng quản lý.

- Ghi nhận chính xác việc điều xe.

- Đảm nhiệm trực phòng Business Center và phụ trách quầy lưu niệm sau giờ hành chính

- Hoàn tất báo cáo và nhiệm vụ ban đêm : chuẩn bị việc nhận khách và khách trả phòng ngày hôm sau, hoàn thành báo cáo “night Audit”. Xác nhận những cuộc gọi báo thức, bảo đảm an ninh trong khách sạn

- Thực hiện những ghi nhận thường ngày: báo cáo và ghi nhận sai biệt, bảo đảm vệ sinh khu vực làm việc, bảo đảm các biển báo và thiết bị đang trong tình trạng hoạt động.

- Thực hiện những trách nhiệm/công việc khác do ban quản lý phân công theo từng thời điểm.