Operator / Nhân Viên Tổng Đài

Job Purpose/ Mục đích công việc:

Responsible for all activities relevant to the Front Desk such as the reception, check in / out, rooming of all Hotel guests, foreign exchange and assisting them with inquiries.

Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến Tiền sảnh như: lễ tân, nhận / trả phòng, đặt phòng cho tất cả khách của Khách sạn, thu đổi ngoại tệ và hỗ trợ họ giải đáp các thắc mắc.

Primary Responsibilities/ Trách nhiệm chính:

• Greets all guests at all times in a friendly and helpful manner and attempts to learn and use guest’s name at every opportunity

Luôn chào đón tất cả khách một cách thân thiện và bảo đảm sử dụng tên khách ở mọi tình huống.

• Registers and rooms all arrivals according to established procedures

Đăng ký và đặt phòng cho tất cả khách đến theo quy trình có sẵn.

• Maintains intimate knowledge of departmental standards and procedures

Bảo đảm mọi thông tin liên quan về tiêu chuẩn và quy trình của bộ phận

• Performs check in, check out and room change procedures and ensures all data are entered completely into the hotel systems in accordance with reservation

Thực hiện nhận phòng, trả phòng và các thủ tục thay đổi phòng và đảm bảo tất cả dữ liệu được nhập hoàn toàn vào hệ thống của khách sạn theo yêu cầu đặt phòng

• Maintains cashier float and ensures accurate daily report of all money received

Kiểm tra quầy thu ngân và đảm bảo báo cáo hàng ngày chính xác về tất cả số tiền nhận được

• Cashes hotel guest’s personal and travelers checks and assists with currency exchange

Kiểm tra cá nhân và khách du lịch của khách sạn và hỗ trợ thu đổi ngoại tệ

• Keeps abreast of all modifications to accounting policies and procedures

Bám sát tất cả các chính sách và thủ tục về kế toán

• Responsible and attends to guest’s request of using the service of safety box at all times

Chịu trách nhiệm và luôn đáp ứng yêu cầu của khách về việc sử dụng dịch vụ két sắt

• Knowledgeable of all special promotion procedures, for programs such as; Seasonal Packages, Frequent Flyers Programs, and also Accor Loyalty programs.

Nắm rõ tất cả các quy trình khuyến mại đặc biệt, đối với các chương trình như: Gói theo mùa, Chương trình khách hàng thường xuyên và cả chương trình Khách hàng thân thiết.

• Attends to guest’s complaints, inquiries and requests, referees problems to supervisor/Duty Manager if he/she unable to assist.

Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc và yêu cầu của khách, báo cáo các vấn đề với người giám sát / Quản lý sảnh nếu Nhân viên CI không thể hỗ trợ.

• Familiar with other Accor hotels so that guest indicating any next destination on the registration card can be “sold” an onward booking to another Accor hotel

Nắm thông tin về các khách sạn thuộc Accor, trong trường hợp khách hàng chỉ ra điểm đến tiếp theo trên phiếu đăng ký, Nhân viên CI có thể được “bán” được đơn phòng tiếp theo cho một khách sạn khác Accor.

• Does everything possible to ensure that the guests depart the hotel with a positive impression of hotel service

Luôn cố gắng để đảm bảo rằng khách rời khách sạn với ấn tượng tích cực về dịch vụ

• Performs the audit balances and prepares all works for audit in an orderly fashion

Kết quả kiểm toán cân đối và chuẩn bị tất cả các công việc để kiểm toán một cách có trật tự

• When on night shift, checks night report, prepare the morning report and prepare all necessary forms for the guest arrival

Kiểm tra báo cáo ban đêm, chuẩn bị báo cáo buổi sáng và chuẩn bị tất cả các giấy tờ cần thiết cho khách đến

• Maintains comprehensive knowledge of standard reservation procedures including correct forms to use, how to read fax, e-mail, messages, and how to interpret availability sources within the reservation systems

Duy trì kiến thức toàn diện về các thủ tục đặt phòng tiêu chuẩn bao gồm các biểu mẫu chính xác để sử dụng, cách đọc fax, e-mail, tin nhắn và cách giải thích các nguồn phòng trong hệ thống đặt phòng

• Maintains exemplary department standards of behavior and appearance and attitude as expected in Premier Village

Duy trì các tiêu chuẩn mẫu mực về hành vi cũng như ngoại hình và thái độ ở Premier Village

• Takes personal interest and pride to ensure that the front desk work area is kept clean and in an orderly state all times

Đảm bảo rằng khu vực quầy lễ tân luôn được giữ sạch sẽ.

• Endeavors to maintain the high standards of the hotel with particular regard to the importance of A/Club member and other VIP’s and with reference to hotel and to be a health or safety hazard

Nỗ lực duy trì các tiêu chuẩn cao của khách sạn đặc biệt là tầm quan trọng của thành viên

A / Club và khách VIP khác về các vấn đề an toàn và nguy hiểm liên quan.

• Conversant with emergency evacuation and fire procedures for relevant department

Trao đổi với các thủ tục sơ tán khẩn cấp và cứu hỏa cho các bộ phận liên quan

• Perform any other task assigned based on the hotel needs or requirements.

Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác được giao dựa trên nhu cầu của khách sạn