[SHG - HO] Chuyên viên Phụ trách khách Ngoại giao

1. Nhận thông tin, tư vấn, kiểm tra tình trạng & bố trí dịch vụ tại các Dự án Sungroup quản lý

- Nhận thông tin đặt dịch vụ tại các Dự án qua mail cá nhân và số điện thoại Hotline hoặc từ yêu cầu trực tiếp của Lãnh đạo

- Hỗ trợ tư vấn kịp thời, chính xác & nhiệt tình cho đầu mối đặt dịch vụ về các nhu cầu của KNG

- Kiểm tra tình trạng dịch vụ theo yêu cầu đặt với các Dự án

- Phản hồi thông tin cho đầu mối đặt dịch vụ & gởi mail bố trí dịch vụ cho Dự án nếu kiểm tra tình trạng dịch vụ ổn thỏa

- Kịp thời xử lý các dịch vụ nếu có các yêu cầu phát sinh

2. Theo dõi và bổ sung Tờ trình sử dụng dịch vụ cho các Dự án

- Tổng hợp chi phí phát sinh trong thời gian Khách ngoại giao lưu trú tại các Dự án để chuyển cho đầu mối đặt dịch vụ và bổ sung phê duyệt chi phí cho các đoàn Khách ngoại giao

- Theo dõi tình trạng bổ sung Tờ trình sử dụng dịch vụ tại các Dự án từ đầu mối đặt

- Đốc thúc đầu mối nếu chưa nhận được Tờ trình sau ngày khách sử dụng các dịch vụ hoặcnhờ sự can thiệp của Ban Thanh Tra nếu quá lâu ngày vẫn chưa nhận được theo quy trình Kháchngoại giao đã được ban hành từ Tập Đoàn

- Hoàn thành Tờ trình nếu nhận yêu cầu từ Lãnh đạo

3. Báo cáo Khách ngoại giao

- Cuối mỗi ngày gởi Báo cáo tổng hợp KNG phát sinh trong ngày, nhắc nhở các trường hợp KNG quan trọng, cần lưu ý cho Đại diện CĐT, Trưởng Vùng lưu ý công tác tiếp đón KNG

- Theo dõi, tổng hợp chi phí KNG, BĐS của tháng trước và gửi Báo cáo tập hợp chi phí KNG vào ngày 5 hàng tháng cho VPTĐ

- Tổng hợp các báo khác theo yêu cầu của Lãnh Đạo, Trưởng vùng (nếu có) 

4. Công tác chuẩn bị & Tiếp đón các Đoàn KNG quan trọng của Tập đoàn

- Nhắc nhở, thông báo cho Đại diện CĐT, trưởng Vùng về các trường hợp khách ngoại giao quan trọng, cần lưu ý trong công tác tiếp đón tối thiểu 1 ngày trước khi khách check-in.

- Hỗ trợ Đại diện CĐT trong các tác chuẩn bị phòng, dịch vụ trước khi khách check-in/sử dụng dịch vụ. Đảm bảo mọi việc đều hoàn thiện, chỉn chu

- Trong quá trình đón tiếp khách cần chu đáo, nhiệt tình, quan sát, lắng nghe kỹ để hỗ trợ kịp thời hoặc nhờ hỗ trợ từ Đại diện CĐT, Trưởng Vùng hoặc đơn vị vận hành nếu có bất kỳ phát sinh nào từ lúc khách check-in và cho đến khi khách check-out.

- Phối hợp, hỗ trợ của khách sạn, phục vụ Đoàn khách trong quá trình ăn uống (nếu có).