Thư Ký Kỹ Thuật

Nhiệm vụ chính:1. Công tác hành chính và hỗ trợ kỹ thuật:• Hỗ trợ Kỹ sư trưởng trong các mục tiêu chiến lược của bộ phận kỹ thuật.• Tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi, yêu cầu công việc từ các phòng ban và cư dân, chuyển tiếp thông tin rõ ràng, chính xác đến đội ngũ kỹ thuật.• Quản lý và duy trì vật tư văn phòng, đảm bảo luôn sẵn sàng sử dụng.• Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp, lịch kiểm tra, bảo trì, và đảm bảo tuân thủ các kế hoạch đã đề ra.• Soạn thảo văn bản, biên bản họp, thư từ liên quan đến công tác kỹ thuật và phát hành đến các bộ phận có liên quan.• Quản lý hồ sơ và các hợp đồng bảo trì hiệu quả, rõ ràng.2. Hỗ trợ tài chính và mua sắm:• Hỗ trợ Kỹ sư trưởng xây dựng ngân sách hoạt động hằng năm.• Tổng hợp dự toán, theo dõi và gửi báo cáo chi phí cuối tháng cho phòng kế toán.• Duy trì hồ sơ thanh toán, quản lý các khoản thu chi bộ phận kỹ thuật một cách chính xác.• Quản lý quỹ tiền mặt của bộ phận.3. Quản lý nhà thầu phụ và nhà cung cấp:• Thực hiện đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ.• Hỗ trợ Kỹ sư trưởng trong việc xem xét, đánh giá hợp đồng bảo trì định kỳ.• Giao tiếp, liên lạc hiệu quả với các nhà thầu, nhà cung cấp để đảm bảo tiến độ công việc.4. Báo cáo:• Chuẩn bị báo cáo kỹ thuật định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.• Theo dõi, cập nhật và báo cáo kịp thời các hoạt động kỹ thuật trong tòa nhà.