Tổ Trưởng Hành Lý (Bell Captain)

• Hỗ trợ Trưởng bộ phận Tiếp tân trong việc điều hành và hiệu quả nhằm đảm bảo tối đa sự hài lòng của khách lưu trú. Anh/chị cần tích cực trong việc thực thi nhiệm vụ tại khu vực sảnh và sẵn sàng giúp đỡ khách lưu trú cũng như khách thăm viếng trong bất kỳ thời điểm nào. Tất cả khách lưu trú đi ngang qua khu vực sảnh phải được chào đón theo chuẩn mực.

2. Trách nhiệm

• Làm việc theo ca.

• Luôn thể hiện phong cách chuyên nghiệp. Tuân thủ theo những tiêu chuẩn và nội quy của rkhách sạn quy định về phòng cháy chữa cháy, những thủ tục và chính sách của bộ phận.

• Mặc đồng phục và luôn giữ dáng vẻ gọn gàng sạch sẽ.

• Đi làm đúng giờ. Phải nắm vững lịch trực và nếu không thể đi làm được phải thông báo văn phòng Lễ tân sớm để bố trí người thay thế.

• Kiểm tra, giám sát và bào đảm mọi nội qui, thủ tục của bộ phận Tiền Sảnh luôn được tuân thủ

• Trợ giúp trợ lý sắp xếp ca làm việc cho nhân viên

• Đề xuất các nguyện vọng của nhân viên lên cấp trên liên quan đến công việc hàng ngày nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách

• Đọc logbook hàng ngày để nắm tình hình hoạt động của bộ phận

• Kiểm tra và giám sát hoạt động của nhân viên. Kịp thời chỉnh sửa những sai sót đảm bảo sự hài lòng của khách

• Đảm bảo nhận viên trực thuộc luôn có ý thức tiết kiệm khi sử dụng trang thiết bị, vật dụng của khách sạn cho mục đích kinh doanh.

• Đảm bảo nhân viên không ngủ trong ca làm việc và không sử dụng các tiện nghi, trang thiết bị của khách sạn cho công việc cá nhân

• Giải quyết các vấn đề, phàn nàn và ý kiến của khách hàng

• Hưởng ứng sự thay đổi về các chức năng bộ phận Tiền sảnh theo yêu cầu đòi hỏi của công ty, khách hàng hay xuất phát từ ngành nghề

• Đảm bảo rằng tất cả khách thuê phòng đều nhận được một dịch vụ lịch sự và chuyên nghiệp ở mọi thời điểm.

• Luôn cập nhật thông tin về các hoạt động trong nội bộ, có kiến thức và thông tin về nhà hàng và tận dụng cơ hội để “bán vượt trội” các dịch vụ và tiện nghị khi có điều kiện

• Giám sát các dịch vụ về hành lý, đảm bảo tính nhanh chóng và hiệu quả của dịch vụ.

• Giám sát việc chuyển giao các tin nhắn và thông điệp, giảm tối thiểu sự chậm trễ.

• Gặp và chào đón tất cả khách đến /khách lưu trú, đảm bảo làm hài lòng khách, và hành lý của khách phải được chuyển đến phòng của họ một cách nhanh chóng

• Đảm bảo rằng tất cả các chìa khoá của các phòng mà khách đã trả phòng phải được trả lại cho Tiếp tân

• Đảm bảo việc đáp ứng dịch vụ ‘limousine’ một cách hiệu quả và nhanh chóng cho khách hàng.

• Nắm bắt được tất cả các hoạt động ngay tại cơ sở và trong thành phố

• Đảm bảo việc kiểm soát và ghi chép hành lý đang được lưu giữ trong ca trực một cách chính xác, đầy đủ và tất cả các thông tin có liên quan đều được ghi nhận trong sổ thông tin khách hàng và sổ nhật ký.

• Đảm bảo rằng các bảng chức năng được cập nhật mỗi ngày

• Đảm bảo rằng khu vực xe ra vào, sân trước, khu vực cổng chính luôn sạch sẽ và thông thoáng cho các phương tiện ở mọi thời điểm

• Đảm bảo rằng các lá cờ được kéo lên và hạ xuống theo đúng yêu cầu, luôn giữ sạch sẽ và trong tình trạng tốt, thay thế khi cần thiết.

• Đảm bảo việc tất cả các nhân viên luôn lịch sự và chuyên nghiệp ở bất kỳ thời điểm nào.

• Việc ghi nhận thông tin về hành lý, hoạt động của đội xe và các góp ý của khách hàng phải được duy trì cập nhật hàng ngày trong sổ nhật ký.