TRỢ LÝ LỄ TÂN/ASSISTANT FRONT OFFICE MANAGER

• Đề xuất tuyển dụng nhân viên mới và chấm dứt hợp đồng.

To propose recruitment of new employees and termination of Labour contract.

• Huấn luyện cho nhân viên cấp thấp.

To provide training to Rank & File positions.

• Báo cáo cho Trưởng bộ phận Tiền sảnh tình hình làm việc của nhân viên và có đề xuất khen thưởng hoặc đề nghị hình thức kỷ luật.

To report to FOM the employee’s working status and propose any reward for disciplinary.

• Nâng cao tinh thần phục vụ và sáng tạo trong tập thể.

To enhance service spirit and creation of the team.

• Định ra cơ cấu tổ chức làm việc, giám sát, phối hợp, lập kế hoạch hoạt động hằng ngày của nhân sự trong bộ phận.

To set, supervise and coordinate team’s working structure and daily operations schedule.

• Lập lịch làm việc để chuyển cho tổ trực ban khách sạn và kiểm tra việc thực hiện theo lịch.

To make working schedule and send to Managers on duties and check the execution.

• Giám sát công việc nhận đặt phòng.

To supervise the booking reservation.

• Chịu trách nhiệm về tình trạng hoạt động tốt của các trang thiết bị máy móc như máy vi tính, máy tính tiền, tủ gửi tiền, chìa khóa dự trữ...để sẵn sàng phục vụ khách. Hỗ trợ cho Trưởng bộ phận Tiền sảnh trong việc duy trì sự sang trọng, lịch sự của sảnh khách sạn.

To responsible for good working conditions of all equipment such as computer, calculator, safety box, spare keys, etc. to be ready for guest service. To support FOM in maintaining the deluxe and elegant of hotel’s lobby.

• Phân công nhân viên làm vệ sinh khu vực Tiền sảnh luôn ngăn nắp sạch sẽ.

To allocate staff to ensure the cleanliness and tidy of lobby area.

• Theo dõi tiến trình cạnh tranh của các khách sạn khác (về phục vụ, giá cả…).

To keep track of market’s competitive policies on services and pricing.

• Duy trì giám sát mọi hoạt động liên quan đến bộ phận theo quy định của Ban Tổng quản lý khách sạn.

To maintain all relating operation activities of department according to BOM’s regulation.

• Tiếp nhận lời phàn nàn của khách và giải quyết ngay những việc có thể làm, hoặc chuyển cho Trưởng bộ phận Tiền sảnh giải quyết.

To adopt guest’s complaint and resolve any possible resolved issues, or transfer to FOM for further process.

• Báo cáo các ý kiến đóng góp của khách và luôn quan tâm đến việc nâng cao chất lượng phục vụ.

To report on guest’s comments and pay attention to the improvement of service quality.

• Kiểm tra công việc của Thu ngân Tiếp tân liên quan đến việc nhập số liệu chính xác và phương thức thanh toán đúng.

To check the daily work of Cashier in relating to data input and payment process.

• Kiểm tra phòng VIP, phòng Suite – gặp gỡ và đưa khách lên phòng – chào đón đại diện các hãng du lịch, hàng không khi được phân công.

To check VIP and Suite room – to meet and accompany the guest to room – to welcome representative of travel companies and airline as assigned.

• Đáp ứng các yêu cầu phục vụ của khách VIP. Lập ra danh sách khách VIP hàng tuần và các yêu cầu của khách.

To meet service requirements of VIP guest. To make a list of weekly VIP guest and their requirements.

• Kết hợp với bộ phận Bảo vệ nhằm đảm bảo sự an toàn cho khách, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến việc báo mất mát của khách.

To coordinate with Security Department and ensure the secure of guest, to solve all issues relating to any lost item of guest.

• Duy trì mối quan hệ với các đối tác cung cấp dịch vụ: các hãng taxi, bệnh viện, cứu hỏa, thuê xe, nhà cung cấp báo, các Khách Sạn khác.

To maintain the relationship with suppliers: taxi company, hospital, fire station, car rental, newspaper supplier and other hotels.

Các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng Quản lý và Trưởng bộ phận.

Other tasks as assigned by Board of Management and Head of Department.