TRƯỞNG BỘ PHẬN LỄ TÂN/FRONT OFFICE MANAGER (FOM)

• Tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động phục vụ khách của các bộ phận Tiếp tân, Đặt phòng, trực điện thoại, Concierge, .. tại khu vực Tiền Sảnh để đảm bảo việc tiếp đón và phục vụ khách được hài hoà, chu đáo và kịp thời. Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận Tiền Sảnh và cuộc họp nội bộ định kỳ và đột xuất. Tổ chức toàn bộ các quy trình, quy định liên quan đến hoạt động của khu vực Tiền sảnh.

To organize, manage and supervise the guest service operations of Front office, Reservation, call center, Concierge, etc. at Front office area and ensure the best guest’s welcoming and serving. To host the morning briefing of Front Office department, periodic and sudden internal meeting. To organize all procedures and regulation in relating to Front Office operations.

• Tham gia dự họp Briefing hàng ngày với Ban Tổng quản lý và các trưởng bộ phận khác.

To attend morning briefing with Board of Management and other Heads of Departments.

• Kiểm tra các phòng sẵn sàng để khách check in, đặc biệt là khách VIP.

To check room availability for guests’ check in, especially VIP guests.

• Chuẩn bị các quy trình đón khách VIP theo Quy trình đón khách VIP (SOP-FO-000) của khách sạn, tổ chức và theo dõi việc đón khách VIP từ sân bay về khách sạn và báo cho Tổng Quản lý để tham gia đón khách tại lobby của khách sạn.

To prepare welcoming VIP guests process as per VIP Guest’s SOP, organize and follow up the VIP picking up from the airport to the hotel and inform General Manager for guest welcoming at the lobby.

• Đích thân tham gia tổ chức các sự kiện của khách sạn trong việc tổ chức tiếp đón các đoàn khách đặc biệt hoặc các sự kiện của khách sạn.

To organize hotel’s event particular in welcoming VIP group.

• Đích thân gặp gỡ khách hàng để giải quyết những than phiền của khách hàng, hoặc gửi thư trả lời những góp ý của khách đã rời khách sạn.

To meet guests in person to resolve guests’ complaint, or send feedback to guests’ comments.

• Xem xét và giải quyết tất cả những vấn đề về đặt phòng của khách, lưu giữ danh sách đăng ký của khách hàng cũ và nỗ lực thu hút các khách hàng mới.

To consider and resolve any room booking relating issues, to keep booking record of old guests and attempt to attract new guests.

• Lập kế hoạch kinh doanh cho bộ phận mình theo chỉ tiêu hướng dẫn của GĐ Tài chính (hoặc FC), tổ chức thực hiện để hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch được giao, kể cả những báo cáo kịp thời về những rủi ro tiềm ẩn về công nợ khách hàng.

To make business plan for department as per target set by Finance Director (or FC), to organize the execution in order to achieve set target, including reports on potential risks from guests’ debt.

• Phối hợp với Ban Tổng quản lý và các bộ phận khác trong khách sạn:

To coordinate with Board of Management and other departments:

- Phối hợp với bộ phận HK, Sales, E.Com để nắm vững tình trạng phòng và bất kỳ vấn đề liên quan trực tiếp đến việc bảo dưỡng phòng, phối hợp lịch bảo dưỡng phòng với lịch bố trí phòng cho khách tương thích.

To coordinate with HK, Sales, Ecommerce department to control the room status and any relating issues to room’s maintenance, to coordinate the room maintenance schedule and room booking schedule.

- Phối hợp với HK (P.A), bảo dưỡng cây cảnh, Kỹ thuật để đảm bảo công việc bảo dưỡng khu vực Tiền sảnh, các lối đi, khu vực sảnh chính luôn được sạch sẽ, ngăn nắp, duy trì một không gian lịch sự, sang trọng, mỗi trang thiết bị trong khu đều luôn luôn ở tình trạng hoạt động tốt.

To coordinate with HK (PA) and Maintenance to ensure the maintenance of Front office area, entrance, public area are in good, tidy condition, elegant, every equipment in the area are in good working condition.

- Phối hợp với bộ phận Sales & Marketing, Kế toán xem xét giá phòng hàng ngày, số lượng phòng bán, điều chỉnh giá phòng để đảm bảo đạt được doanh thu tối ưu cho mỗi ngày. Đảm bảo các hóa đơn phải được lập dụng vào thời điểm phù hợp theo yêu cầu của khách.

To coordinate with Sales & Marketing, Accounting departments to review room price every day, number of room sold, to adjust room price to ensure the obtaining of the best revenue every day. To ensure the invoice is made at the appropriate timing as per guests’ request.

- Tìm hiểu các mục giá hàng ngày của các đối thủ cạnh tranh để chuyển cho Ban Tổng quản lý và phòng Sales.

To look for competitor’s daily pricing rates and send to Board of Management and Sales team.

• Tham dự các Credit Meeting hàng tháng để báo cáo tình hình công nợ của khu vực mình phụ trách.

To attend monthly Credit meeting and report on the status of debt under private sector management.

• Quản lý, tổ chức phân công, đào tạo, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực của bộ phận Tiền Sảnh. Có kế hoạch tự phát triển bản thân.

To manage, organize, train, evaluate and develop human resources of Front Office area. To set self-development plan.

• Tổ chức, trực tiếp tham gia công tác sales, duy trì nguồn khách cũ, phát triển thị phần khách.

To organize and take part in sales tasks, to maintain current guests and develop the market share.

• Các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng Quản lý.

Other tasks as assigned by Board of Management.