[VINPEARL RESORT & SPA HẠ LONG] NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

+ Là đầu mối thông tin chung tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến để xử lý công việc của BP; điều phối thông tin đến các tổ vận hành nhanh chóng, kịp thời;

+ Chủ động liên hệ bộ phận có liên quan về việc thực hiện cấp mới, kiểm định, gia hạn, làm mới các loại giấy phép đúng thời hạn và theo quy định của các cơ quản quản lý có liên quan;

+ Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, hồ sơ nhập thú, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

+ Tìm kiếm nhà cung cấp, lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư, công cụ dụng cụ,… cho Bộ phận, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng BP;

+ Theo dõi và kiểm kê tài sản của bộ phận thực hiện đúng các quy định của Tập đoàn/ Công ty về kiểm kê và quản lý tài sản, đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, không thất thoát và có danh mục theo dõi rõ ràng, đầy đủ; phối hợp với các phòng/cơ sở trong Công ty hoặc các Công ty khác trong việc điều chuyển tài sản thừa + đảm bảo sử dụng tài sản đúng mục đích và có hiệu quả;

+ Kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý,… tài sản thuộc phạm vi quản lý đúng theo hướng dẫn kỹ thuật và các quy định của chế độ bảo hành;

+ Thực hiện thủ tục thanh toán chi phí phát sinh của BP trong quá trình vận hành: công tác phí, tạm ứng phục vụ công việc, chi phí tiếp khách, thanh toán mua hàng đối với các mặt hàng tự cung ứng,…

+ Thực hiện các công việc hậu cần như: chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp bộ phận, đặt và theo dõi cấp phát văn phòng phẩm…;

+ Báo cáo trực tiếp cho Trưởng bộ phận ngay khi phát hiện các vấn đề/tình huống/sự cố trong quá trình thực hiện công việc hoặc báo cáo vượt cấp khi CBQL trực tiếp không giải quyết hoặc giải quyết không dứt điểm