Account Payable cum General Cashier/ Kế toán thanh toán kiêm Thu ngân

Theo dõi tình hình công nợ với nhà cung cấp.

- Base on the signed contract, check the payment status applied to the supplier.

Căn cứ theo hợp đồng đã ký, kiểm tra tình trạng thanh toán áp dụng cho nhà cung cấp.

- Receive and examine documents are transferred from the Store department (store receipts, bill of delivery/ retail invoice, PR, PO…)

Nhận và kiểm tra chứng từ được bộ phận Kho chuyển lên ( Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng/ Hóa đơn lẻ, PR, PO...), kiểm tra mã khách hàng để hoàn thành các chứng từ liên quan.

- Follow debt with the supplier and period payment.

Theo dõi công nợ với nhà cung cấp và thanh toán theo thời hạn.

- Update deposits, payments, prepayments of the supplier with purchasing department.

Cập nhật các khoản đặt cọc, thanh toán, trả trước cho nhà cung cấp với bộ phận mua hàng.

- Set up necessary documents and save at accounting department.

Lập các chứng từ cần thiết lưu tại bộ phận kế toán.

- Perform payment procedures for the supplier with sufficient payment condition and examine documents to carry out entire cash receipt, banking receipt and transfer to cashier.

Thực hiện thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp khi đủ điều kiện thanh toán và kiểm tra chứng từ để thực hiện toàn bộ phiếu chi tiền mặt, phiếu chi tiền ngân hàng chuyển qua cho thủ quỹ.

- Approve cash advances for staff, purchasing department and follow advances.

Duyệt Tạm ứng tiền cho nhân viên, cho bộ phận mua hàng và theo dõi các khoản tạm ứng.

- Follow the reimbursement and examine reimbursable documents of staffs

Theo dõi việc hoàn ứng và kiểm tra chứng từ hoàn ứng của nhân viên.

- Provide information and notify superiors and relevant department if there are any problems related to payable items.

Cung cấp thông tin và Thông báo cho Cấp trên và bộ phận liên quan nếu phát sinh vấn đề liên quan đến các khoản phải trả.

- Perform weekly payment plan for next week and report to superiors.

Hàng tuần thực hiện bảng kế hoạch thanh toán cho tuần sau nộp cho cấp trên

• Document implementation

Chứng từ thực hiện:

- All cash payment receipt of system (including the advances for staffs)

Toàn bộ Phiếu chi tiền mặt của hệ thống (Bao gồm cả các khoản tạm ứng cho nhân viên)

- All banking payment receipt of system

Toàn bộ Phiếu chi tiền gửi ngân hàng của hệ thống

- Payable liabilities documents in book.

Chứng từ ghi sổ các khoản công nợ phải trả.

- Save all supplying contracts, make into file and follow all terms and time-limit in the contracts.

Lưu toàn bộ hợp đồng cung cấp, làm file theo dõi các điều khoản và thời hạn ghi trên hợp đồng.

- Cash payment receipt: responsible to reflect exactly expenses and assign departments according to rules of accounting system.

Phiếu chi Tiền mặt: nhiệm vụ phản ánh đúng chi phí và phân bổ đúng bộ phận theo quy định của hệ thống kế toán.

- Banking payment receipt: based on banking statements, check the transfer payment items and implement to form receipt.

Phiếu chi Ngân hàng: Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng, kiểm tra các khoản đã chuyển khoản thanh toán và thực hiện lập phiếu.

• Report implementation

Báo Cáo thực hiện:

- Compare with Bank all payment items for the supplier.

Đối chiếu với ngân hàng các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp.

- Report payment situation and find out handling project for late payment liabilities.

Báo cáo tình hình thanh toán và tìm phương án giải quyết cho các khoản nợ chậm thanh toán.

- Compare debt with payments for the supplier.

Đối chiếu công nợ với các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.

- Establish the aging balance list, report payable items ( in summary and detail)

Lập bảng tổng hợp cân đối tuổi nợ, báo cáo các khoản phải trả (tổng hợp và chi tiết).

- Prepare to explain about aging schedule and payment method.

Chuẩn bị giải trình về lịch trình tuổi nợ và phương thức thanh toán.

- Perform other duties which are assigned by The Hotel Management from time to time.

Thực hiện các công việc khác do Ban Quản Lý Khách Sạn phân công.

.