Accounts Payable - Kế toán thanh toán

RESPONSIBILITIES AND MEANS

TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ

• To ensure the legitimacy and accuracy of the account payable ageing balances.

Đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của số dư công nợ theo tuổi nợ

• To ensure that the payment process is initiated on a timely basis.

Đảm bảo thanh toán cho khách đúng thời hạn

ADMINISTRATIVE RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ

• To discharge the duties in an effective and efficient manner.

Thực thi nhiệm vụ một cách hiệu quả và khoa học

TECHNICAL RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM CHUYÊN MÔN

• To collect and review all documents necessary for preparation of the payment run (purchase request, purchase order, receiving record, invoice, etc). Ensure the mathematical accuracy, legitimacy and completeness of the transaction before payment.

Tập hợp và kiểm tra tất cả hồ sơ liên quan để làm thủ tục thanh toán (Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, hóa đơn . . .), đảm bảo tính chính xác, lôgic, xác thực, hợp pháp và đầy đủ của nghiệp vụ trước khi tiến hành thanh toán.

• To prepare Payable Vouchers and initiate the payment process in a timely manner.

Lập chứng từ thanh toán đúng thời hạn

• To perform all Accounts Payable sub-ledger postings and to verify that Accounts Payable sub- ledger and General Ledger balances agree.

Thực hiện ghi chép sổ chi tiết các nghiệp vụ phát sinh và xác nhận số liệu đã trùng khớp với số liệu trên sổ cái

• To maintain the filing system for creditors' and ensure that on-hand outstanding invoices match with A/P ageing report as per the system.

Duy trì việc cập nhật công nợ khách hàng vào hệ thống file và đảm bảo rằng số dư công nợ phải trả theo hóa đơn phải khớp với số liệu trên báo cáo công nợ theo tuổi nợ

• To perform monthly reconciliations between AP sub ledger accounts and supplier statements.

Tiến hành đối chiếu hàng tháng giữa sổ chi tiết và bảng cân đối nợ nhận từ khách hàng

• To print a system generated payment summary and ensure the prompt payment of all invoices selected.

In báo cáo thanh toán tóm tắt từ hê thống và đảm bảo thanh toán nhanh chóng tất cả các hóa đơn đã nhận

• Stamping all documents "paid" once the payment approval process is completed, to prevent the risk of double payment in the future.

Đóng dấu “Đã thanh toán” trên bộ chứng từ đã hòan tất việc thanh toán để ngăn ngừa trường hợp thanh toán trùng sau này.

• To check, record and reconcile VAT in-put, with-holding tax before declaring and payment.

Kiểm tra, ghi nhận và điều chỉnh thuế GTGT đầu vào, thuế nhà thầu nước ngoài trước khi kê khai và thanh toán.

COMMERCIAL RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM QUAN HỆ THƯƠNG MẠI

• To answer all queries from suppliers in a professional manner.

Trả lời tất cả các câu hỏi của nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp