Accounts Receivable - Kế toán công nợ

RESPONSIBILITIES AND MEANS

TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ

• To ensure the accuracy of all charges and credits to the various debtor accounts and ensure they are posted on a timely basis.

Đảm báo tính xác của tất cả các khoản tính cho khách hàng và công nợ phải thu của tất cả khách hàng được nhập chính xác và đúng thời hạn

• The preparation and mailing of account statements to customers on a timely basis and to monitor the subsequent collection of all accounts.

Chuẩn bị và gửi thư đòi nợ cho các khách hàng đúng theo lịch trình, theo dõi việc thanh toán của khách hàng

• To conduct all necessary credit checks on all new credit applicants, to make recommendations according to existing credit policies and to maintain details of credit given to customers.

Tiến hành tất cả các biện pháp để kiểm tra khả năng thanh toán của tất cả các công ty mới nộp đơn xin công nợ, làm đề xuất cho khách công nợ theo chính sách công nợ và lưu mức độ công nợ được duyệt của mỗi khách hàng

• The completion and updating of all individual debtor records.

Chịu trách nhiệm lập và bổ sung các dữ liệu về khách hàng phải thu

• To ensure all invoices was issued correctly daily and responsibility to issue Invoice (if needed or receive special requirement from any TA), Invoice correction .

Đảm báo tính xác của tất cả các hóa đơn được xuất hàng ngày, có trách nhiệm xuất hóa đơn cho các Công ty lữ hành, khách hàng có yêu cầu đặc biệt mà hệ thống xuất hóa đơn không xử lý được), sửa các hóa đơn bị sai.

ADMINISTRATIVE RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM HÀNH CHÍNH

• To discharge the duties in an effective and efficient manner.

Thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh nhất

TECHNICAL RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM CHUYÊN MÔN

City Ledger:

Tài khoản phải thu khách hàng

• Process all Credit Applications, ensuring that the clients are notified promptly and professionally.

Tiến hành xử lý tất cả đơn xin công nợ của khách hàng, đảm bảo rằng khách hàng được thông báo một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp

• In the AR module, set up AR accounts for newly approved credits and ensure creditors' details are correct at all times.

Mở tài khoản chi tiết AR cho các khách hàng đã được duyệt công nợ trên hệ thống, đảm bảo các chi tiết về credit được cập nhật đúng tại mọi thời điểm

• Accountable for the accurate processing of all AR accounts.

Đảm bảo tính chính xác của tất cả các tài khoản công nợ phải thu

• Ensure that all Trade Debtors' invoices are accurate; all services invoiced supported by a valid guarantee of payment and the room rates correct.

Đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn của khách đều chính xác, tất cả dịch vụ lập hóa đơn đều được kèm theo đảm bảo về thanh toán có giá trị và giá phòng là chính xác

• Responsible for the timely transfer of the invoices to the city ledger and prompt mailing (or emailing) of invoices to the debtors.

Bảo đảm chuyển công nợ kịp thời vào đúng chính xác tài khoản của mỗi khách hàng và nhanh chóng gửi hóa đơn cho khách

• Answer debtors' inquiries promptly and effectively.

Trả lời các yêu cầu của khách nhanh chóng và hiệu quả

• Process all cheques and payments received accurately and on a daily basis.

Nhập các khoản thanh toán bằng séc và chuyển khoản hàng ngày một cách chính xác

• Complete a daily summary of all adjustments related to the City Ledger; ensure that it is distributed as necessary and reconciled with a PMS generated report at end of shift.

Hoàn thành báo cáo tóm tắt hàng ngày về tất cả các điều chỉnh trong City Ledger, bảo đảm cân đối với báo cáo in ra tư hệ thống PMS và nộp báo cáo cho đúng người

• Ensure that all debtors trading beyond their normal terms are followed up.

Đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ của khách hàng vượt hơn số được cho nợ sẽ được theo dõi thường xuyên.

• Process all travel agent commission payments on a monthly basis.

Tiến hành kiểm tra chuyển thanh toán hoa hồng cho các đại lý hàng tháng

Credit Cards:

Các nghiệp vụ thẻ tín dụng

• Ensure that all credit card transactions are verified for completeness and the accounts formally reconciled on a daily basis.

Đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ credit card được kiểm tra tính hoàn thiện và các tài khoản được cân đối hàng ngày trên báo cáo

• Calculate and accurately post commissions.

Tính chính xác và nhập hoa hồng thẻ vào hệ thống

• Promptly investigate all credit card disputes, liaising with the Front Office and the banks.

Nhanh chóng điều tra tất cả các tranh chấp về credit card, kết hợp với lễ tân và ngân hàng

• Collate all necessary paperwork to justify credit card refunds and obtain sign off from the management before refunds can be processed

Kiểm tra đối chiếu tất cả các chứng từ của việc trả lại tiền qua thẻ, nhận được phê duyệt của ban giám đốc trước khi trả lại tiền bằng credit card

Month End:

Cuối tháng

• Accurately process all Monthly Statements, ensuring that they are mailed promptly.

Lập chính xác các bảng đối chiếu công nợ khách hàng, đảm bảo là gửi đi đúng địa chỉ

• Ensure that all Month End reports are printed and forwarded to the Financial Controller/Assistant Financial Controller to prepare the balance sheet reconciliation.

Đảm bảo tất cả các báo cáo cuối tháng được in ra và được gửi cho Giám đốc tài chính/Trợ lý giám đốc tài chính để chuẩn bị cân đối các tài khoản bảng cân đối kế toán

• Perform 'month end close' of the debtors system (in the rare cases where the AR Ledger is not interfaced to the Accounting system).

Tiến hành đóng sổ cuối tháng hệ thống phải thu (trong trường hợp sổ AR không kết nối với hệ thống sổ cái)

COMMERCIAL RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM VỀ QUAN HỆ THƯƠNG MẠI

• To keep closed contact with hotel debtors i.e. Travel Agents, Airlines, Corporate clients and Individuals.

Giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng còn nợ tiền, các đại lý du lịch, hãng hàng không, tập đoàn, công ty, cá nhân

HUMAN RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM VỀ MẶT NHÂN SỰ

• To maintain a good relationship with Front Office and the Sales department.

Duy trì mối quan hệ tốt với bộ phận Lễ tân và bộ phận Bán hàng