Nhân Viên Lễ Tân Đặt Phòng (Host)

Nhân viên Lễ tân đặt phòng (Host) sẽ đảm nhận nhiệm vụ tiếp nhận thông tin đặt phòng và bố trí phòng theo yêu cầu của khách. Sự chuyên nghiệp, đẳng cấp của một căn hộ dịch vụ phụ thuộc rất lớn vào tác phong, thái độ của đội ngũ Nhân viên Lễ tân đặt phòng.
1. Trách nhiệm, nhiệm vụ:
• Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng. Yêu cầu này có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau: khách vãng lai đến trực tiếp tại quầy lễ tân, qua điện thoại, qua email, qua fax, qua kênh đại lý lữ hành hoặc qua kênh đại lý trực tuyến.
• Nắm được các thông tin đặt phòng của khách: Họ và tên khách, số điện thoại liên lạc, tên công ty hoặc đại lí (nếu có), ngày nhận phòng, ngày trả phòng, loại phòng, giá phòng, người ở cùng (nếu có), phương thức thanh toán, các yêu cầu đặc biệt của khách.
• Kiểm tra tình trạng phòng sẵn có và giá phù hợp với yêu cầu của khách. Trong trường hợp loại phòng mà khách yêu cầu không còn thì Nhân viên đặt phòng có thể giới thiệu loại khác cho khách. Đối với khách vãng lai đến thuê phòng nhưng không còn phòng trống, Nhân viên đặt phòng nên gọi điện đến các khách sạn khác trong khu vực để đặt phòng cho khách.
• Bán chéo (nếu có) và chốt đặt phòng. Bán chéo (cross – sale) có nghĩa là giới thiệu thêm dịch vụ, sản phẩm khác để khách hàng có thể tham khảo, sử dụng.
• Tạo thông tin đặt phòng trên hệ thống.
• Gửi xác nhận đặt phòng và yêu cầu đặt cọc (nếu có).
• Lưu thông tin đặt phòng và chuyển cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị đón tiếp khách.
• Nhận khẳng định lại từ khách. Thông thường, khách sạn sẽ yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt phòng trước ngày khách đến tuỳ theo quy định của từng khách sạn tại các thời điểm khác nhau (thường là 15 ngày cho khách đoàn và 3 ngày cho khách lẻ). Nếu khách có sửa đổi hoặc huỷ bỏ thì Nhân viên đặt phòng phải xác định lại phiếu đặt phòng trước đó và nhận thông tin sửa đổi hoặc huỷ bỏ đặt phòng của khách.
• Báo cáo thông tin đặt phòng. 
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý