Nhân viên văn phòng Buồng /Order Taker Attendant

• Trang phục gọn gàng sạch sẽ theo quy định, tư thế đúng chuẩn.

To be in clean and tidy clothing with standard manner.

• Đọc sổ bàn giao, kiểm tra các thông tin.

To read handover book, check all information.

• Tiếp nhận, xử lý và chuyển thông tin đến nơi cần thiết.

To receive, handle and forward information to the right place.

• Lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, tài liệu, chứng từ của bộ phận.

To store, preserve all documents, records of the department.

• Ghi, gửi và lưu các phiếu yêu cầu liên quan giữa bộ phận Phòng với các bộ phận khác.

To note, send and save all relevant requests between Housekeeping department and other departments.

• Lập bảng chấm công toàn bộ lãnh đạo, nhân viên bộ phận Phòng theo nội dung của phòng Hành chánh Nhân sự quy định.

To make attendance record of all leaders, staff of Housekeeping department according to contents stipulated by Human Resources Department.

• Cập nhật các thông tin hoạt động của khách sạn và bộ phận Phòng trên bảng thông tin nhanh (HK bulletin board).

To update all activity information of the hotel and of Housekeeping department on bulletin board.

• Cập nhật các thông tin, tư liệu về nhân sự của bộ phận Phòng.

To update all information, documentation of personnel in Housekeeping department.

• Lập phiếu yêu cầu mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu, văn phòng phẩm, hàng miễn phí … theo sự phân công.

To make requests of purchasing facilities, material, stationery, free goods…as assigned.

• Ghi biên bản các cuộc họp, chuẩn bị các nội dung văn bản theo yêu cầu của Trưởng/ Phó bộ phận Phòng, các giám sát phân công.

To make report of meetings, prepare all content of documents as required by Housekeeper Manager/ Assistant Manager, responsible supervisors.

- Cùng với các Giám sát xếp lịch, chia báo cáo cho nhân viên phù hợp với nhu cầu công việc của Bộ phận & Khách sạn;

Combine with Supervisor to make the roster, assign to do the report for Houseking staff;

- Quản lý, phân phát cũng như thu nhận lại chìa khóa cho từng nhân viên với sự ký nhận của từng người;

Manage, distribute as well as reclaiming key for each employee with the signature of each person;

- Quản lý giao, nhận các tài sản thất lạc của khách dưới sự ký nhận của các bên liên quan;

Manage delivery, receive lost and foud of guests esset under the signatures of related parties;

- Quản lý, phân phát, thu nhận bộ đàm cho Giám sát và nhân viên có tiêu chuẩn sử dụng bộ đàm với sự ký giao – nhận rõ ràng theo từng người.

Manage, distribute and receive radio sets for Supervisors and employees who have the standard of using radios with signing - clearly receiving each person.

- Trả lời điện thoại theo tiêu chuẩn với các thông tin hiệu quả;

Answer the phone according to standards with effective information;

- Có trách nhiệm nhận và chuyển tất cả các thông tin trong và ngoài bộ phận Buồng;

- Xử lý tất cả các thông tin một cách chính xác nhằm duy trì sự phục vụ của Bộ phận theo tiêu chuẩn của Khách sạn;

Handling all information correctly in order to maintain the service of the Hotel's Standard Division;

- Báo cáo kịp thời với Trưởng bộ phận, Phó bộ phận và Giám sát các thông tin và yêu cầu của Lễ tân, khách hàng cũng như các bộ phận liên quan các công việc phát sinh hàng ngày.

Promply report to Manager/Supervisor of information and requirement of receiptionist, guest as well as related departments of daily arising work;-

- Kiểm soát các hoạt động của bộ phận Buồng qua hệ thống phần mềm và mật khẩu được giao;

Control the operation of the Housekeeping through the software system and assigned password;

- Nhập vào hệ thống phần mềm quản lý khách sạn các phát sinh (post) các mục và dịch vụ được khách tiêu thụ theo quy trình của Khách sạn;

Enter the hotel management software system of the items (items) and services consumed by customers according to the hotel process;

- Phối hợp với bộ phận Kế toán để tiến hành kiểm kê và kiểm tra hạn sử dụng hàng tháng nhằm kiểm soát các mặt hàng;

Coordinate with the Accounting department to conduct and check expire date monthly inventory to control items;

- Cung cấp đồ mini-bar và hàng miễn phí của khách cho nhân viên Buồng;

Issue mini-bar and goods free of charge to houskeeping staff to set up in room;

- Kết hợp với bộ phận Lễ tân kiểm tra việc thanh toán các dịch vụ khách sử dụng như giặt là, mini-bar…;

Combine with the reception department to check the payment of guest services such as laundry, mini-bar ...

- Thực hiện việc yêu cầu chuyển đổi hàng hóa giữa các bộ phận theo sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận;

Implement the request to transfer goods between department according to the direction of the Manager;

- Hàng tháng báo cáo đến Trưởng bộ phận Buồng các loại hàng được tiêu thụ;

Monthly report to the Manager of the types of goods consumed;

- Có thể thay thế các nhân viên trong Bộ phận làm việc theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.

Possible to replace the employees in the Working Department at the request of the Head of Department.

Các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Quản lý và Trưởng bộ phận.

Other tasks required by General Manager and Head of Department.