Quản lý bộ phận lễ tân/Front office Manager

NHIỆM VỤ CHÍNH:

• Lập kế hoạch

• Điều phối các công việc của lễ tân

• Xử lý các yêu cầu phàn nàn từ phía khách hàng

• Tuyển chọn và đạo tạo nhân viên của bộ phận

• Đón tiếp khách VIP

NHIỆM VỤ CỤ THỂ:

- Lập kế hoạch:

• Lên lịch làm việc hàng tuần và theo dõi nghiêm ngặt sự tuân thủ lịch làm việc của bộ phận, từ đó tổng hợp và báo cáo số lượng ngày nghỉ (tuần, phép, lễ, ốm,…) chính xác cho phòng Nhân sự. Bên cạnh đó có phương án thay thế thường xuyên và linh hoạt vào các dịp Lễ Tết, hỗ trợ tối đa và đảm bảo định biên nhân sự cần có.

• Đánh giá trực quan tình hình hoạt động của bộ phận, đưa ra các kế hoạch khắc phục/cải thiện phù hợp và kịp thời.

• Luôn đảm bảo có các biện pháp dự trù khi có vấn đề phát sinh (khách hàng phàn nàn, các vấn đề phát sinh vào ca đêm, phiếu đánh giá của khách hàng không tốt, nhân viên lễ tân có việc đột xuất không thể tham gia ca làm việc, những ngày có đoàn khách quan trọng…)

• Chuẩn bị trước kế hoạch và quy trình đào tạo nhân viên mới một cách quy củ và nhanh chóng, hiệu quả.0

• Sắp xếp định biên ổn định đặc biệt vào những thời điểm khách sạn có kế hoạch sửa chữa để đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

• Chuẩn bị sẵn các phương án cải thiện, động viên tinh thần và tạo động lực cho nhân viên, đánh giá đúng được các dự định thay đổi (nếu có) của họ để tránh được sự thiếu người hoặc giảm hiệu quả công việc, cũng như tìm cách trì hoãn các kế hoạch thay đổi của nhân viên khi định biên không đảm bảo.

- Điều phối các công việc của lễ tân:

• Yêu cầu và nhắc nhở bộ phận bổ sung các form mẫu như quy định khi xảy ra các vấn đề phát sinh về ca làm việc, hướng dẫn cụ thể cách hoạt động của phòng nhân sự để tránh tối đa các vi phạm không đáng có.

• Phối hợp và yêu cầu phối hợp tốt với các bộ phận khác (nhà hàng, buồng phòng, kinh doanh, kế toán, nhân sự) hoặc các cơ sở trong hệ thống một cách linh hoạt, tinh tế để công việc diễn ra thuận lợi và mang lại hiệu quả cao nhất, đặc biệt là trong quy trình phục vụ khách hàng.

• Tổ chức phân công công việc cho các nhân viên trong ca làm việc một cách hợp lý, tránh tình trạng định biên quá dày, hoặc quá mỏng/yếu.

• Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thaí độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận chặt chẽ hoặc đưa ra lời khuyên một cách tinh tế, nhẹ nhàng. Tránh tuyệt đối tình trạng để khách hàng/ đối tác có cảm nhận không tốt và những hậu quả không đáng có, gây ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

• Đánh giá và chỉnh đốn kịp thời cách làm việc (lời nói, hành động, ứng xử, hình ảnh) của nhân viên để có thể điều khiển và mang lại cảm nhận tốt nhất cho khách hàng/đối tác.

• Đánh giá khách quan và giao phó các chức năng trong bộ phận hợp lý, đúng người – đúng việc, mang lại hiệu quả quản lý và vận hành tốt.

- Xử lý các yêu cầu phàn nàn từ phía khách hàng:

• Hỗ trợ kịp thời và hướng dẫn nhân viên xử lý hoặc đưa ra những biện pháp ứng xử trước các yêu cầu khó/các phàn nàn/các mức độ không hài lòng của khách hàng một cách tự nhiên, khéo léo nhất.

• Đánh giá đúng mức độ hài lòng của khách hàng để đưa ra biện pháp phù hợp/ trong quyền hạn hoặc báo cáo xin chỉ đạo thực hiện một cách kịp thời, hiệu quả.

• Luôn giữ thái độ ôn hòa và tạo cảm giác trân trọng, biết ơn cho khách hàng nhưng đồng thời vẫn theo sát quy định của khách sạn.

- Tuyển chọn và đào tạo nhân viên của bộ phận:

• Phối hợp với bộ phận Nhân sự để lựa chọn và tuyển dụng cũng như sắp xếp nhân sự 1 cách phù hợp với định biên của cơ sở.

• Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đánh giá và đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.

• Đào tạo, phân công công việc, hỗ trợ và chịu trách nhiệm với hiệu quả đáp ứng công việc của nhân viên mới.

- Đón/tiễn khách:

• Lên kế hoạch và chú trọng tập trung mỗi khi khách sạn có đoàn khách quan trọng (VIP), thông báo tới nhân viên và có các kế hoạch dự phòng cũng như đối phó với các vấn đề phát sinh.

• Theo dõi chặt chẽ các phiếu đánh giá ngay khi khách trả phòng để có phương án kịp thời: thông báo cho Quản lý chăm sóc khách hàng hoặc chủ động đưa ra các biện pháp tạo sự hài lòng trở lại cho những khách hàng có phiếu đánh giá xấu, hạn chế tối đa việc phát sinh bài xấu.

• Hỗ trợ, đào tạo, theo dõi và bổ sung các kỹ năng tiễn, đón khách hàng cho nhân viên.

NHIỆM VỤ KHÁC:

• Tham gia và chịu trách nhiệm sắp xếp lịch làm việc để toàn bộ nhân viên tham gia các lớp tập huấn, bổ sung kỹ năng mà Tập đoàn cung cấp.

• Hiểu biết, tuân thủ và hỗ trợ, đào tạo các quy tắc sử dụng tài nguyên máy tính, an toàn phòng chống cháy nổ, sức khỏe và an toàn vệ sinh lao động, an ninh trong và ngoài khách sạn.

• Đảm bảo sự tuân thủ vượt trội về tiêu chuẩn diện mạo, tác phong, góp phần tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.

• Theo dõi tình hình chung của khách sạn: Các thời điểm cần bảo trì, bảo dưỡng, các trục trặc về trang thiết bị cơ sở vật chất, thời gian sửa chữa.