Quản lý Tòa nhà_Property Management Manager

Giai đoạn tiền khai trương:1. Nhận bàn giao toàn bộ tòa nhà văn phòng, khu thương mại bao gồm: cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ pháp lý…. từ chủ đầu tư và nhà thầu đảm bảo có thể đưa tòa nhà vào vận hành theo đúng tiến độ.2. Ghi nhận tất cả các lỗi cũng như rủi ro sẽ phát sinh trong quá trình vân hành và đưa đề xuất phương án cải tạo phù hợp3. Tham gia viết và hoàn chỉnh toàn bộ qui trình, qui định và form mẫu để sử dụng cho tòa nhà4. Tham gia tuyển dụng nhân viên cho VP BQL và đảm bảo tất cả nhân viên đều được huấn luyện theo đúng tiêu chuẩn của công ty trước khi chính thức làm việc tại dự án5. Trình và xin phê duyệt ngân sách tiền khai trương và ngân sách vận hành năm đầu cho dự án6. Tham gia mua sắm công cụ, dụng cụ và trang thiết bị ban đầu cho dự án7. Tham gia lập hồ sơ đấu thầu, mời thầu và đánh giá lựa chọn các nhà thầu cung cấp dịch vụ tòa nhà 8. Kiểm tra toàn bộ diện tích cho thuê để đảm bảo luôn trong tình trạng sẵn sàng cho khách thuêGiai đoạn vận hành9. Đảm bảo các khách thuê tuân thủ theo đúng nội qui, qui định của tòa nhà và thực hiện theo đúng những nghĩa vụ của họ đã nêu trong hợp đồng10. Hỗ trợ chủ đầu tư theo dõi các hợp đồng thuê, công nợ, thanh lý hoặc gia hạn hợp đồng thuê theo đúng các điều khoản đã ký kết11. Phối hợp hướng dẫn nhà thầu của khách thuê trong việc làm trang trí nội thất, giám sát nhà thầu thi công và nghiệm thu12. Phối hợp và giám sát việc bảo hành/ bảo trì của các nhà thầu hệ thống cơ điện như thang máy, hệ thống điều hòa, máy phát điện…đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả và an toàn13. Thiết lập và cập nhật các qui trình làm việc của nhà thầu, giám sát các nhà thầu bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, diệt côn trùng, thu gom rác…thực hiện dịch vụ theo đúng hợp đồng đã ký kết14. Thường xuyên cập nhật các qui trình làm việc của BQL để đảm bảo phù hợp với thực tế tại dự án, tăng cường giám sát và huấn luyện nhân viên làm việc theo đúng qui trình, qui chuẩn của công ty15. Nắm vững các hồ sơ bảo hiểm của tòa nhà, bao gồm hợp đồng bảo hiểm và các điều kiện điều khoản, lưu giữ các chứng từ liên quan đến bảo hiểm16. Ghi nhận tất cả các ý kiến đóng góp, phàn nàn từ chủ đầu tư, khách thuê từ đó đưa ra giải quyết kịp thời và hiệu quả đối với các khiếu nại này17. Giám sát và quản lý hệ thống thẻ an ninh, thẻ xe …ra vào tòa nhà, kiểm soát doanh thu và vận hành bãi xe18. Phối hợp với cơ quan chức năng thực hiện các vấn đề liên quan đến an toàn, môi trường, sức khỏe… đảm bảo tuân thủ theo đúng qui định của pháp luật19. Quản lý ngân sách vận hành và giám sát các phòng ban liên quan trong việc thu chi, theo dõi công nợ …20. Chuẩn bị và gửi cho Chủ Đầu tư (sau khi được Văn phòng chính phê duyệt) vào hoặc trước ngày 1 tháng 11 hàng năm, ngân sách thu và chi được đề xuất cho năm dương lịch tiếp theo, ngân sách đó bao gồm bảng phân tích thu, chi, bảng tổng hợp lãi lỗ trong kỳ 12 tháng21. Quản lý tòa nhà cần trình các báo cáo tháng như sau:• Báo cáo hoạt động tòa nhà• Bản tóm tắt lời và lỗ• Bản báo cáo tình hình cho thuê22. Đại diện cho Chủ đầu tư và làm việc với các cơ quan có thẩm quyền trong mọi vấn đề liên quan đến việc vận hành và quản lý tòa nhà khi được yêu cầu23. Và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu từ văn phòng chính