Thư kí Buồng Phòng- Làm việc tại Flamingo Cát Bà Beach Resot

Phụ trách các công việc hành chính của bộ phận.  Soạn thảo và dịch văn bản thư từ , báo cáo , quy định, và các mẫu áp dụng trong bộ phận. Bảo đảm tất cả công văn, tài liệu chuẩn ngữ pháp, định dạng và về mặt tài chính phải chính xác.

 Lưu giữ, bảo quản công văn, tài liệu và những những hồ sơ một cách hệ thống có hiệu quả..

 Đảm bảo tất cả văn phòng phẩm cần thiết luôn đầy đủ.

 Ghi chép và lưu giữ các vật mất và tìm được và thiết lập 1 danh sách các chi tiết đó tới Lễ tân (đảm bảo rằng nó được dán nhãn và ghi lại)

 Ghi chép và kiểm tra theo dõi ngày nghỉ phép, ngày nghỉ lễ, và nghỉ ốm của nhân viên trong bộ phận.

 Hỗ trợ trong việc phát hành các phòng sẵn sàng để bán thông qua hệ thống máy vi tính  Sắp xếp giấy tờ văn bản gọn gàng, dễ tìm.

 Đáp ứng kịp thời các form mẫu setup trong phòng.

 Theo dõi được chính xác thời gian làm việc của nhân viên

 Kiểm soát chính xác số liệu, tình trạng tài sản của HK

 Đảm bảo hàng hóa đúng, đủ chủng loại và đúng thời gian

Kiểm soát tài sản  Hỗ trợ và báo cáo cho Trưởng bộ phận về việc kiểm soát tài sản, đảm bảo các dữ liệu báo cáo trên giấy tờ và thực tế phải khớp với nhau

 Làm đề xuất lĩnh kho, đề xuất mua hàng trình Trưởng bộ phận cho cả hệ thống Buồng phòng.  Đảm bảo tài sản phải hoàn toàn có thể và đủ sử dụng.

Báo cáo hàng tiêu hao và theo dõi hàng minibar  Theo dõi tồn kho để có đề xuất kịp thời, đảm bảo cung ứng thời gian có hàng cho cách khu vực phục vụ khách.

 Theo dõi, lập báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày hàng tiêu hao.

 Quản lý được chi phí của bộ phận

 Tiết kiệm được chi phí hoạt động

Theo dõi tiến độ đơn hàng  Kiểm tra, theo sát các việc tồn đọng, đơn hàng tồn đọng, báo cáo cho quản lý để xử lý kịp thời  Đảm bảo các đơn hàng không bị thất lạc và có hàng theo kế hoạch

Theo dõi lỗi Villa được báo sửa chữa  Nhận báo cáo về lỗi từ nhân viên buồng phòng sau đó lập đề xuất sửa chữa gửi bộ phận ký thuật đồng thời phải teo dõi tiến độ để báo cáo quản lý BP 

 Đảm bào các lỗi phòng phải được cập nhật kịp thời và được đề xuất sửa chữa nhanh nhất.

Các nhiệm vụ khác  Thực hiện các nhiệm vụ khác được cấp trên giao cho mà chưa bao gồm trong BMTCV này 