Thư ký Bộ phận Buồng phòng/ Housekeeping Coordinator hoặc Order Taker

NHIỆM VỤ VẬN HÀNH /OPERATIONAL TASKS

1. Làm việc có trách nhiệm để loại bỏ thiệt hại, sơ suất và chi phí không đáng có.

To use responsible work practices to eliminate damage, negligence and excessive costs.

2. Báo cáo sự cố, khiếu nại, thiếu sót hoặc vật dụng hư hỏng, nguy cơ hoặc những người khả nghi ngay lập tức cho người giám sát hoặc Quản lý.

To report any incidents, complaints, missing or damaged items, safety hazards or suspicious persons immediately to a supervisor or Manager.

DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG /CUSTOMER SERVICE

1. Tạo dựng mối quan hệ với khách bằng việc đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách, và mang lại cho khách sự phục vụ chu đáo nhất.

To establish rapport with guests by promptly responding to their needs and expectations in an appropriate manner.

2. Tạo thiện cảm, tin cậy và hài lòng với khách hàng trong quá trình giao tiếp.

To communicate with guests in a manner which promotes goodwill, trust, and satisfaction.

3. Đảm bảo các nhu cầu của khách và các yêu cầu hợp lý được đáp ứng

To ensure that guests’ needs, and reasonable requests are met.

4. Cung cấp, đề nghị hỗ trợ thân thiện và lịch sự vượt ngoài yêu cầu ban đầu của khách

To provide friendly and courteous offers of assistance beyond guest’s original request.

5. Quảng bá các dịch vụ và sản phẩm của khách sạn một cách chuyên nghiệp nhằm khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ.

To promote the resorts services and products to attract our guests.

6. Sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ một cách tích cực để đảm bảo khách cảm thấy hài lòng.

To display positive non-verbal communication to ensure guests sense of well being.

7. Thu thập thông tin về văn hóa, nhu cầu và sở thích cá nhân của khách.

To gather information from guests regarding their cultures, personal needs, and preferences.

8. Xử lý khiếu nại một cách kịp thời, tế nhị, lịch sự và riêng biệt. Tổng hợp các chi tiết và đúng sự thật của việc khiếu nại. Có hành động thích hợp để giải quyết khiếu nại, nhằm mang đến sự hài lòng cho khách hàng trong phạm vi quyền hạn được chon phép. Báo cáo đến cấp trên các trường hơp khiếu nại nếu khách hàng không hài lòng. Hoàn thành những giấy tờ cần thiết một cách chính xác và dễ đọc trong thời gian hạn chế.

To handle complaints promptly, sensitively, courteously and discretely. To establish the nature and details of the complaint. To take appropriate action to resolve the complaint to guest satisfaction and within the range of given authority. To refer complaints to a higher authority if complaint cannot be resolved to guest satisfaction. To complete necessary documentation accurately and legible within time constraints.

CÁC NHIỆM VỤ CHUNG/ GENERAL TASKS

1. Luôn luôn vào ca đúng giờ, mặc đồng phục và mang bảng tên theo đúng quy định trong suốt quá trình làm việc.

To report for duty punctually wearing the correct uniform and name badge at all times.

2. Tác phong diện mạo chỉnh tề, sạch sẽ mọi lúc và tuân theo tiêu chuẩn diện mạo của khách sạn theo tiêu chuẩn của khách sạn.

To maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times and adhere to the resort’s grooming standards.

3. Duy trì tốt các mối quan hệ với đồng nghiệp và các bộ phận khác

To maintain good working relationships with colleagues and all other departments.

4. Đọc hiểu sổ tay nhân viên và tuân thủ các quy định trong khách sạn, các chính sách và quy trình về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn thực phẩm, sức khỏe và an toàn lao động.

To read the Employee Handbook and understand and adhere to the resort’s rules and regulations and in particular, the policies and procedures relating to Fire, Hygiene, Health and Safety.

5. Tuân thủ các quy định của chính quyền địa phương.

To comply with local legislation as required.

6. Đáp ứng bất kỳ thay đổi trong bộ phận theo yêu cầu khách sạn

To respond to any changes in the department as dictated by the needs of the resort.

7. Linh hoạt trong công việc và nhiệm vụ của mình, có trách nhiệm với bất kỳ nhiệm vụ liên quan nào được giao, bao gồm luân chuyển tới các bộ phận/ khu vực khác nếu được yêu cầu để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và dịch vụ khách hàng.

To be flexible in your job and function and perform any other reasonable duties and responsibilities which may be assigned to you, including redeployment to other departments/areas if required, in order to meet business demands and guest service needs.

8.Tham gia các buổi đào tạo và các buổi họp khi được yêu cầu

To attend training sessions and meetings as and when required.