Trưởng Bộ Phận Tiền Sảnh (Front Office Manager)

Quản lý, giám sát đảm bảo hoạt động của bộ phận Tiền Sảnh thông suốt và tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ Ban Giám Đốc Khách Sạn đề ra.

Xây dựng cơ cấu nhân sự cho bộ phận Tiền Sảnh. Đưa ra những dự toán về sự thay đổi có thể xảy ra trong cơ cấu nhân sự cho từng giai đoạn cụ thể.

Xây dựng quy trình và nội quy làm việc cho bộ phận Tiền Sảnh.

Phối hợp cùng Ban Giám Đốc Khách Sạn trong việc lựa chọn, tuyển dụng và đào tạo nhân viên.

Điều phối và giám sát lịch làm việc cho nhân viên một cách linh hoạt nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của công việc cũng như đảm bảo nhu cầu lợi ích của từng nhân viên.

Phối hợp cùng Trưởng Bộ Phận Kinh Doanh trong việc triển khai các hoạt động quảng bá ,quảng cáo hình ảnh, sản phẩm và dịch vụ của Khách Sạn .

Tổ chức họp giao ca giữa hai ca làm việc. Cập nhật những yêu cầu, ý kiến, khen ngợi và phàn nàn của khách hàng, từ đó đưa ra chỉ đạo và hướng dẫn nhân viên thực hiện.

Tham gia họp định kỳ với các Trưởng Bộ Phận và Ban Giám Đốc Khách Sạn. Báo cáo tình hình hoạt động của bộ phận, những thuận lợi và khó khăn, những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng từ đó đưa ra các đề xuất nhằm nâng hiệu quả công việc và sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý, giám sát, hướng dẫn nhân viên trong bộ phận Tiền Sảnh trong quá trình triển khai công việc nhằm đảm bảo hiệu suất lao động tốt nhất.

Xây dựng thiện cảm với từng khách hàng bằng sự nồng hậu trong tiếp đón, sự ân cần trong phục vụ, sự tinh tế trong việc nhận biết những nhu cầu của khách và sự chu đáo trong việc đáp ứng những nhu cầu đó.

Cập nhật ý kiến phản hồi của khách hàng về Khách Sạn từ đó đưa ra những tiến hành hoặc đề xuất những thay đổi trong phục vụ cho bộ phận mình và các bộ phận liên quan để đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

Nắm bắt và cập nhật tình hình hoạt động của các bộ phận khác trong Khách sạn như:, bộ phận Buồng, bộ phận Ẩm Thực, bộ phận Kinh Doanh, bộ phận Kỹ Thuật … để có sự phối hợp hiệu quả.

Xây dựng và quản lý ngân sách hàng tháng của bộ phận Tiền Sảnh, đảm bảo việc sử dụng các trang thiết bị tiết kiệm hiệu quả.

Đảm bảo sự thông suốt trong các thủ tục đăng ký lưu trú và các vấn đề thanh toán của khách hàng.

Chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện đăng ký khai báo tạm trú cho khách lưu trú với cơ quan quản lý địa phương.

Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm đảm bảo quy trình vận hành thông suốt và hiệu quả của toàn Khách Sạn.

Quản lý và theo dõi chặt chẽ tình trạng lưu giữ những đồ vật mà khách để quên.

Giám sát và đôn đốc nhân viên thực hiện đúng và đầy đủ các quy tắc về tài chính kế toán.

Thúc đẩy nhân viên tích cực phát huy kỹ năng bán hàng up-selling nhằm đẩy cao doanh thu cho Khách Sạn.

Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các khóa huấn luyện cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới.

Xây dựng và mở rộng mối quan hệ với các đối tác, các khách hàng lớn, khách hàng tiềm năng, các đơn vị liên quan….. để quảng bá danh tiếng và phát triển hình ảnh khách sạn đến mức tối đa.

Đảm bảo sự gọn gàng, ngăn nắp của khu vực bộ phận Tiền Sảnh.

Phát triển những nhân viên có năng lực nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp tốt, tạo môi trường làm việc thân thiện và đoàn kết.

Báo cáo các công việc và phát sinh hàng ngày/ tháng/ năm.